कई गैर-लाभकारी और शैक्षिक संगठनों को संचालन बनाए रखने के लिए परोपकारी समर्थन की आवश्यकता है। एक धन उगाहने वाला भोज कला कार्यक्रमों, स्कूलों, अस्पतालों, वकालत समूहों और अन्य के लिए धन जुटाने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक है। ये कार्यक्रम योजना और व्यवस्थित करने के लिए जटिल लग सकते हैं। एक अच्छी चेकलिस्ट से शुरुआत करें, एक कैलेंडर बनाएं और स्वयंसेवकों की मदद करने के लिए कहें। भोज की तारीख से पहले महीने शुरू करें, और अपने स्थान, खानपान, प्रतिभा और मनोरंजन को जल्दी बुक करें।
ईवेंट को शेड्यूल करें और प्लानिंग बुक या नोटबुक (http://society6.com/notebooks?utm_source=SFGHG&utm_medium=referral&utm_campaign=2389) सख्ती से ईवेंट के लिए खरीदें। रिकॉर्ड, संपर्क, व्यवसाय कार्ड, रसीदें, स्वयंसेवक सूचियों, बुकिंग, मेनू और सभी विवरणों के लिए एक फ़ोल्डर बनाए रखें जो घटना से पहले, उसके दौरान और बाद में उत्पन्न होंगे। स्वयंसेवक समन्वयक के रूप में जल्द से जल्द एक सहायक प्राप्त करें, और कार्यों को सौंपना शुरू करें।
घटना को बजट। एक बार जब आप स्थल का अधिकतम हेड काउंट जानते हैं, तो सूची में भोजन, पेय पदार्थ, गिफ्ट बैग और अन्य वस्तुओं के लिए प्रति व्यक्ति आवंटित करने की लागत। चेकलिस्ट पर प्रत्येक प्रविष्टि के लिए चित्रा लागत, जैसे उपकरण, स्टाफ लागत, किराया, सेवा शुल्क, ग्रेच्युटी और इसके बाद। टिकट की कीमतें और उठाए गए फंड इन लागतों को कवर करेंगे, लेकिन प्रारंभिक परिव्यय में कई जमा और अग्रिम लागत शामिल होंगे।
भोज आयोजित करने के लिए एक सुविधा का पता लगाएँ और सुरक्षित करें। यह एक प्रमुख होटल, बड़ा रेस्तरां हो सकता है जो निजी पार्टियों, बिस्तर और नाश्ते या ऐतिहासिक हवेली का स्वागत करता है। आपको अधिकतम क्षमता जानने की आवश्यकता होगी ताकि आप मेहमानों के लिए आमंत्रणों को ओवरस्टैंड न करें, या कमरे से अधिक टिकट बेचने की अनुमति दें। अधिकांश गुणवत्ता प्रतिष्ठानों में कर्मचारियों की योजना बनाने में मदद करने के साथ-साथ खानपान और घर में अन्य सेवाएं भी होंगी।
अपने मास्टर ऑफ सेरेमनी (MC) को बुक करें। स्थानीय प्रतिभा एजेंसियों के साथ जाँच करें। यदि आप एक "नाम" अधिनियम या एक सेलिब्रिटी बुक करना चाहते हैं, तो आपको प्रत्याशित तिथि से पहले शुरू करना होगा क्योंकि कुछ में बहुत अधिक कार्यक्रम हैं। मनोरंजन के लिए एजेंटों और प्रबंधकों से संपर्क करें और सभी प्रतिभाओं को बुक करें।
आदेश निमंत्रण, टिकट, कार्यक्रम, और किसी भी अन्य मुद्रित मामले जैसे कि संगठन के ब्रोशर जिसके लिए धन उठाया जा रहा है। यदि आप एक नीलामी आयोजित करने जा रहे हैं, तो आइटम दान करना शुरू करें। स्वयंसेवकों की एक टीम उस जिम्मेदारी को संभाल सकती है। साइलेंट नीलामियों को एक नीलामीकर्ता की आवश्यकता नहीं होगी, लेकिन एक बोली नीलामी होगी। तय करें कि क्या आपका एमसी इसे करेगा, या यदि आपको एक अलग विशेषज्ञ की आवश्यकता है। संगठन की दाता सूची में मेल आमंत्रण। ध्यान दें कि घटना अर्द्ध औपचारिक है। कुछ भी निर्दिष्ट करें विशिष्ट मेहमानों को तिथि, समय, स्थान और विशेष मेहमानों या मनोरंजन से परे जानना होगा। अपनी नीलामी को बढ़ावा देना सुनिश्चित करें।
समाचार पत्रों, ऑनलाइन विज्ञापन, स्थानीय समाचार पत्रों और रेडियो स्टेशनों के माध्यम से घटना का विज्ञापन करें जो गैर-लाभ के लिए PSAs (सार्वजनिक सेवा घोषणाएँ) करते हैं। स्थानीय टेलीविजन स्टेशनों में भी घटनाओं का एक कैलेंडर हो सकता है, और स्थानीय समाचार कार्यक्रम कार्यक्रम के लिए एक छोटा साक्षात्कार या प्लग कर सकते हैं, इसलिए सभी विवरण तैयार हैं।
स्थल के शेफ से बात करें, या खानपान के बाहर लाइन लगाएं। एक बुफे या पूर्ण सेवा, मढ़वाया भोजन का फैसला करें। उसे अपना बजट और अपेक्षित हेड काउंट बताएं। इससे आपको मिलने वाले करीब को अंतिम रूप दिया जा सकता है, लेकिन वास्तविक जरूरतों की कमी की तुलना में अधिक लोगों के लिए तैयारी करना हमेशा बेहतर होता है।
स्वयंसेवकों, सहकर्मियों और घटना को काम करने वाले सभी कर्मचारियों के साथ नियमित संपर्क में रहें। घटना के दौरान कुछ भी मदद करने के लिए प्रत्येक सेलिब्रिटी या मनोरंजन समूह के लिए एक विशेष सहायक असाइन करें। समय से पहले सभी स्वयंसेवकों के साथ मिलना सुनिश्चित करें कि उन्हें पता है कि कैसे कपड़े पहनना है, क्या करना है, कहाँ होना है, आदि।
सजाने के लिए और स्थान सेट करने के लिए दिन में बहुत पहले घटना स्थान पर पहुंचें। यदि आप खुद को तैयार करना छोड़ देते हैं, तो विशेष मेहमानों, सेलेब्स और मनोरंजन से मिलने के लिए बहुत समय के साथ वापस जाएं और उन्हें निर्देश दें कि वे कहां बैठेंगे, काम करेंगे या बैकस्टेज इंतजार करेंगे। यदि आपके पास एक लाइव बैंड है, तो वे सेट अप करने और ध्वनि जांच करने के लिए जल्दी दिखेंगे। Oversee कि अंतिम विवरण एक साथ आते हैं, और घटना का आनंद लेते हैं। बाद में, सुनिश्चित करें कि सब कुछ साफ हो गया है और सभी कर्मियों या प्रमुख कर्मचारियों को भुगतान किया जाता है। दान लिफाफे इकट्ठा करें और संगठन का प्रतिनिधित्व करने वाले उपयुक्त व्यक्ति को दें।
