एक प्रस्ताव पत्र एक व्यापक प्रस्ताव का एक छोटा संस्करण है जिसे पत्र रूप में लिखा जाता है। द कॉलेज ऑफ विलियम एंड मैरी के अनुदान कार्यालय के अनुसार, इसे आमतौर पर निजी प्रायोजकों को चुनने के लिए भेजा जाता है। इसे सरकारी फंडिंग एजेंसियों के लिए एक पूर्व-प्रस्ताव के रूप में भी माना जा सकता है, जो अक्सर ठेकेदारों के हितों और क्षमताओं को नापने के लिए प्रस्ताव पत्रों के लिए अनुरोध जारी करते हैं। प्रस्ताव पत्र को संभावित ग्राहक की रुचि पर कब्जा करना चाहिए, जो कि प्रस्तावना के साथ शुरू होता है।
अपने संगठन को पहचानें। संक्षेप में बताएं कि आप क्लाइंट के प्रोजेक्ट पर काम करने के योग्य क्यों होंगे। उदाहरण के लिए, यदि आपका प्रस्ताव पत्र एक निर्माण परियोजना से संबंधित है, तो एक या दो हालिया परियोजनाओं में उप-ठेकेदार के रूप में अपनी भूमिका के बारे में बात करें। यदि आपका पत्र अनुसंधान अनुदान से संबंधित है, तो अपनी विशेषज्ञता बताएं। उदाहरण के लिए, यदि आप एक परिवहन एजेंसी से अनुदान के लिए आवेदन कर रहे हैं, तो संबंधित सुरक्षा परियोजनाओं, जैसे कि पुल सुरक्षा और राजमार्ग सुरक्षा में अपनी विशेषज्ञता को सूचीबद्ध करें।
एक दिलचस्प तथ्य या आंकड़े से शुरू करें। यदि आप अनुसंधान निधि के लिए आवेदन कर रहे हैं तो यह तकनीक विशेष रूप से उपयोगी है। हालाँकि, यह प्रासंगिक होना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि आपका प्रस्ताव पत्र सेल फोन के उपयोग में अनुसंधान से संबंधित है, तो ग्लोबल वार्मिंग पर सांख्यिकीय आंकड़ों का हवाला न दें। अपने डेटा के लिए विश्वसनीय स्रोतों का उपयोग करें, जैसे कि सरकारी वेबसाइट और पीयर-रिव्यू की गई पत्रिकाएँ।
उन सवालों के साथ शुरू करें जो आपके प्रस्ताव का जवाब देंगे। यह परिचय संभावित फंडिंग एजेंसियों को आश्वस्त करने का आपका पहला और संभवतः सबसे अच्छा मौका है, जो आपके शोध वैज्ञानिक समुदाय में एक ठोस आवश्यकता को पूरा करेगा। यदि आप एक संभावित निजी क्षेत्र के ग्राहक को एक अवांछित प्रस्ताव पत्र प्रस्तुत कर रहे हैं, तो प्रश्न करें, जैसे कि "क्या आप चाहेंगे कि आपकी खरीद लागत में 10 प्रतिशत की कमी आए?" या "आपकी कंपनी 24/7 ऑन-डिमांड प्रशिक्षण से कैसे लाभान्वित होगी?" फिर रेखांकित करें कि आपकी कंपनी इन सवालों के जवाब देने के लिए अपनी विशेषज्ञता का उपयोग कैसे कर सकती है।
पहले व्यक्ति में लिखें। उदाहरण के लिए, लिखें “हमारी फर्म को छोटे और मध्यम आकार के व्यवसायों के लिए वेब-आधारित प्रशिक्षण कार्यक्रमों को डिजाइन करने में विशेषज्ञता है। हम आपकी कंपनी को आपके कर्मचारियों और ग्राहकों के लिए लागत प्रभावी 24/7 ऑन-डिमांड प्रशिक्षण प्राप्त करने में मदद कर सकते हैं। ”
संक्षिप्त रखें। मैसाचुसेट्स इंस्टीट्यूट ऑफ टेक्नोलॉजी राइटिंग एंड ह्यूमनिस्टिक स्टडीज़ वेबसाइट के अनुसार, दूर से संबंधित सामग्री की एक जुआ चर्चा अपने पाठकों को भ्रमित और बोर कर सकती है।
