जब सरकारी एजेंसियों या व्यवसायों को परिवहन या लॉजिस्टिक सेवाओं की आवश्यकता होती है, तो वे प्रस्तावों के लिए अनुरोध या बोलियों के लिए अनुरोध जैसे अनुरोध दस्तावेजों को जारी करते हैं। वे ठेकेदार की सर्वोत्तम गुणवत्ता से सर्वोत्तम मूल्य प्राप्त करने के लिए ऐसा करते हैं। आप इन याचना दस्तावेजों को व्यवसाय या सरकारी एजेंसी के क्रय विभाग से एकत्र कर सकते हैं। यदि आप इस विभाग को कॉल करते हैं, तो वे आपको निर्देशित करेंगे कि वे बोली लगाने के लिए खुलने वाले अपने अनुरोधों को पोस्ट करें या वे सीधे आपको मेल, ई-मेल या फैक्स द्वारा भेज सकते हैं। एक बार आपके पास दस्तावेज होने के बाद, आप अपने बोली प्रस्ताव को एक साथ रखना शुरू कर सकते हैं।
कवर से लेकर बैक तक के सॉलिसिटेशन दस्तावेजों को पढ़ें। अपना बोली प्रस्ताव लिखने के लिए आपको जो कुछ भी जानना चाहिए वह इन दस्तावेजों में है। एक हाइलाइटर या किसी प्रकार के अंकन का उपयोग करने से महत्वपूर्ण जानकारी प्राप्त करना आसान हो जाएगा जब आपके प्रस्ताव को एक साथ रखा जाए क्योंकि ये दस्तावेज़ सैकड़ों पृष्ठ लंबे हो सकते हैं।
सरकारी एजेंसी या व्यवसाय द्वारा अनुरोधित परिवहन और रसद सेवाएं प्रदान करने के लिए एक मूल्य उद्धरण शामिल करें। न केवल श्रम, बल्कि परिवहन करने वाले वाहन को गैस और रखरखाव की लागत पर भी विचार करें। उद्धरण के अलावा, शामिल करें कि आप उद्धृत मूल्य के लिए क्या विशिष्ट सेवाएं प्रदान कर रहे हैं।
अपने व्यवसाय और अपनी सेवाओं के बारे में जानकारी शामिल करें। आप कितने समय से व्यवसाय में हैं, हाई-प्रोफाइल प्रोजेक्ट्स पर आपने काम किया है और आपको अपनी प्रतियोगिता से अलग क्या सेट करता है, इसकी जानकारी शामिल करें; उदाहरण के लिए, यदि आप खतरनाक अपशिष्ट परिवहन की पेशकश करते हैं।
संदर्भ शामिल करें। सभी सॉलिसिटेशन दस्तावेज़ विशेष रूप से आपको अपने बोली प्रस्ताव में संदर्भ शामिल करने के लिए नहीं कहेंगे। हालाँकि, आपके बोली प्रस्ताव के अंत में एक संदर्भ पृष्ठ जोड़ने से व्यवसाय या सरकारी एजेंसी को आपकी सेवा या उत्पाद की गुणवत्ता सुनिश्चित करने के लिए आपके पूर्व कार्य की जांच करने की अनुमति मिलती है।
अपनी बोली प्रस्ताव के व्याकरण और वर्तनी की जाँच करें और सुनिश्चित करें कि आप इसे समय पर चालू कर दें। यदि आप समय पर अपना बोली प्रस्ताव नहीं बदलते हैं, तो यह शून्य है और आपको एक संभावित ठेकेदार नहीं माना जाएगा।
