कुछ भी नहीं है जब आप उन्हें जरूरत है महत्वपूर्ण रिकॉर्ड खोजने में सक्षम नहीं होने से अधिक निराशा होती है। पासपोर्ट, टीकाकरण रिकॉर्ड और वित्तीय दस्तावेज सभी को एक घरेलू फाइलिंग प्रणाली में दर्ज किया जाना चाहिए। एक प्रभावी फाइलिंग प्रणाली के लाभों को कभी भी कम न समझें।
बहाली
क्या आप जानते हैं कि आपकी कार का शीर्षक कहां है? अपने घर के काम के बारे में कैसे? एक फाइलिंग सिस्टम होने की बात यह है कि जब आपको इसकी आवश्यकता हो, तो आपको जो जानकारी चाहिए, उसे ढूंढने और प्राप्त करने में सक्षम होना चाहिए। एक प्रभावी फाइलिंग सिस्टम आपको समय की बचत करेगा और इस अवसर को कम करेगा कि आप महत्वपूर्ण दस्तावेज और रिकॉर्ड खो देंगे।
कानूनी आवश्यकताएं
एक फाइलिंग सिस्टम होने का एक और लाभ यह है कि यह आपको कानूनी आवश्यकताओं का पालन करने में मदद करता है जो यह निर्धारित करता है कि आपको विभिन्न प्रकार के दस्तावेजों को कितने समय तक रखना है। एसोसिएशन ऑफ़ रिकॉर्ड्स मैनेजमेंट एडमिनिस्ट्रेटर अनुशंसा करते हैं कि आप राज्य प्रशासनिक कोड, राज्य क़ानून, और यू.एस. कोड की जाँच करें कि जहाँ आप रहते हैं, वहाँ रिकॉर्ड प्रतिधारण के लिए प्रासंगिक नियमों को खोजने के लिए।
पर्जिंग
अपने रिकॉर्ड को ठीक से बनाए रखने का एक फायदा यह है कि फाइलिंग सिस्टम होने से आपको यह पता चल जाता है कि पुराने रिकॉर्ड को कब शुद्ध करना है जो आपको अब नहीं रखना है। वित्तीय रिकॉर्ड और रिकॉर्ड जिसमें व्यक्तिगत जानकारी होती है, को इस मौके से बचने के लिए किनारे कर दिया जाना चाहिए कि वे गलत हाथों में पड़ जाएंगे।
