परियोजना की स्थिति रिपोर्ट किसी भी व्यक्ति के लिए एक परियोजना का प्रबंधन करने की कोशिश कर रहे दस्तावेज़ों को नियंत्रित कर रही है, चाहे वह एक एकल व्यक्ति की नौकरी हो या कई स्थानों पर सैकड़ों लोगों को शामिल करना हो। प्रोजेक्ट स्टेटस रिपोर्ट किसी प्रोजेक्ट की प्रगति, उसके अपेक्षित पूर्ण होने की तारीख और अंतिम प्रोजेक्ट स्टेटस रिपोर्ट संकलित होने के बाद उस पर क्या कार्रवाई की गई है, के संक्षिप्त सारांश के रूप में कार्य करता है। यह प्रबंधकों को कार्यों को ट्रैक पर रखने में मदद करता है और सार्थक समाधान उत्पन्न करने के लिए शुरुआती समस्याओं की पहचान करता है।
परियोजना सारांश
परियोजना की स्थिति रिपोर्ट आमतौर पर परियोजना के महत्वपूर्ण तत्वों के एक संक्षिप्त विवरण के साथ शुरू होती है। यह अनुच्छेद या ब्लॉक परियोजना का नाम, रिपोर्ट की तारीख, जो परियोजना या इसके प्रबंध विभाग के लिए जिम्मेदार है और परियोजना के उद्देश्य का विवरण पहचानता है। इसमें संपर्क जानकारी भी शामिल हो सकती है, जैसे कि फ़ोन नंबर या मुख्य परियोजना टीम के सदस्यों के ईमेल पते। इस खंड में परियोजना के दौरान बहुत कुछ बदलने की संभावना नहीं है और अक्सर एक स्थिति रिपोर्ट से दूसरे में कॉपी की जाती है, बस अद्यतन की जाने वाली तारीख के साथ।
वितरणयोग्य
प्रोजेक्ट डिलिवरेबल्स का वर्णन करने वाला एक खंड प्रोजेक्ट स्टेटस रिपोर्ट के लिए महत्वपूर्ण है। इस खंड को डिलिवरेबल्स को सूचीबद्ध करना चाहिए और एक या दो शब्द में अपनी वर्तमान स्थिति देनी चाहिए। उदाहरण के लिए, एक उत्पाद लॉन्च प्रोजेक्ट शीट में प्रिंट विज्ञापन, विक्रेता लॉन्च पार्टी, ट्रेड शो बूथ डिस्प्ले और प्राइस शीट क्रिएशन जैसे डिलिवरेबल्स हो सकते हैं। प्रत्येक सुपुर्दगी के आगे, प्रोजेक्ट मैनेजर को "पूर्ण" या "ऑर्डर किया गया" या "प्रिंटर पर" ऐसी बातें लिखनी चाहिए। यह समयरेखा अनुभाग में सूचीबद्ध अधिक विस्तृत कार्यों के साथ परियोजना के सारांश के रूप में कार्य करता है।
समयसीमा
टास्क टाइमलाइन एक प्रोजेक्ट स्टेटस रिपोर्ट का तत्व है जो अक्सर सबसे अधिक छानबीन करता है। इस खंड को अंतिम परियोजना की स्थिति रिपोर्ट के बाद पूरा किया गया कार्य, जो कार्य अगली अवधि और तिथियों के कारण होता है, जब कार्य पूरा होने की उम्मीद है। कई परियोजना की स्थिति रिपोर्ट में यह ग्रिड में अपेक्षित पूर्णता और वास्तविक समापन के लिए दी गई तारीखों के साथ प्रस्तुत होता है। कई प्रोजेक्ट मैनेजर अलग-अलग रंगों के साथ इस सेक्शन को कलर-कोड करना चाहते हैं, जो शेड्यूल से पहले, शेड्यूल पूरा होने या होल्ड पर होने वाले कार्यों का प्रतिनिधित्व करते हैं।
नोट्स, सिफारिशें और स्पष्टीकरण
परियोजना की स्थिति रिपोर्ट में किसी भी लाल झंडे को सूचीबद्ध करने, अनुरोध या चुनौतियों को बदलने की आवश्यकता होती है जो परियोजना का सामना कर रही है। यह सूचीबद्ध करने के लिए एक जगह है जहां अतिरिक्त संसाधनों की आवश्यकता हो सकती है या जहां डिलीवरी की तारीखें बदलने जा रही हैं। यह खंड यह भी रिपोर्ट कर सकता है कि कैसे अप्रत्याशित घटनाओं ने परियोजना को प्रभावित किया है, जैसे कि सॉफ्टवेयर समस्याएं, विक्रेता या दोषपूर्ण आपूर्ति से देर से डिलीवरी। कुछ परियोजना प्रबंधक इस अनुभाग को रिपोर्ट से अलग करेंगे और इसे असतत दस्तावेज में सूचीबद्ध करेंगे जो वे परियोजना की स्थिति रिपोर्ट में संलग्न करते हैं।
