अनुबंध प्रबंधन प्रक्रिया कैसे प्रबंधित करें

अनुबंध प्रबंधन यह सुनिश्चित करने का अभ्यास है कि अनुबंध के मापदंडों का पालन अनुबंध के भीतर उल्लिखित दिशानिर्देशों के अनुसार किया जाता है। इस वजह से, अनुबंध जीवन चक्र के निरंतर प्रबंधन का पालन करने की जरूरत है ताकि अनुबंध को उचित संदर्भ में पूरा किया जा सके। जिस प्रकार के अनुबंध का प्रबंधन किया जा रहा है, रोजगार अनुबंधों से लेकर निर्माण अनुबंधों तक, सभी को समान कार्यप्रणाली का पालन करके ठीक से प्रबंधित किया जा सकता है।

अपनी संपूर्णता में अनुबंध के माध्यम से पढ़ें। समय फ्रेम और नियत तिथियों सहित मुख्य डेटा बिंदुओं को हाइलाइट करें। उन महत्वपूर्ण तिथियों को एक कैलेंडर या अन्य शेड्यूलिंग एप्लिकेशन में चिह्नित करें ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि लक्षित पूरा समय समझ और निगरानी में है। अनुबंध के प्रमुख क्षेत्रों को उजागर करें जो नौकरी के कर्तव्यों और अनुबंध में नामित प्रमुख कर्मियों की समग्र अनुबंध जिम्मेदारियों को सूचीबद्ध करते हैं। उदाहरण के लिए, एक नया भवन निर्माण अनुबंध संपर्क और जिम्मेदार पक्ष के रूप में एक फोरमैन का नाम देगा, यह सुनिश्चित करने के लिए कि सभी उप-निर्माण कार्य समय पर पूरा हो जाए।

अनुबंध की कसौटियों के भीतर उल्लिखित प्रत्येक बैठक की तारीख से पहले अद्यतन बैठक और नियुक्तियों को अच्छी तरह से शेड्यूल करें। अनुबंध की समग्र प्रगति पर आपको अपडेट करने के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों के साथ आमने-सामने या फोन पर बैठकें करना सुनिश्चित करें। अंतरिम बैठकों का उपयोग अनुबंध की समग्र प्रगति को गेज करने और समस्याओं और चिंताओं को दूर करने के लिए करें।

अनुबंध को पूरा करने में शामिल सभी पक्षों के लिए कब, कहां और किससे बात की गई थी, इसके बारे में बहुत विस्तृत नोट रखें। एक नियमित और नियमित आधार पर उक्त पक्षों से जाँच करें। अंतिम अनुबंध के संदर्भ में उल्लिखित कार्यक्रम के अनुसार चीजें सुनिश्चित करने के लिए सप्ताह में एक बार ईमेल या फोन भेजें।

अनुबंध में शामिल सभी प्रबंधक और उपठेकेदार क्या आपको साप्ताहिक आधार पर विस्तृत अपडेट सूची भेजते हैं। सभी अनुबंध प्रगति के एक पेपर निशान को बनाए रखने के लिए ईमेल, फैक्स या पारंपरिक मेल के माध्यम से अपडेट भेजे गए हैं। सभी पत्राचार को एक सुरक्षित और आसानी से सुलभ स्थान पर रखें।

उपयोग की गई सामग्री, आवश्यक सामग्री, शिपिंग और प्राप्त कार्यक्रम, अनुबंध कार्य शेड्यूल, अनुबंध पूरा होने के लिए किए गए श्रम घंटे और अनुबंध के बजट को प्रभावित करने वाले अन्य सभी डेटा की एक सटीक और लगातार अद्यतन सूची बनाए रखें। लागत को ट्रिम करने और उत्पादकता बढ़ाने के तरीकों की तलाश के लिए हर चार से छह सप्ताह में अनुबंध बजट की समीक्षा, आकलन और मूल्यांकन करें।

जब समस्याएँ या समस्याएँ आपके ध्यान में आती हैं, तो अनुबंध पर चर्चा करने के लिए अतिरिक्त बैठकें करें। प्रमुख मुद्दे बनने के लिए चिंताओं का इंतजार न करें, प्रक्रिया में जल्दी समाधान खोजने से बड़ी समस्याओं को दूर करने का प्रयास करें।