यह कम से कम एक बार सभी के साथ हुआ है। आप खरीदारी करने गए हैं, या किसी प्रकार की सेवा कर चुके हैं, और आपके पास एक भयानक ग्राहक अनुभव है। स्वाभाविक रूप से, आप शायद अपने दोस्तों को इसके बारे में बताने जा रहे हैं। हालाँकि, यदि आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि यह फिर से न हो, तो संतुष्टि पाने का सबसे अच्छा तरीका ग्राहक शिकायत पत्र लिखना है। इनमें से किसी एक को लिखना हमेशा मज़ेदार नहीं होता - आखिरकार, केवल एक ही कारण कि आप ऐसा कर रहे हैं, क्योंकि आपके पास एक बुरा अनुभव था - लेकिन यह एक पेशेवर तरीके से किया जा सकता है, जिससे आपको कुछ आश्चर्यजनक परिणाम मिल सकते हैं। यहां ग्राहक शिकायत पत्र लिखने का तरीका बताया गया है, जो इसे पढ़ने वाले लोगों का कुछ ध्यान आकर्षित करेगा।
ग्राहक शिकायत पत्र कैसे लिखें
सबसे पहले, एक नाम प्राप्त करें। पता करें कि पत्र किसका ध्यान जाना चाहिए। इसे केवल "ध्यान: ग्राहक सेवा" पर न भेजें, क्योंकि तब कोई भी इसके लिए जवाबदेह नहीं होता है। स्टोर से पूछें, या तो व्यक्ति में या फोन पर, वह व्यक्ति जो ग्राहक शिकायतों का प्रभारी है। किसी भी पत्राचार को उस व्यक्ति के ध्यान में भेजा जाना चाहिए। यदि उनके पास एक शीर्षक भी है, तो इसे शामिल करना सुनिश्चित करें, जैसे: "ध्यान: डेविड जोन्स, मार्केटिंग के उपाध्यक्ष"।
इसके बाद, अपना पत्र लिखें। ई-मेल न भेजें; वे बहुत अधिक अवैयक्तिक हैं और उनके लिए साइबर स्पेस में गायब होना आसान है। एक नियमित पत्र भेजें, या तो स्वयं या कॉर्पोरेट कार्यालयों में स्टोर करें। अपने पत्र को संक्षिप्त और संक्षिप्त रखें; दो से अधिक पृष्ठ नहीं होने चाहिए, आपको स्थिति की व्याख्या करने की आवश्यकता है।
जब आप अपने पत्र पर काम कर रहे हों, तो स्थिति की बारीकियों को शामिल करें। ठीक से कहें कि क्या हुआ, जैसे कि, "जब मैं 5 मार्च मंगलवार को आपकी दुकान पर था, तो लोरेन नाम का एक कैशियर मेरे लिए बहुत अशिष्ट था।" यदि संभव हो, दस्तावेज़ समय। यदि यह एक स्टोर या व्यवसाय है जहाँ आपके पास एक नंबर खाता है, जैसे कि डिपार्टमेंट स्टोर या डॉक्टर का कार्यालय, सभी पत्राचार में अपना खाता नंबर शामिल करें। यह मदद करेगा कि जो कोई भी आपकी शिकायत को जोड़ने के लिए आपके पत्र को पढ़ता है, आप वास्तव में कौन हैं।
सकारात्मक, सम्मानजनक लहजे का प्रयोग करें। संभावना है कि आपका पत्र एक वरिष्ठ प्रशासनिक व्यक्ति के पास जाएगा, जो आपकी स्थिति के प्रति सहानुभूति रखेगा। शत्रुतापूर्ण होने के बजाय, यह बताएं कि आप एक निर्दोष शिकार हैं। इससे भी बेहतर, यह स्पष्ट करें कि आप समझते हैं कि ऐसी खराब सेवा कंपनी का सामान्य मानक नहीं है, और आप जानते हैं कि उनका व्यवसाय कभी भी जानबूझकर आपके साथ खराब व्यवहार नहीं करेगा। उन्हें याद दिलाएं कि आप वास्तव में वहां खरीदारी करने का आनंद लेते हैं, लेकिन आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि वे संभावित रूप से हानिकारक ग्राहक सेवा स्थिति से अवगत हों।
अंत में, एक उत्तर के लिए पूछें। एक समय सीमा निर्धारित करें, लेकिन इसे उचित बनाएं। कुछ ऐसा कहें, "मुझे उम्मीद है कि अगले तीस दिनों के भीतर आप से वापस मिलेंगे ताकि इस मामले को सुलझाया जा सके।" यदि आप उस व्यक्ति से वापस नहीं सुनते हैं जिसे आपने आवंटित समय में लिखा है, तो कॉल करें या एक अनुवर्ती पत्र भेजें (फिर भी एक और कारण आपको पत्र पर किसी व्यक्ति का नाम प्राप्त करना चाहिए)। जो भी प्रतिक्रिया हो, चाहे वह माफी का पत्र हो या अतिरिक्त उत्पादों के लिए कूपन भी हो, एक बार पत्र को हल करने के बाद एक धन्यवाद नोट भेजें। इन सरल रणनीतियों का पालन करें, और आप अपनी ग्राहक शिकायत पर सकारात्मक प्रतिक्रिया प्राप्त करना सुनिश्चित करेंगे!
टिप्स
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यदि संभव हो तो, ऐसा होने के तुरंत बाद स्थिति को हल करने का प्रयास करें। संभावनाएं अच्छी हैं कि किसी प्रबंधक या पर्यवेक्षक से व्यक्तिगत रूप से बात करके आप कुछ संतुष्टि पा सकेंगे। यदि पर्यवेक्षक या स्टोर मैनेजर आपसे बात करने के लिए समय नहीं लेगा, या यदि वे समस्या का समाधान किए बिना आपको खारिज कर देते हैं, तो कॉर्पोरेट सीढ़ी ऊपर जाएं।
चेतावनी
अनुचित मांग न करें, जैसे, "मैं चाहता हूं कि मैकेनिक निकाल दिया जाए!" या "मुझे इस असुविधा के लिए क्षतिपूर्ति की उम्मीद है!" जब तक आप वास्तव में घटना से आर्थिक रूप से क्षतिग्रस्त नहीं हुए हैं, एक साधारण माफी पूरी तरह से अच्छी प्रतिक्रिया है।
