क्रेडिट कार्ड धोखाधड़ी के अधिकांश मामले क्रेडिट कार्ड की जानकारी से स्वेच्छा से दिए गए हैं। कभी-कभी यह जानकारी बेचने वाले कर्मचारी का मामला होता है। दूसरों में, यह सूचना चोरी का मामला है। दोनों मामले आपके व्यवसाय में क्रेडिट कार्ड रिकॉर्ड को सुरक्षित रखने के महत्व को रेखांकित करते हैं। बिक्री के बिंदु पर क्रेडिट कार्ड चलाने वाले व्यवसायों के लिए, यह चिंता का विषय नहीं है। पूर्ण क्रेडिट कार्ड की जानकारी आपके व्यवसाय में कभी नहीं रहती है। हालांकि, कुछ व्यवसायों को आवर्ती बिलों या जमा राशि के प्रबंधन के लिए क्रेडिट कार्ड डेटा को फाइल पर रखने की आवश्यकता होती है। इन मामलों में, उचित सुरक्षा आवश्यक है।
शारीरिक रिकॉर्ड
क्रेडिट कार्ड की जानकारी कागज की एक शीट पर रखें, अधिमानतः उस फ़ोल्डर से जुड़ी जहाँ आप ग्राहक की फ़ाइल रखते हैं।
उन फ़ाइलों के लिए नामों की सूची रखें जिनमें क्रेडिट कार्ड की जानकारी शामिल है। समय-समय पर भौतिक फ़ाइलों के खिलाफ यह पुष्टि करने के लिए जांचें कि कोई भी गायब नहीं है।
एक सुरक्षित जगह पर रखी लॉकिंग कैबिनेट में फ़ाइलों को स्टोर करें। एक बंद कार्यालय अच्छा है, लेकिन एक व्यस्त डेस्क स्थान अक्सर बेहतर होता है। सीमित पहुंच के साथ कोई जगह, लेकिन कई आँखें, जैसे कि रिसेप्शन डेस्क, सबसे अच्छा है। केवल प्रबंधकों या अन्य विश्वसनीय कर्मियों की चाबियों तक पहुंच होनी चाहिए।
किसी फ़ाइल को केवल तब एक्सेस करें जब सीधे उसके साथ बातचीत की जाए, जैसे कि उस महीने की खरीदारी के लिए क्रेडिट कार्ड की जानकारी दर्ज करना। एक बार समाप्त होने पर इसे सीधे फाइल कैबिनेट में लौटा दें। फाइल के साथ काम करते समय कैबिनेट को लॉक रखें।
कोड में क्रेडिट कार्ड की जानकारी दर्ज करने पर विचार करें, जैसे कि अंकों के दूसरे और चौथे ब्लॉकों को उलट कर। क्योंकि क्रेडिट कार्ड नंबर विशिष्ट नियमों के अनुसार तैयार किए गए हैं, अधिकांश कोड जो कोई व्यक्ति याद कर सकता है उसे पेशेवरों द्वारा तोड़ा जाएगा। हालांकि, यह उपाय आकस्मिक प्रलोभन को हतोत्साहित करने का काम करेगा।
इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड्स
सभी फाइलों को क्रेडिट कार्ड की जानकारी के साथ एक पासवर्ड सुरक्षित उपयोगकर्ता पर रखें जिसमें व्यवस्थापक विशेषाधिकार हैं। कंप्यूटर को खुद बंद करके रखें। लैपटॉप, फ्लैश ड्राइव या अन्य आसानी से पोर्टेबल स्टोरेज डिवाइस पर क्रेडिट कार्ड की जानकारी संग्रहीत न करें।
पासवर्ड लेखांकन और बिलिंग सॉफ़्टवेयर की सुरक्षा करता है जो क्रेडिट कार्ड की जानकारी के साथ स्टोर या इंटरैक्ट करता है। उपयोगकर्ता खाते की सुरक्षा करने वाले विभिन्न पासवर्ड का उपयोग करें।
अपने अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर के पासवर्ड और तकनीकी विशिष्टताओं को सुरक्षित रखें, केवल उन लोगों तक पहुंच को प्रतिबंधित करें जिन्हें जानकारी तक पहुंचने की आवश्यकता है। इसका मतलब उन लोगों की संख्या को सीमित करना हो सकता है जो कुछ कार्य करने में सक्षम हैं।
ऑनलाइन प्रसंस्करण सेवाओं पर विचार करें, जिनमें से कई प्रत्यक्ष बिलिंग की अनुमति देंगे। प्रत्यक्ष बिलिंग सेवाएं स्थापित की जा सकती हैं, ताकि केवल कंप्यूटर ही वास्तविक क्रेडिट कार्ड की जानकारी हासिल कर सके। लेन-देन उपयोगकर्ता के बिना पूरे क्रेडिट कार्ड नंबर को देखे बिना भी हो जाता है।
चेतावनी
क्रेडिट कार्ड की जानकारी को बहुत गंभीरता से लें। यदि आपकी फ़ाइलों से छेड़छाड़ की जाती है और पहचान की चोरी करने के लिए उपयोग किया जाता है, या यहां तक कि एक सीधे मेलिंग कंपनी को बेचा जाता है, तो आपकी कंपनी को नुकसान के लिए उत्तरदायी पाया जा सकता है।
