फाइलिंग सिस्टम कार्यालय की सेटिंग्स के लिए फायदे और नुकसान प्रदान करता है। ज्यादातर कंपनियां पारंपरिक फाइलिंग सिस्टम का उपयोग करती हैं जहां पेपर फाइलिंग कैबिनेट में दाखिल किए जाते हैं। उपयोग की जाने वाली सबसे सामान्य प्रकार की फाइलिंग प्रणाली एक वर्णमाला प्रणाली है।
उद्देश्य
कर्मचारियों के लिए दस्तावेजों को व्यवस्थित और आसानी से रखने के लिए फाइलिंग सिस्टम का उपयोग किया जाता है। एक फाइलिंग सिस्टम स्थापित किया गया है और कर्मचारी उपयोग की जा रही प्रणाली का पालन करते हैं।
लाभ
वर्णमाला फाइलिंग सिस्टम एक प्रकार की प्रणाली है जो सिखाना और सीखना आसान है। दस्तावेज़ वर्णमाला के क्रम में आमतौर पर विक्रेता के नाम से दर्ज किए जाते हैं। किसी भी कर्मचारी को एक आवश्यक दस्तावेज मिल सकता है जब तक कि विक्रेता का नाम ज्ञात हो।
नुकसान
इस प्रणाली का एक नुकसान यह है कि पत्रों की वजह से दस्तावेजों को अक्सर मिस किया जाता है। एक और नुकसान यह है कि अगर किसी विक्रेता को पहले नाम बनाम अंतिम नाम के तहत दायर किया जाता है, तो दस्तावेजों का पता लगाना मुश्किल होता है। कंपनियों में नाम परिवर्तन ठीक से दर्ज नहीं किया जा सकता है जो इस फाइलिंग सिस्टम के साथ भ्रम का कारण बनता है।
