सभी को खराब ग्राहक सेवा का अनुभव रहा है और इस दिन और उम्र में, हम अपने पैसे के लिए अधिक उम्मीद करते हैं। यदि आप सही व्यक्ति को यह बताने के लिए कि आप क्या हुआ है, यह बताने के लिए एक ठीक से लिखा गया पत्र लिखते हैं, तो आपको अपने मुद्दे के आधार पर धन वापसी या प्रतिस्थापन मिल सकता है।
तथ्यों को इकट्ठा करो। यदि आपके पास एक खरीद से रसीद है, तो वह आपके सामने है। सुनिश्चित करें कि आपको घटना की तारीख और समय पता है, साथ ही साथ जिम्मेदार कर्मचारी का नाम, यदि संभव हो तो।
अपनी शिकायतों को पहले बताएं। कभी-कभी खराब ग्राहक सेवा के अनुभव के बाद, आप गुस्से में हो सकते हैं और तर्कसंगत रूप से नहीं सोच सकते हैं। स्क्रिबल कि सभी नीचे पहले और इसे अपने सिस्टम से बाहर निकलना!
पता लगाएँ कि पत्र किसे संबोधित करना है। यदि किसी कर्मचारी ने आपके साथ खराब व्यवहार किया है, तो पता करें कि स्टोर मैनेजर कौन है। एक त्वरित नज़र ऑनलाइन या एक संक्षिप्त फोन कॉल आपको यह जानकारी मिलेगी। यदि यह एक प्रबंधक था, तो आपको यह पता लगाना होगा कि मालिक या क्षेत्रीय प्रबंधक सही हाथों में पत्र प्राप्त करने के लिए कौन है। कई बड़ी कंपनियों के पास एक फार्म है जिसे आप लाइन पर भर सकते हैं, लेकिन उन लोगों को लगभग कभी भी प्रतिक्रिया नहीं मिलती है। लिखने और अपना पत्र भेजने के लिए बेहतर है।
अपना पत्र लिखना शुरू करें। पहले पैराग्राफ में, व्यवसाय या अनुभव के बारे में कुछ अच्छा उल्लेख करने का प्रयास करें। यदि आप बिना किसी समस्या के पहले वहां खरीदारी कर चुके हैं, तो उन्हें बताएं। कुछ सकारात्मक टिप्पणियों को जोड़ने से पत्र के समग्र स्वर में मदद मिलेगी।
निम्नलिखित पैराग्राफ में, स्थिति स्पष्ट करें। दिनांक, समय और कर्मचारी का नाम सूचीबद्ध करें और जो कुछ गलत हुआ उसके बारे में विस्तार से जाने और यह आपके लिए अस्वीकार्य क्यों था।
अपनी शिकायतों की सूची के बाद, चीजों को सही बनाने के लिए आप जो पूछ रहे हैं, उसके साथ एक अनुच्छेद जोड़ें। यदि आप खाने के लिए बाहर गए और भोजन बहुत ही भयानक था, तो मुफ्त भोजन मांगें ताकि आप उनके रेस्तरां को एक और मौका दे सकें। यदि उत्पाद कबाड़ था, तो धनवापसी के लिए पूछें ताकि आप एक बेहतर उत्पाद खरीद सकें। यदि आप उन्हें बुरी स्थिति से अवगत कराने के लिए लिख रहे हैं, तो उन्हें बताएं।
फिर से कंपनी या सेवा के बारे में कुछ सकारात्मक बताते हुए अपने पत्र को बंद करें।
अपने पत्र पर हस्ताक्षर करें और अपने हस्ताक्षर के तहत अपना नाम, पता और फोन नंबर जोड़ें, ताकि प्रबंधक / स्वामी आपसे संपर्क कर सकें।
इस पत्र को दाहिने हाथों में पहुंचाने का सबसे अच्छा तरीका यह है कि यदि संभव हो तो इसे वितरित किया जाए। यदि स्थिति स्थानीय रूप से हुई, तो स्टोर में जाएं और उस व्यक्ति से बात करने के लिए कहें जिसे आपने पत्र को संबोधित किया है। इससे आपको बहुत तेजी से परिणाम मिलेंगे। आप पत्र को तब और वहाँ समझा सकते हैं या आप बस उन्हें सौंप सकते हैं और छोड़ सकते हैं।
यदि हाथ वितरण संभव नहीं है, तो पत्र को मेल करें।
आपको वापस पाने के लिए प्रबंधक को एक या दो सप्ताह दें। यदि आप उस राशि के बाद कुछ भी नहीं सुनते हैं, तो उन्हें एक कॉल दें और पूछें कि क्या आपका पत्र प्राप्त हुआ है। अक्सर बार, वे आपको एक ग्राहक के रूप में बनाए रखने की योजना पर काम कर रहे हैं और कभी-कभी यह पता लगाने में कुछ दिनों से अधिक समय लगता है।
अगर कंपनी चीजों को सही बनाने के लिए अपनी शक्ति में सब कुछ करती है, तो लोगों को बताएं कि। अच्छी ग्राहक सेवा मुंह के शब्द द्वारा फैलाने की हकदार है!
टिप्स
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जब आप अभी भी नाराज हैं तो पत्र न लिखें। यदि आवश्यक हो तो खुद को शांत करने के लिए कुछ दिन दें।
