अपने दर्शकों को जानना आपकी कंपनी या संगठन को पेश करने के लिए एक पत्र लिखने के लिए महत्वपूर्ण है। आपका इरादा एक प्रभावी व्यावसायिक संचार लिखने में एक और आवश्यक तथ्य है जो आपके पाठक को आपके संगठन के उद्देश्य और संरचना से अवगत कराता है। एक परिचय पत्र का उद्देश्य सामुदायिक मानचित्र पर आपकी कंपनी के आगमन की घोषणा से लेकर एक धर्मार्थ संगठन के लिए दानदाताओं और स्वयंसेवकों से वित्तीय और तरह-तरह के समर्थन के लिए है।
एक परिचय पत्र बनाने के लिए अपनी कंपनी की सर्वोच्च रैंकिंग कार्यकारी के साथ-साथ विपणन अवधारणाओं या संगठन के विपणन के लिए एक स्टाफ सदस्य के साथ परिचित किसी व्यक्ति को भर्ती करें। आपकी कंपनी के कार्यकारी या संस्थापक कंपनी के उद्देश्य के बारे में जानकारी दे सकते हैं और इसकी स्थापना क्यों की गई और आपका मार्केटिंग गुरु कंपनी के ग्राहक आधार के लिए कैसे अपील कर सकता है, इस पर प्रकाश डाल सकता है।
अपने परिचय पत्र के लिए सर्वश्रेष्ठ प्रारूप पर वोट करें। यदि आपके संगठन में एक मजबूत सोशल मीडिया नेटवर्क है और साथ ही एक ग्राहक आधार है जो पारंपरिक संचार को पसंद करता है, तो आपके परिचय पत्र के दो संस्करणों का मसौदा तैयार करें। एक संदेश बनाएं जो वायरल हो जाता है और दूसरा वह जो हार्ड-कॉपी प्रसार के लिए अधिक उपयुक्त है।
दर्शकों के साथ अपने पहले पैराग्राफ को ध्यान में रखते हुए बनाएं। परोपकारी लोगों से एक अपील की तरह "हर साल, एबीसी फाउंडेशन हजारों विस्थापित महिलाओं को अपने जीवन का पुनर्निर्माण करने में मदद करता है।" हालांकि, भविष्य के व्यवसाय के मालिक एक परिचय से उद्यमी की तिरछा की सराहना करेंगे जो संगठन की विनम्र शुरुआत की व्याख्या करता है, जैसे कि, "एक्सवाईजेड कॉर्पोरेशन स्टीव विल्सन के गैरेज में एक शौक के रूप में दो दशक पहले शुरू हुआ था जब औसत अमेरिकी एक घरेलू कंप्यूटर खरीद सकता था।" अपने संगठन की उत्पत्ति या नींव का वर्णन करने के लिए अपने पहले पैराग्राफ के बाकी हिस्सों का उपयोग करें।
आपकी कंपनी या संगठन क्या करता है, यह समझाने के लिए अपने परिचय पत्र के दूसरे पैराग्राफ को ड्राफ्ट करें - यदि आप बेरोजगार या बेरोजगार श्रमिकों को प्रशिक्षित करते हैं, तो आपके द्वारा प्रदान किए जाने वाले नौकरी प्रशिक्षण के प्रकारों का वर्णन करें। इसी तरह, यदि आप उत्पादों को वैश्विक बाजारों में बेचते हैं, तो दुनिया भर के ग्राहकों को अपने माल को वितरित करने के माध्यम से आपकी कंपनी के प्रभाव वाले कई राष्ट्रों का वर्णन करें।
अपने तीसरे पैराग्राफ में अपने संगठन की संरचना की एक तस्वीर बनाएँ। एक संगठनात्मक चार्ट का जिक्र करने से बचें - आपके परिचय पत्र में संलग्नक नहीं होना चाहिए। कार्यकारी नेतृत्व टीम का वर्णन करें और टीम के प्रत्येक सदस्य कंपनी की रणनीति को विकसित करने में कैसे भाग लेते हैं। अपने पाठकों को अपनी कंपनी के विभागीय कार्यों और विभागों के साथ बातचीत के बारे में बताएं। अपनी मानव पूंजी को स्वीकार करें; यह बताएं कि आपके कर्मचारियों की योग्यता और विशेषज्ञता और वे संगठन की सफलता में कैसे योगदान करते हैं। "एक्सवाईजेड कॉर्पोरेशन के कर्मचारियों को कंप्यूटर नेटवर्किंग और सॉफ्टवेयर विकास में संयुक्त 75 साल की विशेषज्ञता है" अपने कर्मचारियों की पेशेवर विशेषज्ञता को स्वीकार करने का एक उदाहरण है।
अपने परिचय के उद्देश्य को बहाल करने के माध्यम से अपने पत्र को चौथे पैराग्राफ में लपेटें। यदि आप व्यवसाय समुदाय में नए हैं, तो ग्राहकों और यहां तक कि अन्य व्यवसायों को भी अपनी दुकान से रोकने या अपनी वेबसाइट पर जाने के लिए आमंत्रित करें। एक परिचय पत्र के लिए जो दान मांगता है, आपके संगठन के उद्देश्य, उसकी पिछली सफलताओं को दोहराता है और दान मांगता है। अपनी कंपनी और संगठन के बारे में अधिक जानने में अपने पाठकों को संलग्न करें।
अपनी कंपनी के सर्वोच्च रैंकिंग कार्यकारी या संगठन नेता के लिए एक हस्ताक्षर लाइन तैयार करें। बशर्ते यह संभव हो, व्यक्तिगत और मूल हस्ताक्षरों के लिए पत्र की प्रतियां तैयार करें - वे व्यावसायिक संचार के लिए एक गर्म, व्यक्तिगत स्पर्श जोड़ते हैं।
