एक व्यवसाय में चार प्रमुख वित्तीय विवरण होते हैं: आय विवरण, नकदी प्रवाह का विवरण, बैलेंस शीट और इक्विटी का बयान। आय स्टेटमेंट को कभी-कभी लाभ और हानि स्टेटमेंट कहा जाता है, और यहां तक कि "पी एंड एल" से बातचीत में संक्षिप्त भी किया जा सकता है। लेखांकन सॉफ्टवेयर प्रोग्राम इस कथन को बनाने में सरल हो सकते हैं, आप एक्सेल में लाभ और हानि स्टेटमेंट भी बना सकते हैं। आपको राजस्व, व्यय, लाभ और नुकसान की परिभाषाओं को समझने की आवश्यकता होगी। आपको उस समय की अवधि को भी निर्दिष्ट करना होगा जिसे स्टेटमेंट कवर करता है। अंत में, आपको यह तय करने की आवश्यकता होगी कि आम तौर पर स्वीकार किए गए लेखांकन सिद्धांतों का अनुपालन करने के लिए कौन से दो स्वरूपों का उपयोग करना है, या तो एकल-चरण या बहु-चरण आय विवरण।
लाभ और हानि विवरण पर जानकारी
आय विवरण या लाभ और हानि विवरण में किसी विशेष अवधि में राजस्व, व्यय, लाभ और हानि के बारे में जानकारी होती है। राजस्व, या आय, संचालन या स्रोतों से हो सकता है जो सीधे व्यवसाय की प्राथमिक गतिविधियों से संबंधित नहीं है। लाभ राजस्व के असामान्य और अपेक्षाकृत अप्रत्याशित स्रोत हैं, जैसे कि मुकदमा से निपटान भुगतान प्राप्त करने से। व्यय भी परिचालन व्यय जैसे कि उपयोगिताओं और मजदूरी का भुगतान, या गैर-परिचालन व्यय जैसे कि ऋण पर भुगतान किए गए खर्च हो सकते हैं। नुकसान असामान्य और अप्रत्याशित खर्च होते हैं, जैसे कि उनके मूल्य से कम पर दीर्घकालिक संपत्ति का निपटान करना।
आय विवरण के प्रारूप
आम तौर पर स्वीकृत लेखा सिद्धांत (जीएएपी) लाभ और हानि बयानों के लिए दो स्वरूपों में से एक की मांग करते हैं जो कंपनी के बाहर के लोगों द्वारा देखा जाएगा। प्रबंधकों को आंतरिक उद्देश्यों के लिए विभिन्न प्रारूप अधिक उपयोगी लग सकते हैं, लेकिन यह सुनिश्चित करना चाहिए कि ये रिपोर्ट बाहरी उपयोगकर्ताओं को नहीं दी गई हैं। दो जीएएपी-अनुपालन प्रारूप एकल-चरण आय विवरण और बहु-चरण आय विवरण हैं। इन दो प्रारूपों में मुख्य अंतर यह है कि वे किस तरह से बेची गई वस्तुओं (या सेवाओं) की लागत को प्रदर्शित करते हैं, और जहां वे बयान पर लाभ और हानि रखते हैं।
एक्सेल में लाभ और हानि वक्तव्य बनाना
शुरू करने से पहले आपको लाभ और हानि के बयानों के उदाहरण देखने में मददगार हो सकते हैं। कुछ तत्व हैं जो आपके व्यवसाय की बारीकियों की परवाह किए बिना बयान के लिए आवश्यक हैं। आपके पास शीर्ष पर केंद्रित एक तीन-पंक्ति शीर्षक होगा। पहली पंक्ति व्यावसायिक नाम होगी। दूसरा रिपोर्ट का शीर्षक होगा: लाभ और हानि विवरण। तीसरी पंक्ति पर, आपको उस समय अवधि को निर्दिष्ट करना होगा जिसे स्टेटमेंट कवर करता है। कुछ उदाहरण हो सकते हैं:
- 31 मार्च 2018 को समाप्त तिमाही के लिए
- 30 सितंबर, 2018 को समाप्त महीने के लिए
- 31 दिसंबर 2018 को समाप्त वर्ष के लिए
स्पष्टता के लिए शीर्षक के बाद कम से कम एक खाली पंक्ति छोड़ दें। अगले चरण इस आधार पर अलग-अलग होंगे कि आप एकल-चरण या बहु-चरण का उपयोग कर रहे हैं, लेकिन कुछ तत्व साझा किए जाते हैं। आप पहले कॉलम में शुरू करेंगे, और जब भी जानकारी को इसे अलग करने के लिए इंडेंट करने की आवश्यकता होगी, आप अगले कॉलम पर चले जाएंगे। आप उस पहले कॉलम की कॉलम चौड़ाई को संपादित करेंगे ताकि दूसरे कॉलम में जानकारी ऊपर की जानकारी के पहले कई वर्णों के बाद ऊपर की तरह नीचे दी गई छवि में दिखाई दे।
या तो प्रारूप में, आप सबसे पहले राजस्व को सूचीबद्ध करने जा रहे हैं, उसके बाद खर्चों के साथ, कुल मिलाकर शुद्ध आय कहा जाता है। खाते के सभी शीर्षक दर्ज किए जाने के बाद, आप डॉलर के मान दर्ज करने से पहले कुछ स्थान छोड़ने के लिए एक या दो कॉलम छोड़ देंगे। इस कॉलम को मुद्रा के रूप में प्रदर्शित करने के लिए सेट करें।
एकल-चरण आय विवरण
एकल-चरण आय विवरण एक मूल सूत्र का उपयोग करता है: शुद्ध आय राजस्व के बराबर होती है और कम खर्च और नुकसान प्राप्त करती है। आप पहली पंक्ति में "राजस्व और लाभ" टाइप करेंगे, फिर अगली पंक्तियों को इंडेंट करेंगे जहां आप अपने व्यवसाय के लिए विभिन्न राजस्व और लाभ खातों को सूचीबद्ध करते हैं। निम्नलिखित पंक्ति एक बार फिर से इंडेंट की जाएगी, और कहेंगे "कुल राजस्व और लाभ।" एक रिक्त पंक्ति के बाद, "व्यय और हानि" टाइप करें और फिर अगली पंक्तियों को इंडेंट करें जहां आप व्यय और हानि खातों को सूचीबद्ध करते हैं। आप "कुल खर्च और नुकसान" के लिए फिर से इंडेंट करेंगे। अंतिम पंक्ति आय और व्यय है।
मल्टी-स्टेप इनकम स्टेटमेंट
सिंगल-स्टेप की तुलना में मल्टी-स्टेप स्टेटमेंट में महत्वपूर्ण अंतर यह है कि हम संचालन को गैर-ऑपरेटिंग आइटम से अलग करते हैं। आपका बयान बिक्री, माल की लागत और सकल लाभ के साथ शुरू होगा। आप उस परिचालन व्यय के साथ उसका पालन करेंगे, जिसे "ऑपरेटिंग इनकम" शीर्षक वाले सबटोटल को खोजने के लिए घटाया जाएगा। आप उस क्रम में गैर-ऑपरेटिंग राजस्व, लाभ, व्यय और हानि की सूची बनाएंगे, और फिर गैर-ऑपरेटिंग आइटमों को कुल करेंगे। संचालन और गैर-ऑपरेटिंग आइटम को एक साथ जोड़ना आपको शुद्ध आय देता है।
