प्रतियोगिता के विजेताओं को अक्सर उनके पुरस्कारों के बारे में सूचित करने वाले पत्र मिलते हैं। एक प्रतियोगिता विजेता पत्र एक संगठन द्वारा बनाया जाता है जो पुरस्कार प्रदान करता है। कई कंपनियां मुफ्त सामान और सेवाएं देती हैं, जबकि अन्य नकद पुरस्कार, छुट्टियां या कार देते हैं। पुरस्कार विजेता को एक पत्र लिखा जाता है जिसमें उसे पुरस्कार से सम्मानित किया जाता है, संगठन उसे देता है और पुरस्कार के कई विवरण देता है।
पत्र को संबोधित करें। एक प्रतियोगिता विजेता पत्र कई उद्देश्यों को पूरा करता है। पहला विजेता को सूचित करना है और दूसरा पुरस्कार देने वाले संगठन को बढ़ावा देना है। पत्र को व्यक्तिगत रूप से संबोधित करें यदि आप केवल कुछ पुरस्कार दे रहे हैं। यदि आप सैकड़ों पुरस्कार दे रहे हैं, तो इसे और अधिक सामान्य रूप से संबोधित करें, "प्रिय पुरस्कार विजेता।"
एक विजेता की घोषणा करें। पत्र की शुरुआत यह कह कर करें कि प्राप्तकर्ता ने पुरस्कार जीता है। यदि लागू हो तो संगठन का नाम पुरस्कार और प्रतियोगिता का नाम दें।
पुरस्कार की घोषणा करें। विजेता को बधाई और विशिष्ट पुरस्कार जीतने की घोषणा करें। पुरस्कार और क्या शामिल है के बारे में विवरण प्रस्तुत करें। यदि पुरस्कार एक छुट्टी है, तो विजेता को बताएं कि क्या विवरण शामिल हैं, मेहमानों की संख्या, यात्रा का स्थान और लंबाई।
पत्राचार के लिए पूछें। कभी-कभी पुरस्कार विजेताओं को संगठन के साथ मेल खाना आवश्यक होता है। संगठन विजेता को एक नंबर पर कॉल करने, ईमेल या पत्र भेजने के लिए कह सकता है। अन्य बार, संगठन इस कदम को संभालता है और विजेता को सूचित करता है कि उसे क्या उम्मीद है। इस मामले में, पत्र को विजेता को बताना चाहिए कि विवरण को अंतिम रूप देने के लिए संगठन जल्द ही उससे संपर्क करेगा।
पत्र पर हस्ताक्षर करें। एक प्रतियोगिता विजेता पत्र आम तौर पर संगठन के प्रबंधक या मालिक द्वारा हस्ताक्षरित होता है। मालिक नाम और शीर्षक के बाद "आपका सच" या "ईमानदारी से" पर हस्ताक्षर करता है।
पत्र पर एक फोन नंबर, वेबसाइट या ईमेल पते जैसी संपर्क जानकारी शामिल करें। पुरस्कार विजेता जिनके पास प्रश्न हैं वे जानकारी के लिए आपसे संपर्क कर सकते हैं।
