अपने व्यवसाय को सुचारू रूप से चलाने में मदद करने के लिए उचित कागजी कार्रवाई रखने से आपको वर्ष के अंत में राजस्व लेखा परीक्षा से बचने में मदद मिल सकती है। यदि आपको एक राजस्व ऑडिट का सामना करना पड़ता है, तो ठीक से दायर कागजी कार्रवाई प्रक्रिया को आसान बना सकती है। खरीद, व्यय, दान और बैंक खाता विवरणों के लिए अपनी सभी रसीदें रखने के साथ-साथ दायर किए गए कोई भी टैक्स ऑडिट प्रक्रिया में आपकी सहायता कर सकते हैं।
सकल प्राप्तियाँ
सकल प्राप्तियां आपके सामान या सेवाओं की बिक्री से प्राप्त होती हैं। इनमें आपके कैश रजिस्टर टेप, बैंक डिपॉजिट स्लिप, रसीद बुक, इनवॉयस, क्रेडिट कार्ड रसीद स्लिप और किसी भी 1099-MISC की आपने फ्रीलांस ठेकेदारों को भुगतान किया है। इन दस्तावेजों को रखना आपके व्यवसाय के लिए आय दिखाने के लिए आपको बाद में अपने करों को दर्ज करने में मदद करने के लिए आवश्यक है। एक ऑडिट के दौरान आंतरिक राजस्व सेवा (आईआरएस) के लिए स्वीकार्य विकल्प, यदि आपके पास रसीद नहीं है, जैसे कि रद्द चेक, एक वित्तीय संस्था का स्टेटमेंट है जिसमें चेक नंबर, चेक राशि, आदाता का नाम और राशि पोस्ट की गई थी। वित्तीय संस्था द्वारा। यदि भुगतान एक इलेक्ट्रॉनिक फंड ट्रांसफर (ईबीटी) द्वारा किया गया था, तो स्टेटमेंट में भुगतानकर्ता का नाम, राशि और उस तारीख को दिखाना होगा, जिस राशि को आपके वित्तीय संस्थान द्वारा हस्तांतरित किया गया था। क्रेडिट कार्ड के लिए, स्टेटमेंट में चार्ज की गई राशि, भुगतानकर्ता का नाम और लेन-देन की प्रक्रिया को दिखाना चाहिए।
खरीद और व्यय
किसी भी व्यवसाय की खरीद को क्रेडिट कार्ड स्लिप, भुगतान किए गए चालान, रद्द किए गए चेक और कैश रजिस्टर स्लिप्स के रूप में रसीद के साथ होना चाहिए। एक व्यय एक खरीद है जो आपके व्यवसाय को बनाती है जो एक अच्छी या सेवा के रूप में नहीं बिकती है, जैसे कि कार्यालय फर्नीचर या कंप्यूटर। इन सभी प्राप्तियों को एक ऐसी जगह पर रखें जहाँ आप उन्हें तुरंत एक्सेस कर सकें।
बैंक खाता विवरण
वित्तीय कर वर्ष के लिए बैंक खाता विवरण आपकी सकल प्राप्तियों, खरीद और खर्चों के साथ दायर किया जाना चाहिए। व्यापार वर्ष के लिए भुगतान किए गए व्यवसाय को वापस लेने और लेने के लिए बयान। एक राजकोषीय कर वर्ष लगातार 12 महीने है जो दिसंबर के अलावा किसी भी महीने के अंतिम दिन समाप्त होता है।
पेरोल टैक्स रिटर्न
आपके कर्मचारियों को चेक या प्रत्यक्ष जमा के रूप में आपके द्वारा भुगतान की गई राशि की भी आवश्यकता होगी। पेरोल कर रिटर्न में किसी भी संघीय और स्थानीय करों के साथ-साथ किसी भी सेवानिवृत्ति के खाते को रोकना शामिल होना चाहिए। कर्मचारी पेरोल करों को कम से कम चार साल रखा जाना चाहिए, जो कि आईआरएस द्वारा आवश्यक समय है।
रिकॉर्ड रखना
आईआरएस द्वारा सुझाए गए रिकॉर्ड रखने में एक व्यवसाय चेकबुक, आपकी नकद प्राप्तियों का दैनिक और मासिक सारांश, किसी भी चेक संवितरण का लॉग या पत्रिका, किसी भी कर्मचारी क्षतिपूर्ति और मूल्यह्रास वर्कशीट को रखना शामिल है। एक अन्य आईआरएस टिप आपकी व्यवसाय चेकबुक को आपकी व्यक्तिगत चेकबुक से अलग रखने के लिए है। यह व्यक्तिगत खर्चों को व्यावसायिक खर्चों से अलग रखने के लिए किया जाता है। अपने व्यवसाय के लिए आईआरएस द्वारा आवश्यक न्यूनतम राशि और आपके पहले से दायर सभी टैक्स रिटर्न के लिए सभी रिकॉर्ड रखें।
कर्मचारियों
अपने सभी कर्मचारियों का रिकॉर्ड रखना, अतीत और वर्तमान दोनों, उनके सामाजिक सुरक्षा नंबर, संपर्क जानकारी और उनके I-9 और W-4 रूपों के साथ आईआरएस द्वारा एक आवश्यकता है। I-9 फॉर्म सत्यापित करता है कि कर्मचारी संयुक्त राज्य में काम करने के लिए कानूनी रूप से सक्षम है। W-4 फॉर्म कर्मचारी के भत्ता भत्ता प्रमाणपत्र के लिए भरा जाता है, जो आपको अनुमान लगाने की अनुमति देता है कि फॉर्म पर चार्ट से कर्मचारी के वेतन से कितना रोकना है।
