कर संग्रहकर्ता या आईआरएस एजेंट को खटखटाने की स्थिति में सभी व्यवसायों को किसी न किसी प्रकार की बही-खाता रखना होगा। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल जैसे स्प्रेडशीट प्रोग्राम में एक लेज़र रखा जा सकता है, लेकिन फिजिकल लेज़र बुक की सुंदरता इसकी पोर्टेबिलिटी है। आप हर रात घर ले जा सकते हैं या निवेशकों के पास ले जा सकते हैं ताकि उन्हें यह पता चल सके कि कंपनी वित्तीय रूप से कैसा काम कर रही है। एक शानदार चेक रजिस्टर के प्रकार के रूप में, व्यक्तिगत खर्चों के लिए एक बही-खाता रखना भी बुद्धिमानी है।
सात स्तंभों को छोड़कर, बही खाता बही के पहले पृष्ठ के नीचे छह खड़ी रेखाएँ खींचें। ध्यान दें कि कुछ बहीखाता किताबें पहले से ही आती हैं, लेकिन फिर भी कलम द्वारा बदल दी जा सकती हैं।
सात कॉलम "तिथि", "विवरण", "क्रेडिट", "डेबिट", "शेष", "चेक नंबर" और "अनुमोदन" लेबल करें।
शुरुआती बही को रिकॉर्ड करने के लिए लेज़र बुक में पहली पंक्ति का उपयोग करें। विवरण के तहत, "शुरुआती शेष" (और बाद के पृष्ठों पर "शेष आगे" लिखें) और "शेष" कॉलम में प्रारंभिक राशि बताएं।
"क्रेडिट" कॉलम में सभी बिक्री, खातों को प्राप्य या भुगतान रिकॉर्ड करें, दिनांक और उचित कॉलम में एक विवरण सूचीबद्ध करें कि धन क्यों प्राप्त किया गया था।
"डेबिट" कॉलम में सभी खरीद, खातों को देय और पेचेक को रिकॉर्ड करें, तारीख और विवरण का विवरण सूचीबद्ध करें कि धन क्यों छितराया गया था। चेक नंबर को "चेक नंबर" कॉलम में सूचीबद्ध करें। "स्वीकृति" कॉलम के तहत एक प्रबंधक या मुनीम आरंभिक है।
प्रत्येक क्रेडिट और डेबिट लेनदेन के बाद वर्तमान शेष राशि को बनाए रखें, जहां कंपनी की वित्तीय रूप से एक तस्वीर प्राप्त करने के लिए और यह सुनिश्चित करने के लिए कि बाद में चेक नंबर का उपयोग किया जा रहा है और कोई चेक चोरी नहीं हुआ है।
सभी लेन-देन के लिए रसीदें रखें। भुगतान के लिए एक चेक स्टब से बचाएं और भुगतान के लिए चालान करें। इन रसीदों को मनीला लिफाफे में डाल दें। उस महीने के लेज़र फ़ाइल की एक प्रतिलिपि के साथ मासिक रूप से आइटम को फ़ाइल करें।
टिप्स
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लेन-देन के समय सभी लेनदेन लिखें। आप महीने के अंत में रिकॉर्ड करने के लिए क्रेडिट और डेबिट के दिनों के लायक नहीं रहना चाहते हैं।
