आउटसोर्सिंग के लिए एक प्रस्ताव पत्र कैसे लिखें

आउटसोर्सिंग से तात्पर्य किसी फर्म की गैर-कोर गतिविधियों को अनुबंधित करने, उप-अनुबंध या "बाहरीकरण" करने से है। उदाहरण के लिए, एक उपभोक्ता सामान कंपनी अपने कॉल सेंटर को दूसरे देश में आउटसोर्स कर सकती है जहां श्रम लागत कम है। इससे कंपनी अपने मुख्य गतिविधियों - डिजाइनिंग, उत्पादन और अपने उत्पादों के विपणन पर ध्यान केंद्रित कर सकती है। एक आउटसोर्सिंग अनुबंध को जीतने के लिए, आपकी फर्म को कुछ प्रतिस्पर्धात्मक लाभ होने की आवश्यकता है - एक व्यवसाय प्रक्रिया जिसे आप बाज़ार में अन्य कंपनियों की तुलना में बेहतर या सस्ता कर सकते हैं। हालांकि, चीजों को दूसरों की तुलना में बेहतर या सस्ता करना पर्याप्त नहीं है; आपको एक ठोस और स्पष्ट प्रस्ताव लिखने में भी सक्षम होना चाहिए।

सीधे इस बात पर जाएं कि आपको क्या संदेश देना है। कॉर्पोरेट अधिकारी बेहद व्यस्त लोग हैं, इसलिए आपको अनावश्यक परिचय के साथ अपना समय बर्बाद नहीं करना चाहिए। आदर्श रूप में, कुछ वाक्यों में अपने आउटसोर्सिंग प्रस्ताव को योग करें। लिखें कि आपकी फर्म क्या पेशकश कर सकती है और आपकी सेवाएं आपके ग्राहकों की निचली रेखा को कैसे प्रभावित कर सकती हैं। विशिष्ट होना। उदाहरण के लिए, "हम आपको अपनी कॉल सेंटर ऑपरेशंस को हमारी फर्म को आउटसोर्स करने की पेशकश करना चाहते हैं। हमने आपके उद्योग में अन्य मार्केट प्लेयर्स के लिए 46 प्रतिशत तक की बचत प्राप्त की है। इस रिकॉर्ड को देखते हुए, हमारा मानना ​​है कि आप हमारे प्रस्ताव पर अधिक विचार कर सकते हैं। विस्तार।"

पाठक को बताएं कि आपका प्रस्ताव अधिक विस्तृत रूप में क्या है। कुछ प्रमुख तकनीकी विवरणों में जाएं। कॉल सेंटर आउटसोर्सिंग के मामले में, उन सॉफ्टवेयर और हार्डवेयर के बारे में जानकारी शामिल हो सकती है जिन्हें आप वर्तमान में फोन कॉल के प्रसंस्करण के लिए उपयोग कर रहे हैं। इसके अलावा, उन कीमतों को इंगित करें जो आप कम श्रम लागत के परिणामस्वरूप चार्ज करने में सक्षम हैं। उदाहरण के लिए, योग्यता प्राप्त करने के लिए प्रत्येक कॉल सेंटर ऑपरेटर को परीक्षा की जानकारी प्रदान करके अपनी सेवा की गुणवत्ता पर प्रकाश डालें।

अपनी सेवाओं के लाभ और बचत को कंपनी में ला सकते हैं। ठोस चर के संदर्भ में उन्हें मापें। उदाहरण के लिए, आप कह सकते हैं "यदि आप हमारी फर्म के साथ काम करते हैं, तो आपको प्रति फोन-कॉल लागत 20 से 46 प्रतिशत सस्ती और आपके ग्राहकों के लिए 70 प्रतिशत कम प्रतीक्षा समय मिल सकता है। इसके अलावा, हमारा फोन कॉल सेंटर संचालित हो सकता है। एक समय में 10,000 फोन कॉल - किसी भी अन्य फोन कॉल सेंटर की तुलना में बहुत अधिक।"

टाइपो और त्रुटियों के लिए अपना प्रस्ताव पत्र संपादित करें। यदि कुछ मार्ग और वाक्य पर्याप्त स्पष्ट नहीं हैं या सबूत द्वारा समर्थित नहीं हैं, तो उन्हें फिर से लिखें। इसके अलावा, किसी भी अनावश्यक शब्द को हटा दें, जैसे कि "अच्छा" जब यह कुछ भी संकेत नहीं करता है। पुनरावृत्ति से बचें। एक बार फिर पत्र को प्रूफ़ करने के लिए किसी अन्य व्यक्ति से पूछें।

टिप्स

• औपचारिक लेखन शैली का उपयोग करें। अनौपचारिक शब्दों और वाक्यांशों से बचें, जैसे "सुनिश्चित करें" और "दिलचस्प।"

  यदि आप किसी कंपनी की ओर से लिख रहे हैं, तो "I" के बजाय "हम" का उपयोग करें।