ऑडिट कंपनियों, सरकारी एजेंसियों और मान्यता प्राप्त निकायों द्वारा आयोजित किए जाते हैं ताकि मूल्यांकन किया जा सके कि क्या व्यक्ति और व्यवसाय वांछित परिणामों को पूरा कर रहे हैं, सही दस्तावेज और निर्धारित मानकों का अनुपालन कर रहे हैं। इसके अलावा, ऑडिट सुधार के क्षेत्रों की पहचान करने में सहायता कर सकते हैं। ऑडिट का आयोजन सूचना के विशेष टुकड़ों का आकलन करके और परिणामों का मूल्यांकन करके किया जा सकता है।
ऑडिट आयोजित करने के लिए एक चेकलिस्ट का उपयोग करने से ऑडिट में क्या देखा जाना चाहिए, परिणाम कैसे मापें, और ऑडिट के लिए एक प्रलेखन प्रक्रिया प्रदान करने की बारीकियों को आकार मिलेगा।
निर्धारित करें कि आप वास्तव में क्या ऑडिट करना चाहते हैं और ऑडिटिंग कैसे संभव है। परिणाम प्राप्त करने की अपनी इच्छा पर विचार करें और ऑडिट पूरा करने के लिए कौन सबसे अच्छा है। उदाहरण के लिए, यदि आप कॉल सेंटर कर्मचारी के प्रदर्शन का ऑडिट करना चाहते हैं, तो कंपनी के मानकों को पूरा करने के लिए एक विशिष्ट सप्ताह के दौरान व्यक्ति के औसत टेलीफोन कॉल के आंकड़ों की समीक्षा करने पर विचार करें।
उन प्रश्नों का दस्तावेजीकरण करें जो एक निश्चित प्रतिक्रिया का जवाब देंगे जिसे मापा या स्कोर किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, यदि आपके चेकलिस्ट पर मान्यता मानकों के विरुद्ध किसी पॉलिसी का ऑडिट हो रहा है, तो पूछें "क्या इस पॉलिसी के लिए कंपनी को xxx की आवश्यकता है?" (मान्यता मानक की सूची सूचीबद्ध करें।)
अपने ऑडिट के प्रत्येक क्षेत्र के अनुरूप माप विकसित करें और स्कोरिंग विधि निर्धारित करें। उदाहरण के लिए, यदि आप यह ऑडिट कर रहे हैं कि कर्मचारियों ने एक विशेष प्रशिक्षण पूरा किया है या नहीं, तो आपके प्रश्न का उत्तर हां या नहीं में देना होगा। एक समग्र या पास / असफल अंक प्राप्त करने के लिए कार्यप्रणाली बनाएं।
प्रत्येक ऑडिट के परिणामों को पकड़ने के लिए एक चेकलिस्ट दस्तावेज या सॉफ्टवेयर प्रोग्राम बनाएं। ऑडिट के सभी पहलुओं को पूरा करने और प्रत्येक तत्व को साबित करने के लिए आपके ऑडिट का दस्तावेज़ीकरण महत्वपूर्ण है।
पूर्ण गुणवत्ता आश्वासन परीक्षण यह निर्धारित करने के लिए कि क्या आपके ऑडिट में मानदंड वैध हैं और उन परिणामों के लिए समझ में आता है जिन्हें आप प्राप्त करना चाहते हैं। यदि ऑडिट लगातार विफल रहता है या वांछित परिणाम नहीं देता है, तो मूल्यांकन करें कि क्या आप ऑडिट को सही तरीके से पूरा कर रहे हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप सिस्टम दस्तावेज़ीकरण का ऑडिट कर रहे हैं और ऑडिट बार-बार विफल हो रहा है, तो निर्धारित करें कि क्या आप उस सिस्टम के उपयुक्त क्षेत्र की समीक्षा कर रहे हैं जहाँ जानकारी कैप्चर की जानी चाहिए।
