एक ग्राहक को जवाब देना जो उसे प्राप्त वस्तु या सेवा की प्रशंसा करता है, आपको ब्रांड निष्ठा बनाने और प्रेरित खरीदार बनाने के कई अवसर प्रदान करता है। एक सरल "धन्यवाद" ग्राहक के लिए पर्याप्त हो सकता है, लेकिन कुछ और तकनीकों का उपयोग करके आप अपने भविष्य के विपणन प्रयासों में इस पत्र का उपयोग कर सकते हैं।
ग्राहक पर शोध करें
जब आपको ग्राहक से एक पत्र प्राप्त होता है, तो जानें कि क्या यह एक पहचाने जाने योग्य, दोहराने वाला खरीदार है या नहीं। यदि आप एक व्यवसाय-से-व्यवसाय विक्रेता हैं या यदि आप ग्राहक के रिकॉर्ड जैसे क्रेता क्लब या क्रेडिट खाते बनाए रखते हैं तो यह आसान हो जाएगा। जानें कि ग्राहक की दुकानें क्यों आप समझ सकते हैं कि वह आपसे क्या अपेक्षा करती है और अपने पत्र में संदर्भित अनुभव ने उसकी जरूरतों को कैसे पूरा किया। ग्राहक को समझने से आपको भविष्य के ग्राहक लाभों की पेशकश करने के लिए कदम उठाने में भी मदद मिलेगी।
संपर्क किए गए हितधारकों से संपर्क करें
यदि बिक्री प्रतिनिधि, ग्राहक सेवा व्यक्ति या आपका कोई विक्रेता या ठेकेदार उस घटना में शामिल था, जिसने ग्राहक पत्र को प्रेरित किया, तो स्थिति के बारे में और जानने के लिए उससे संपर्क करें। यह आपको सामान्य प्रतिक्रिया के बजाय ग्राहक के लिए अधिक विशिष्ट उत्तर बनाने में मदद करेगा, जिससे आपको स्थिति पर ध्यान देने और ग्राहक की जरूरतों को समझने के लिए पर्याप्त देखभाल मिलेगी।
विशिष्ट हो जाओ
जब आप ग्राहक को जवाब देते हैं, तो उसे बताएं कि आपने उसके अनुभव पर ध्यान दिया है और लेन-देन के बारे में एक या दो बारीकियों का संदर्भ दिया है। एक कर्मचारी नाम का उपयोग करें और / या उत्पाद या सेवा के नाम का उल्लेख करें। ऐसे अन्य तरीकों का सुझाव दें, जिससे ग्राहक आपके अनुभव की खरीदारी बढ़ाने के लिए उत्पाद या सेवा का उपयोग कर सकें। उसे अन्य उत्पादों के बारे में बताएं जिसमें वह दिलचस्पी ले सकता है और भविष्य के प्रचार, बिक्री या आपके द्वारा काम किए गए उत्पादों पर कुछ समाचार प्रदान कर सकता है।
एक लाभ प्रदान करें
भविष्य की बिक्री बनाने के अवसर के रूप में ग्राहक को अपनी प्रतिक्रिया का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, यदि किसी ग्राहक ने एक नया उत्पाद आज़माया और उसे पसंद आया, तो उसे एक और नया उत्पाद खरीदने का अवसर दें, जिसे आप आधे मूल्य पर प्रचारित कर रहे हैं। आप उसी उत्पाद की खरीद पर 50 प्रतिशत की छूट की पेशकश कर सकते हैं, जो खरीदे गए या खरीद-एक-एक-मुफ्त कूपन की पेशकश करते हैं। बिक्री बढ़ाने का एक और तरीका यह है कि ग्राहक को आपको संदर्भित करने के लिए प्राप्त किया जाए। एक आकर्षक छूट कूपन प्रदान करें ग्राहक आपको प्रतिक्रिया प्रदान करने के लिए धन्यवाद के रूप में एक दोस्त या सहयोगी की पेशकश कर सकता है।
एक प्रशंसापत्र के लिए पूछें
प्रशंसापत्र, रेफरल और खुश ग्राहकों की सिफारिशें आपके द्वारा खरीदे गए विज्ञापन की तुलना में संभावित ग्राहकों को समझाने के लिए अधिक मूल्यवान हो सकती हैं। ग्राहक से पूछें कि क्या आप उसके पत्र का हिस्सा अपनी मार्केटिंग सामग्री या अपनी वेबसाइट पर इस्तेमाल कर सकते हैं। यदि यह एक व्यवसाय ग्राहक है, तो प्रशंसापत्र में उसकी कंपनी का नाम शामिल करने की पेशकश करें। यदि यह उपभोक्ता है, तो प्रशंसापत्र के लिए नि: शुल्क उत्पाद या प्रशंसा की पेशकश करें।
शिष्टाचार
एक या अधिक सप्ताह के लिए ग्राहक पत्र को न बैठने दें। प्रतिक्रिया दिखाने के लिए जल्दी से प्रतिक्रिया व्यक्त करना महत्वपूर्ण था। यदि व्यक्ति ने आपको घोंघा मेल का उपयोग करते हुए पत्र लिखा और मेल किया है, तो ईमेल के साथ जवाब न दें, जिसे उत्तर देने का आसान तरीका माना जा सकता है। "प्रिय ग्राहक" से शुरू होने के बजाय फ़ॉर्म पत्र का उपयोग करने के बजाय, अभिवादन में ग्राहक के नाम का उपयोग करें।
