एक अच्छी तरह से संरचित बैठक का एजेंडा यह सुनिश्चित करने के लिए एक मूल्यवान उपकरण है कि बैठकें आवंटित समय के भीतर वांछित परिणाम प्राप्त करती हैं। की जाने वाली गतिविधियों की रूपरेखा, साथ ही चर्चा किए जाने वाले विशिष्ट विषयों की सूची, बैठक के माध्यम से प्रतिभागियों का मार्गदर्शन करना चाहिए। इसलिए, यह सुनिश्चित करने के लिए एक एजेंडा एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है कि बैठक उत्पादक है।
अग्रिम संचार
एक एजेंडा यह सुनिश्चित करता है कि जिन मुद्दों पर चर्चा की जानी है, उनके बारे में प्रासंगिक जानकारी पहले ही प्रतिभागियों को दे दी जाए। नतीजतन, यह प्रतिभागियों को अपने शोध और परामर्श करने के लिए पर्याप्त समय देगा क्योंकि एजेंडे में विषयों या मुद्दों से निपटने की एक सूची शामिल है। इसके अतिरिक्त, प्रतिभागियों को पता चल जाएगा कि क्या वे बात करने या प्रस्तुति देने के लिए निर्धारित हैं। बैठक के लिए आमंत्रित सभी सदस्यों को पता है कि क्या उम्मीद है।
बैठक का उद्देश्य
एक एजेंडा प्रतिभागियों को विषय पर ध्यान केंद्रित रखने में महत्वपूर्ण है। ऐसा इसलिए है क्योंकि इसमें बैठक के लक्ष्यों की एक सूची है, साथ ही प्रमुख मुद्दों को बैठक के उद्देश्य पर केंद्रित रखने के लिए आवश्यक है। वैकल्पिक रूप से, यह प्राथमिकताओं के प्रतिभागियों को सूचित करने या प्रत्येक प्रतिभागी को प्रभावित करने वाले सभी मुद्दों और परियोजनाओं को एक विचार देने के द्वारा प्राप्त किया जा सकता है।
सदस्यों को व्यस्त करना
बैठक के उद्देश्य पर जोर देने के अलावा, बैठक की शुरुआत में एजेंडा का एक संक्षिप्त पूर्वावलोकन पूर्वावलोकन बैठक की गति निर्धारित करने में मदद करता है। यह प्रतिभागियों को एक मुद्दे के बारे में एक दृष्टिकोण की पहचान करने का अवसर भी देता है, साथ ही बैठक के विषय से हटने पर वापस कहाँ गिरना है। नतीजतन, प्रतिभागियों को बैठक के प्रवाह को समझने और पर्याप्त रूप से खुद को चर्चाओं में शामिल करने के लिए मिलता है।
समय प्रबंधन उपकरण
एक एजेंडा एक प्रभावी और कुशल बैठक होने के लिए एक कदम-दर-चरण रूपरेखा प्रदान करता है। यह प्रतिभागियों के समय के प्रभावी उपयोग को सुनिश्चित करने में मदद करता है, खासकर अगर एजेंडे में एक समय शामिल है जिसे एजेंडे पर प्रत्येक आइटम के लिए अनुमति दी जाएगी। समय से चिपके रहने से आवंटियों को प्रतिभागियों को महत्वपूर्ण मुद्दों और चिंताओं पर ध्यान केंद्रित करने में मदद मिलती है।
