व्यापार संचार चुनौतियां

आधुनिक व्यवसाय छोटे ग्राहक समूहों को लक्षित करने के लिए मैसेजिंग सेगमेंट कर सकते हैं या बड़े, बिखरे हुए कार्यक्षेत्रों को तुरंत समाचार पहुंचा सकते हैं। हालाँकि, इन अवसरों ने व्यावसायिक संचार को पहले की तुलना में कम चुनौतीपूर्ण नहीं बनाया है। जबकि संगठन ग्राहकों और बाहरी हितधारकों से प्रभावी ढंग से संवाद करने में विफल होने के परिणामों को जल्दी से सीख लेते हैं, अप्रभावी आंतरिक संचार स्पॉट करने के लिए मुश्किल हो सकता है जब तक बहुत देर हो चुकी होती है।

वरीयता समस्याएं

कर्मचारियों को अपने सहकर्मियों के साथ अपनी संचार वरीयताओं को समेटना मुश्किल हो सकता है। उदाहरण के लिए, एक पुराना कर्मचारी फोन द्वारा संवाद करना पसंद कर सकता है, जबकि उसका छोटा सहयोगी इलेक्ट्रॉनिक संचार पर निर्भर करता है। यदि युवा कार्यकर्ता कॉल वापस करने के बजाय ई-मेल द्वारा ध्वनि मेल संदेश का जवाब देता है, तो पुराने कार्यकर्ता को अपमानित महसूस हो सकता है, यह उस विधि का उपयोग करने के लिए सबसे अच्छा है जो आपके समकक्ष पसंद करते हैं। यदि आईटी में आपका संपर्क हमेशा आपके ई-मेल पर जल्दी से प्रतिक्रिया करता है, लेकिन फोन कॉल को वापस करने में लंबा समय लगता है, तो इलेक्ट्रॉनिक रूप से आपके प्रश्नों को हल करना अधिक कुशल उपाय है।

बुरी ख़बर का संचार

अपने बॉस को बताना कि आपने अभी-अभी एक महत्वपूर्ण खाता खो दिया है, अधिकांश के लिए आसान नहीं है। और न ही उस समाचार को किसी लंबे समय के विक्रेता के लिए रिले करना आसान है जो आप अपने व्यवसाय को उसके प्रतियोगी के लिए बदल रहे हैं। जॉर्ज बिज़टाउन के मैकडोनो स्कूल ऑफ़ बिज़नेस के एक प्रोफेसर रॉबर्ट बीज़ ने ध्यान दिया कि इससे अक्सर लोगों को दूसरे पक्ष को बुरी खबर के बारे में बताने में देरी होती है।

इसके बजाय, Bies उन चुनौतियों से उबरने के लिए एक बहुस्तरीय संचार रणनीति का सुझाव देता है। बुरी खबर के लिए पहले से ही हितधारकों को तैयार करें। समाचार को तुरंत और ईमानदारी से वितरित करें, फिर संभव समाधान और किसी भी स्पष्ट चांदी अस्तर के साथ इसे कम करें। आप उदाहरण के लिए, कह सकते हैं कि आपके पास खोए हुए व्यवसाय को बदलने के लिए कई सुराग हैं जो आपकी बिक्री बल के लिए कम यात्रा की आवश्यकता होगी

टिप्स

• कुछ कर्मचारियों को कंपनी या उनकी पृष्ठभूमि के भीतर उनकी स्थिति के कारण अपने मालिकों के साथ खुलकर संवाद करने में असहजता महसूस हो सकती है। भाषाविज्ञान विशेषज्ञ डेबोरा तानेन के अनुसार, विशेष रूप से महिलाएं इससे जूझ सकती हैं।

बहुत अधिक - या पर्याप्त नहीं

कर्मचारियों और बाहर के हितधारकों को प्रसारित करने के लिए कितनी जानकारी प्रबंधकों के लिए एक निरंतर चुनौती है। डरावनी खबर, एक पुनर्गठन की तरह, अगर यह नीले रंग से बाहर आती है तो मजबूत प्रतिक्रिया हो सकती है। एक-पर-एक या छोटी बैठकों में व्यक्तियों को सचेत करने से एक नेता को यह पता चल सकता है कि किस व्यक्ति को समाचार पर आपत्ति होगी, और उसके कारण क्या हैं।

दूसरी ओर, एक प्रबंधक भी कर सकता है बहुत अधिक जानकारी प्रदान करें यदि संदेश का निष्कर्ष अस्पष्ट या खुला है। उस छंटनी की घोषणा हो सकता है उदाहरण के लिए, निकट भविष्य में आ रहा है, चिंता की ओर जाता है और प्रमुख कर्मचारियों को अन्य नौकरियों लेने की कोशिश करने का कारण हो सकता है। यह कार्यालय उत्पादकता को भी कम कर सकता है यदि कर्मचारी अपना समय गपशप करने और अपने रिज्यूमे पर काम करने में बिताते हैं।

अनौपचारिक संचार महंगा साबित हो सकता है

कार्यस्थल बकबक के विपरीत, इलेक्ट्रॉनिक संचार ने जो कुछ भी हुआ उसका लिखित रिकॉर्ड छोड़ दिया। एक त्वरित ई-मेल एक वार्तालाप को पुन: लागू कर सकता है और बाद में प्रश्न होने पर एक मूल्यवान पुष्टि प्रदान कर सकता है। हालाँकि, ई-मेल ट्रैफ़िक, चैट सॉफ़्टवेयर और अन्य अनौपचारिक इलेक्ट्रॉनिक कार्यस्थल वार्तालापों के रिकॉर्ड बनाए रखना आईटी में उन लोगों के लिए सिरदर्द हो सकता है - कानूनी टीम का उल्लेख नहीं करना। लगातार अपमानजनक बातचीत महंगी साबित हो सकती है। उदाहरण के लिए, U.S. न्याय विभाग, ने UBS, सिटीग्रुप और जे.पी. मॉर्गन चेज जैसे प्रमुख बैंकों के खिलाफ अपनी मुद्रा हेरफेर मामले में मदद करने के लिए चैट रूम टिप्पणियों का उपयोग किया।

परियोजना प्रबंधन

प्रोजेक्ट मैनेजमेंट इंस्टीट्यूट की 2013 की एक रिपोर्ट में पाया गया कि परियोजनाओं पर खर्च किए गए प्रत्येक बिलियन डॉलर के लिए, $ 75 मिलियन अप्रभावी संचार के परिणामस्वरूप पूरी तरह से जोखिम में हैं। अंतराल तब हो सकता है जब सभी हितधारकों को परियोजना के लाभों की समान समझ नहीं होती है, या जब संदेश देने के लिए उपयोग की जाने वाली भाषा स्पष्ट नहीं होती है। PMI आपको सुझाव देता है प्रत्येक हितधारक समूहों की जरूरतों को पूरा करने के लिए अपने संचार दर्जी। एक वेबसाइट को फिर से डिज़ाइन करने के लिए एक परियोजना प्रस्ताव, उदाहरण के लिए, जब आप वरिष्ठ कंपनी के नेताओं के साथ मिलते हैं तो उच्च-स्तरीय लाभों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं। यह अधिक तकनीकी भाषा और विशिष्ट डेटा का उपयोग करेगा जब यह उन लोगों के लिए प्रस्तुत किया जाएगा जिन्हें काम करना होगा।