आपके व्यवसाय की सफलता के लिए गुणवत्ता नियंत्रण और गुणवत्ता आश्वासन दोनों महत्वपूर्ण हैं। जैसा कि इसके नाम से पता चलता है, गुणवत्ता आश्वासन या क्यूए, किसी उत्पाद या सेवा में गुणवत्ता के वांछित स्तर को बनाए रखने के लिए डिज़ाइन किया गया है। यह संगठनों को अपने लक्ष्यों को स्पष्ट रूप से तैयार करने, उनके कार्यों में ताकत और कमजोरियों की पहचान करने, उनके प्रदर्शन का मूल्यांकन करने और बेहतर परिणाम देने के लिए आवश्यक कदम उठाने में सक्षम बनाता है। यह अभ्यास आपको महंगी गलतियों से बचने और जोखिमों को कम करने में मदद कर सकता है।
गुणवत्ता आश्वासन की भूमिका
किसी भी व्यवसाय, बड़े या छोटे, को विशिष्ट प्रक्रियाओं का पालन करना चाहिए और यह सुनिश्चित करना चाहिए कि इसकी परियोजनाओं को प्रभावी ढंग से प्रबंधित किया जाए। मान लीजिए कि आप एक नया उत्पाद लॉन्च करने की योजना बना रहे हैं। आप बस उत्पाद नहीं बना सकते हैं और इसे स्टोर अलमारियों पर रख सकते हैं।
सबसे पहले, यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि यह कुछ गुणवत्ता मानकों को पूरा करता है और अंतिम उपयोगकर्ता को मूल्य प्रदान करता है। इसलिए आपको गुणवत्ता आश्वासन योजना, या QAP की आवश्यकता है। इसकी भूमिका यह सुनिश्चित करना है कि उत्पादन की गुणवत्ता ग्राहकों की आवश्यकताओं को पूरा करती है और उद्योग मानकों का पालन करती है। उसी समय, यह त्रुटियों को कम करने में मदद करता है और सुधार के क्षेत्रों की पहचान करता है।
QA नियोजन प्रक्रिया उत्पाद या परियोजना के विकास के हर पहलू से निपटती है, इसके समग्र प्रदर्शन से लेकर बुनियादी कार्यों के रखरखाव तक। इसकी संरचना संगठन की आवश्यकताओं पर निर्भर करती है। उदाहरण के लिए, स्टार्टअप या छोटी कंपनियां अपनी वृद्धि में तेजी लाने और ग्राहकों की संतुष्टि बढ़ाने के लिए गुणवत्ता आश्वासन योजना का उपयोग कर सकती हैं।
QAP दस्तावेज़ में प्रत्येक टीम के सदस्य, मील के पत्थर, प्रक्रियाओं, परियोजना डेटा मूल्यांकन, सत्यापन और सत्यापन विधियों, प्रतिक्रिया क्रियाओं और अधिक के लिए स्पष्ट गुणवत्ता के उद्देश्य, कार्य और जिम्मेदारियां शामिल होनी चाहिए। क्यूए योजना प्रक्रिया एक संगठन से दूसरे में भिन्न होगी। गुणवत्ता आश्वासन योजना बनाने के लिए इन चरणों का पालन करें।
गुणवत्ता उद्देश्यों को परिभाषित करें
अपनी परियोजना के लिए गुणवत्ता लक्ष्यों को परिभाषित करके शुरू करें। मापने योग्य शब्दों में प्रत्येक उद्देश्य का वर्णन करें। लागू होने वाले किसी भी प्रासंगिक संघीय और राज्य नियमों पर विचार करें। QAP दस्तावेज़ में सब कुछ नीचे लिखें।
आपके उद्देश्य विशिष्ट, मापने योग्य, प्राप्य और समयबद्ध होने चाहिए। अपने लक्ष्यों को स्पष्ट रूप से परिभाषित करने के लिए स्मार्ट सूत्र (विशिष्ट, औसत दर्जे का, उपयुक्त, यथार्थवादी और समय पर) का उपयोग करें। निर्धारित करें कि कितने दोष स्वीकार्य हैं और लंबी अवधि में उन्हें उपाय करने के तरीके की तलाश करें। इसके अलावा, सुनिश्चित करें कि आपकी कंपनी के गुणवत्ता लक्ष्य ग्राहकों की उम्मीदों के साथ संरेखित हैं।
भूमिकाएं और जिम्मेदारियां सौंपें
सामान्य तौर पर, बड़े संगठनों की अपनी गुणवत्ता आश्वासन टीम होती है। दूसरी ओर छोटे व्यवसाय, या तो इस कार्य को आउटसोर्स करते हैं या अपने कर्मचारियों को विशिष्ट भूमिकाएं और जिम्मेदारियां सौंपते हैं।
यदि आप एक स्टार्टअप या छोटी कंपनी हैं, तो गुणवत्ता आश्वासन में अपने कर्मचारियों को प्रशिक्षित करने पर विचार करें। उन्हें अपने कौशल के आधार पर विशिष्ट कार्य सौंपे। एक अच्छी क्यूए टीम शुरुआती चरणों में संभावित मुद्दों का पता लगाने और उन्हें ठीक करने में सक्षम होगी, निर्मित उत्पादों में गलतियों को रोकने और ग्राहकों की मांगों को पूरा करने में मदद करेगी।
एक प्रबंधक के रूप में, हर किसी का पालन करने और प्रत्येक परियोजना के लिए आवश्यकताओं को स्पष्ट रूप से निर्धारित करना सुनिश्चित करने के लिए प्रक्रियाओं और नियमों को स्थापित करना आपकी जिम्मेदारी है। आपको अपनी टीम को लगातार प्रोत्साहित करने, उसके प्रदर्शन की निगरानी करने और सार्थक प्रतिक्रिया प्रदान करने की भी आवश्यकता है। विभिन्न परिदृश्यों पर विचार करें जो हो सकते हैं और प्रत्येक विभाग द्वारा लागू की जाने वाली प्रक्रियाओं का एक सेट निर्धारित करते हैं।
गुणवत्ता आश्वासन योजना को लागू करना
तय करें कि QA योजना प्रक्रिया के माध्यम से कौन से उपकरण और संसाधनों की आवश्यकता होगी। इसके अलावा, सुनिश्चित करें कि आपकी गुणवत्ता आश्वासन योजना कंपनी की माप योजना, प्रलेखन योजना, जोखिम प्रबंधन योजना और अन्य सहायक प्रक्रियाओं के अनुसार है। आपके संगठन में हर कोई एक ही पृष्ठ पर होना चाहिए।
QA दस्तावेज़ QA नियोजन प्रक्रिया को लागू करने के तरीके पर स्पष्ट दिशानिर्देश प्रदान करेगा और यह वर्णन करेगा कि यह कंपनी के मिशन के साथ कैसे संरेखित करता है। प्रक्रिया के प्रत्येक चरण को समझना और कवर करना आसान होना चाहिए। हर कुछ महीनों में इसकी समीक्षा करें और ऐसे बदलाव करें जिनकी ज़रूरत हो। विभिन्न प्रकार की नियंत्रण समीक्षाएं शामिल करें, जैसे कि दस्तावेज़ीकरण समीक्षाएं, वितरण योग्य समीक्षाएं, सहकर्मी समीक्षाएं और बहुत कुछ।
परिणामों को मापें
अंत में, प्रक्रियाओं द्वारा लाई गई प्रगति और सुधार का आकलन करें और फिर उसके अनुसार गुणवत्ता आश्वासन योजना को समायोजित करें। प्रारंभिक लक्ष्यों को ध्यान में रखें और निर्धारित करें कि ये उद्देश्य पूरे हुए हैं या नहीं। अपनी टीम को परिणामों को संप्रेषित करें और उनके प्रयासों को पुरस्कृत करें। यदि आवश्यक हो तो नए दिशानिर्देशों और नीतियों के साथ QAP दस्तावेज़ को अपडेट करें।
गुणवत्ता आश्वासन योजना तैयार करना एक टीम प्रयास है। इसलिए सभी को शामिल करना महत्वपूर्ण है। आपके संगठन का प्रत्येक विभाग, विपणन और बिक्री से लेकर ग्राहक सेवा तक, इस प्रक्रिया में भूमिका निभाता है। जब सही किया जाता है, तो QA योजना आपको समय और पैसा बचा सकती है, ग्राहक विश्वास बढ़ा सकती है और आपकी कंपनी के प्रदर्शन और दक्षता को बढ़ा सकती है।
