नियमित रूप से ऑडिट आयोजित करके, आप अपनी कंपनी के रिकॉर्ड की सटीकता और गुणवत्ता में सुधार कर सकते हैं। एक ऑडिट में आमतौर पर आंतरिक प्राप्तियों की समीक्षा के साथ-साथ गलतियों को खोजने के लिए बैंक स्टेटमेंट शामिल होते हैं। कुछ त्रुटियों में लापरवाह लिपिकीय गलतियाँ शामिल हैं और उन्हें जल्दी से ठीक किया जा सकता है, जबकि अन्य जानबूझकर या धोखाधड़ी कर रहे हैं और महत्वपूर्ण क्षति हो सकती है।
ऑडिट उद्देश्यों की पहचान करें, जैसे कि अनजाने में त्रुटियों की खोज करना या सुधार की आवश्यकता वाले क्षेत्रों की मरम्मत करना। मानक ऑडिट दिनचर्या का वर्णन करने के लिए एक सामान्य रूपरेखा विकसित करें। उदाहरण के लिए, एक ऑडिट चेकलिस्ट बनाएं जिसमें रिपोर्टिंग के तरीकों का विस्तार से वर्णन हो।
प्रासंगिक दस्तावेजों को इकट्ठा करें, जैसे कि आपके खर्चों की हाल ही में सूचीबद्ध सूचियाँ और हाल के बैंक विवरण। कटऑफ अवधि की स्थापना करें, जैसे कि महीने का अंत, ताकि आप एक विशिष्ट अवधि के भीतर लेनदेन को समेट सकें। कई लेनदेन, जैसे जमा, स्थानान्तरण और निकासी, तुरंत स्पष्ट नहीं होते हैं, लेकिन आपके खाते में पोस्ट करने से पहले कुछ दिनों की आवश्यकता होती है।
जानकारी को फिर से मिलाएं ताकि आपके बैंक खाते वास्तविक लेनदेन को प्रतिबिंबित करें। लंबे समय तक डेटा से निपटने से बचें क्योंकि आप अधिक अभिभूत होने की संभावना रखते हैं। उपसमूहों द्वारा अलग-अलग डेटा ताकि एक राजस्व खाते में सूचनाओं को लुभाने के बजाय, आप बिक्री, ब्याज आय और शिपिंग प्रतिपूर्ति जैसी श्रेणियों को अलग कर सकें।
सुरक्षित, व्यवस्थित तरीके से परिणामों को संग्रहीत करें ताकि आप आवश्यकता पड़ने पर जल्दी से जानकारी प्राप्त कर सकें, जैसे कि आईआरएस आपकी कंपनी का ऑडिट करता है। खर्चों का प्रमाण देने से बचें (आमतौर पर, $ 75 से अधिक के लिए)। आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले कागज की मात्रा को कम करने के लिए, एक लेखा सॉफ़्टवेयर प्रोग्राम (न केवल एक स्प्रेडशीट या सामान्य खाता बही) का उपयोग करने और अपनी रसीदों को स्कैन करने पर विचार करें।
राज्य और संघीय कानून की समीक्षा करें। उदाहरण के लिए, कांग्रेस ने 2002 में सर्बनेस-ऑक्सले अधिनियम पारित किया, जिसने कई ऑडिट प्रक्रियाओं को बदल दिया। आईआरएस नियमों और फेडरल डिपॉजिट इंश्योरेंस कॉरपोरेशन (एफडीआईसी) की सीमा के साथ वर्तमान रहें ताकि आप बिना सोचे-समझे राशि जमा करने से बचें।
टिप्स
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एक स्टाफ, जैसे अंशकालिक मुनीम या एक अस्थायी सहायक, जैसे सूचनाओं की सहायता करने के लिए। हालांकि, यदि आप जटिल समस्याओं का सामना करते हैं, तो प्रमाणित सार्वजनिक लेखाकार (सीपीए) के साथ परामर्श करें।
चेतावनी
आंतरिक नियंत्रण को मजबूत करने के लिए नकदी को शामिल करने वाले अलग कर्तव्य। उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी जो सूचना दर्ज करता है, उसे वही व्यक्ति नहीं होना चाहिए जो प्रतिदिन नकद गिनता हो।
