एक एजेंडा एक बैठक के दौरान पेश किए जाने और चर्चा किए जाने वाले विषयों की एक सूची है। एजेंडा कई बैठकों जैसे सरकारी संस्थानों, गैर-लाभकारी संगठनों और व्यवसायों के लिए उपयोगी हैं। एजेंडा में आम तौर पर अंतिम बैठक के मिनट या नोट्स, प्रासंगिक घोषणाओं, चर्चा के लिए विषयों की समीक्षा और एक रोल कॉल की रीडिंग शामिल होती है।हालांकि एजेंडों को स्थापित करने में समय लगता है, लंबे समय में वे समय और संसाधनों को बचा सकते हैं।
पूर्ण चर्चा लक्ष्य
एजेंडा चर्चा विषयों की रूपरेखा प्रदान करता है। रूपरेखा प्रस्तुत करने के लिए महत्वपूर्ण विषयों को भूलने से मध्यस्थ या बैठक के सदस्यों को रोकती है। जब सभी विषयों पर अच्छी तरह से चर्चा की जाती है, तो बैठक के दौरान बैठक के दौरान मूल्यवान निर्णय किए जा सकते हैं। विभिन्न दृष्टिकोणों से इनपुट और सुझाव सदस्यों द्वारा प्रदर्शन की गुणवत्ता में सुधार करते हैं।
महत्वपूर्ण समाचार संचार में सहायता करता है
एजेंडा महत्वपूर्ण घटनाओं, लक्ष्यों और कार्यों के बारे में घोषणाओं के माध्यम से सदस्यों को सूचित करने का अवसर प्रदान करता है। एजेंडा उन सदस्यों को सक्षम बनाता है जिनके पास संगठन में हर किसी के लिए महत्वपूर्ण समाचारों की घोषणा करने और ब्याज की खबर सुनने की पहुंच नहीं हो सकती है। एक एजेंडे के बिना, घोषणाओं को सभी सदस्यों को सूचित नहीं किया जा सकता है, जिसके परिणामस्वरूप भ्रम और नाराजगी हो सकती है। एजेंडा सदस्यों की प्रगति की समीक्षा करने और वर्तमान बैठक के लिए फोकस को कम करने में मदद करने के लिए पिछली बैठकों का पुनर्कथन करता है।
योगदान करने के लिए समान अवसर प्रदान करता है
एजेंडा में आम तौर पर अगली बैठक के लिए चर्चा की जाने वाली वस्तुओं का उल्लेख होता है। इससे सदस्यों को बैठक से पहले चर्चा के विषयों पर विचार करने का मौका मिलता है। कई बैठकों में, मुखर सदस्य भाग लेने के लिए उत्सुक से अधिक होते हैं जबकि आरक्षित व्यक्ति अधिक संकोच कर सकते हैं। हालाँकि, यह जानने के लिए कि क्या चर्चा की जा रही है, सदस्यों को हितों के अनुसंधान विषयों के लिए सक्षम बनाता है, इस बारे में सोचें कि विषय उनके दायरे पर कैसे लागू होते हैं और फिर बैठक में विचारशील, गुणवत्ता योगदान करते हैं।
बैठक आयोजित करता है
एक एजेंडा सबसे महत्वपूर्ण गतिविधियों को प्राथमिकता देता है, उत्पादकता बढ़ाता है और सदस्यों को केंद्रित करता है। एक एजेंडे की मात्र उपस्थिति एक औपचारिक माहौल बनाती है और सदस्यों को समय बर्बाद करने से हतोत्साहित करती है। एजेंडा मॉडरेटर को तैयार करता है और स्थिरता और संगठन को प्रोत्साहित करता है। एक एजेंडा उद्देश्यों को भी निर्धारित करता है और सदस्यों को एक लक्ष्य देता है। यह सदस्यों के विचारों, बैठक की दिशा और बैठक के बाद की कार्रवाई का आयोजन करता है।
अभिलेखागार में योगदान
पिछले एजेंडों का एक संग्रह आपके संगठन की प्रगति को देखने के लिए बाहरी और आंतरिक संस्थानों, संगठनों और जनता के लिए एक आदर्श रिकॉर्ड है। प्रलेखन सार्वजनिक और संगठन के सदस्यों को पिछले निर्णयों का आकलन करने में मदद करता है, उन्हें पिछली घटनाओं या महत्वपूर्ण आंकड़ों की याद दिलाता है और व्यवहार्य लक्ष्यों को तैयार करता है। रोल कॉल से प्रशासन को बैठक में उपस्थिति और समीक्षा योगदानों की गिनती करके सबसे समर्पित सदस्यों को निर्धारित करने में मदद मिलती है। यह उन फैसलों में मदद कर सकता है जिन पर सदस्यों को जनता को संबोधित करने की भूमिका को बढ़ावा देना या असाइन करना है।
