हालांकि एक व्यावसायिक पत्र लिखना हमेशा मुश्किल नहीं होता है, व्यापार शिष्टाचार के कई नियमों को याद रखना एक चुनौती हो सकती है। कई प्राप्तकर्ताओं को व्यावसायिक पत्र लिखना जटिल लग सकता है, लेकिन आप इसे सीधे दिशानिर्देशों के साथ कर सकते हैं। शिष्टाचार का पालन करें जो आपके पत्र को पेशेवर के रूप में अलग करता है और सभी प्राप्तकर्ताओं को ठीक से संबोधित करते हुए विचार करें।
पतों
अपना नाम और पता अपने फ़ोन नंबर और ईमेल पते के साथ शीर्ष पर रखकर अपना पत्र शुरू करें। दोहरे स्थान के बाद, प्रत्येक प्राप्तकर्ता के नाम और पते को वर्णमाला क्रम में शामिल करें। यदि प्राप्तकर्ता में से एक या अधिक को एक ही पते पर एक पत्र प्राप्त होता है, तो उनके नाम के साथ उनके नाम को सूचीबद्ध करें, जिस पर उन्हें यह पत्र प्राप्त होगा।
अभिवादन
प्राप्तकर्ताओं की संख्या के साथ सलामतियाँ नहीं बदलतीं। "प्रिय" कई प्राप्तकर्ताओं पर लागू होता है और इसे किसी भी व्यावसायिक पत्र का डिफ़ॉल्ट ग्रीटिंग माना जाता है। व्यक्तियों को संबोधित करते समय कोई कठिन और तेज़ नियम नहीं है। आप प्रत्येक नाम और व्यक्तिगत शीर्षक बता सकते हैं, या आप शीर्षकों को जोड़ सकते हैं और अलग-अलग नामों को बता सकते हैं। उदाहरण के लिए, "मिस्टर स्मिथ और मि। जोन्स" या बहुवचन "मेसर्स। जोन्स एंड स्मिथ" समान रूप से उपयुक्त हैं। महिलाओं के लिए, प्रत्येक व्यक्ति के लिए श्रीमती, मिस या मिस का उपयोग करें, या बहुवचन के लिए। मेसडैम के लिए आशुलिपि। उदाहरण के लिए, "श्रीमती। जॉनसन और मिस स्मिथ ”और“ मेसडैम जॉनसन एंड स्मिथ ”दोनों स्वीकार्य हैं।
पत्र का ढाँचा
एक पत्र के शरीर में व्यापार शिष्टाचार के नियम जहां आप मुद्दों को संबोधित करते हैं अपेक्षाकृत सरल हैं और अंग्रेजी के लिए मानक व्याकरण संबंधी नियमों का पालन करते हैं। समूह को संपूर्ण रूप से संबोधित करने के लिए बहुवचन सर्वनामों का उपयोग करें। यदि व्यक्तिगत मुद्दे हैं जिन्हें आप विशेष रूप से एक व्यक्ति को संबोधित करना चाहते हैं, तो इस व्यक्ति को सीधे भाषा का उपयोग करके पत्र के एक भाग को संबोधित करें जो आपको समूह से संबोधित होने वाली कार्रवाई को अलग करने की अनुमति देगा। अपने पत्र को यह सुनिश्चित करने के लिए प्रूफ करें कि आपने उचित व्याकरणिक नियमों का पालन किया है।
निष्कर्ष
अपने पत्र का समापन करते समय, प्रत्येक व्यक्ति को उसके समय और विचार के लिए सम्मानपूर्वक धन्यवाद दें। एक समापन के साथ इसका पालन करें जो पत्र के अंत को चिह्नित करता है; यह "ईमानदारी से" या "आभार के साथ" हो सकता है। दो बार डबल-स्पेस - अपने हस्ताक्षर के लिए जगह छोड़ने के लिए - और डबल-स्पेस फिर से इंगित करने से पहले कि क्या आपके पास बाड़े हैं और जिन्हें उन्हें भेजा गया था। पत्र को प्रिंट करें और आवश्यक के रूप में इसकी कई फोटोकॉपी करें। पत्र की प्रत्येक प्रति पर हस्ताक्षर करें, प्रत्येक को सम्मिलित करें - किसी भी बाड़े के साथ - व्यक्तिगत प्राप्तकर्ताओं को संबोधित लिफाफे में, और भेजें।
