एक लेखा सूचना प्रणाली आमतौर पर एक कम्प्यूटरीकृत लेखा कार्यक्रम है जो एक कंपनी के लिए रिकॉर्ड रखता है। सूचना प्रणाली में दर्ज की जाती है और सिस्टम पटरियों और लेखांकन जानकारी को व्यवस्थित करता है। लेखांकन सूचना प्रणाली का उपयोग वित्तीय विवरण सहित कंपनी के बारे में विस्तृत जानकारी प्रदान करने के लिए भी किया जाता है।
व्यापारिक लेनदेन
एक लेखा सूचना प्रणाली एक व्यवसाय के सभी लेनदेन को रिकॉर्ड करने के लिए डिज़ाइन की गई है। एक लेखा लिपिक कार्यक्रम में सभी व्यापार लेनदेन में प्रवेश करता है और लेनदेन स्वचालित रूप से संबंधित खातों में पोस्ट किया जाता है। यह महत्वपूर्ण है क्योंकि किसी भी समय जानकारी की आवश्यकता होती है, यह कंप्यूटर पर पाया जा सकता है और आयोजित किया जाता है।
देय खाते
एक लेखा सूचना प्रणाली देय खातों पर किए गए आसान भुगतानों के लिए अनुमति देती है। कई प्रणालियों को एक बटन के एक क्लिक के कारण सभी बिलों का भुगतान करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। एक तारीख का चयन किया जाता है और सभी बिलों के लिए चेक स्वचालित रूप से किए जाते हैं। अधिकांश सिस्टम एक क्लर्क को कुछ बिलों को अचयनित करने की अनुमति देते हैं यदि कोई कंपनी एक विशिष्ट बिल का भुगतान करने के लिए तैयार नहीं है।
प्राप्य खाते
इस प्रकार की प्रणाली आसान बिलिंग के लिए भी अनुमति देती है। सूचना सिस्टम पर दर्ज की जाती है और एक क्लर्क चुनता है कि कब बिल प्रिंट करना है। यह व्यवसाय के आधार पर दैनिक, साप्ताहिक या मासिक रूप से किया जाता है। सिस्टम क्लर्क के लिए सभी बिलों को कुशलतापूर्वक और आसानी से उत्पन्न करता है।
वित्तीय विवरण
एक लेखा सूचना प्रणाली क्लर्क के बिना सभी वित्तीय रिपोर्ट उत्पन्न करती है। रिपोर्ट की तारीखें सिस्टम में दर्ज की जाती हैं और कंप्यूटर उस विशिष्ट अवधि के लिए रिपोर्ट तैयार करता है। यह तब काम आता है जब किसी अलग अवधि की रिपोर्ट की तुरंत जरूरत होती है। सिस्टम में किसी भी अवधि के लिए रिपोर्ट तैयार करने की क्षमता है जिसे जानकारी दर्ज की गई थी।
साल के अंत में समापन
साल के अंत में समापन अक्सर एक लेखाकार के लिए एक कठिन प्रक्रिया है। एक अनौपचारिक परीक्षण संतुलन बनाया जाता है, प्रविष्टियों को समायोजित किया जाता है और रिकॉर्ड किया जाता है, एक समायोजित परीक्षण संतुलन की गणना की जाती है, समापन प्रविष्टियां बनाई जाती हैं, और अंत में, एक पोस्ट-क्लोजिंग परीक्षण संतुलन उत्पन्न होता है। यह प्रक्रिया जटिल और समय लेने वाली है, लेकिन एक लेखा सूचना प्रणाली के साथ, कंप्यूटर अधिकांश काम अपने आप करता है।
