सामान्य खाता वह जगह है जहाँ कंपनी की सभी लेखा प्रणाली की जानकारी और रिकॉर्ड एक साथ आते हैं, और जहाँ सभी लेनदेन पोस्ट किए जाते हैं। यह वह जगह भी है जहां से वित्तीय विवरण सूचना (बैलेंस शीट, आय विवरण और नकदी प्रवाह का विवरण) तैयार की जाती है। लेखांकन रिकॉर्ड पूर्ण और सटीक होने के लिए सामान्य लेज़र को संतुलन और अद्यतित रखा जाना चाहिए।
निर्धारित करें कि सामान्य लेज़र संतुलन में है या नहीं। समय-समय पर, आमतौर पर मासिक, एक कंपनी की किताबें संतुलित और बंद हो जाएंगी। इसका मतलब यह है कि सामान्य खाता बही को संतुलित करने के लिए किसी भी आवश्यक समायोजन प्रविष्टियों को बनाया जाता है। वित्तीय विवरण सामान्य खाता बही से निकाले जाते हैं। समापन प्रविष्टियों को अगली अवधि के लिए शुरुआती संतुलन स्थापित करने के लिए किया जाता है - अर्थात, सामान्य लेज़र को अपडेट करें। वर्तमान अवधि के लिए सामान्य लेज़र के शेष होने तक समापन प्रविष्टियाँ नहीं की जानी चाहिए। यदि बाद की अवधि के लिए शुरुआती शेष गलत हैं, तो वे सभी सफल अवधि के लिए तब तक जारी रहेंगे जब तक कि सही समायोजन नहीं किया जाता है।
एक बैलेंस बैलेंस रिपोर्ट चलाएं जिसमें शुरुआती बैलेंस और बैलेंस को समाप्त किया गया हो। यदि प्रारंभिक शेष योग शून्य के बराबर नहीं है, तो परीक्षण शेष रिपोर्ट फिर से चलाएँ।वह अवधि जहां शुरुआत शून्य के बराबर होती है, जहां पहले आउट-ऑफ-बैलेंस समस्या होती है।
प्रश्न में दिनांक सीमा का उपयोग करते हुए, सभी पत्रिकाओं और बैचों के लिए सामान्य खाता बही विस्तार स्रोत रिपोर्ट प्रिंट करें।
सामान्य लेज़र विवरण स्रोत रिपोर्ट की समीक्षा करें और ऐसी किसी भी प्रविष्टि की पहचान करें जो दो तरफा नहीं हैं। जब आपको एक प्रविष्टि मिलती है जो दो तरफा नहीं होती है, तो आपको रजिस्टर के मूल प्रिंट-आउट का उल्लेख करना होगा ताकि यह पता लगाया जा सके कि प्रविष्टि का कौन सा भाग गायब है।
प्रविष्टि के लापता हिस्से को दर्ज करने के लिए एक तरफा प्रविष्टि की आवश्यकता होगी। एक तरफा प्रविष्टि करने के लिए, आपको सिस्टम के लिए पर्यवेक्षी अधिकारों की आवश्यकता होगी।
सामान्य जर्नल में समायोजन प्रविष्टि करने के लिए, रजिस्टर से मूल पत्रिका, बैच नंबर और पोस्टिंग तिथि दर्ज करें। डेटा प्रविष्टि फ़ील्ड में, केवल वे खाते और डेटा दर्ज करें जो गायब हैं। इन प्रविष्टियों के पूरा होने के बाद, सामान्य पत्रिका को प्रिंट करें और अपडेट करें।
पुष्टि करें कि आप अब संतुलन से बाहर नहीं हैं। उस अवधि के लिए परीक्षण रिपोर्ट के लिए अंतिम शेष राशि की तुलना करें।
प्रत्येक बाद की अवधि के लिए पूरी प्रक्रिया को दोहराएं जब तक आप वर्तमान अवधि तक नहीं पहुंचते हैं और अब संतुलन से बाहर नहीं होते हैं। आगे बढ़ते हुए, आपको केवल वर्तमान अवधि के साथ काम करने की आवश्यकता है, क्योंकि आपने सभी पूर्व अवधियों को सही किया है और पहले सामान्य खाता बही के बिना पुस्तकों को बंद नहीं करेंगे।
यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि सामान्य खाता बही संतुलन कर सकता है और फिर भी गलत हो सकता है, यह तब होता है जब समान क्रेडिट डेबिट होते हैं लेकिन गलत खातों में पोस्टिंग की गई है।
