किसी भी संगठन के लिए सभी वित्तीय लेनदेन अंततः एक तरह से या किसी अन्य तरीके से सामान्य खाता बही में तैनात होते हैं। जब कंप्यूटर प्रोग्राम का उपयोग लेखांकन के लिए किया जाता है, तो अधिकांश वित्तीय डेटा उप-खाता-जैसे देय खातों या खातों प्राप्य- जो कि स्वचालित रूप से सामान्य खाता-बही के लिए पोस्ट होते हैं, पर पोस्ट किया जाता है। हालाँकि, कुछ प्रविष्टियों को सीधे सामान्य लेज़र में पोस्ट किया जाना चाहिए। लेन-देन जो अक्सर सामान्य खाता बही के लिए सीधे पोस्ट किए जाते हैं वे हैं पूंजीगत व्यय, ब्याज की अभिवृद्धि, मूल्यह्रास का संचय, समायोजन जो अगली लेखा अवधि में उलट हो जाएंगे, और अन्य खाता समायोजन जो कि उप-खाताकर्ता के माध्यम से नहीं किए जा सकते हैं। सामान्य लेज़र में पोस्ट करते समय, अतिरिक्त सावधानी बरतने के लिए सटीक होना चाहिए, क्योंकि कई सामान्य लेज़र प्रविष्टियों के साथ गलतियों को सुधारने के लिए गड़बड़ लेखांकन रिकॉर्ड होते हैं। इसके अलावा, हालांकि, सामान्य खाता बही के लिए पोस्टिंग जटिल नहीं है।
प्रविष्टियों से संबंधित सभी दस्तावेजों को इकट्ठा करें जिन्हें आपको सामान्य खाता बही में पोस्ट करना है। इनमें खरीद समझौते, पट्टे या ऋण समझौते, परिशोधन अनुसूची और मूल्यह्रास कार्यक्रम शामिल हो सकते हैं।
अपने कंप्यूटर या कागज पर एक स्प्रेडशीट तैयार करें, जिसमें प्रत्येक सामान्य लेज़र प्रविष्टि को पोस्ट किया जाना चाहिए। सामान्य खाता बही प्रविष्टि, डेबिट किए जाने वाले सटीक खाते और राशि का पूरा विवरण और फिर संबंधित खाते को क्रेडिट और राशि शामिल करें। अपनी डेबिट राशि को एक कॉलम में बाईं ओर रखें और एक कॉलम में दाईं ओर क्रेडिट करें।
आपके सभी सामान्य खाता बही प्रविष्टियों के लिए कुल डेबिट और क्रेडिट, और यह सुनिश्चित करें कि आपके डेबिट और क्रेडिट योग समान हैं। यदि आपने अपने कंप्यूटर पर अपनी स्प्रेडशीट तैयार की है, तो डेटा को अपने सामान्य लेज़र मॉड्यूल में दर्ज करते समय इसे संदर्भ के लिए प्रिंट कर लें।
अपने कंप्यूटर पर अपने अकाउंटिंग प्रोग्राम में अपने सामान्य लेज़र मॉड्यूल को एक्सेस करें। सत्यापित करें कि आपके सामान्य खाता-बही की तारीख उस अवधि के लिए निर्धारित है जिसमें आप अपनी प्रविष्टियां पोस्ट करना चाहते हैं। यह महत्वपूर्ण है क्योंकि प्रविष्टियाँ प्रायः अवधि समाप्त होने के बाद सामान्य लेज़र में पोस्ट की जाती हैं। उदाहरण के लिए, जबकि चालू माह वास्तव में फरवरी हो सकता है, तो आप जनवरी के लिए सामान्य खाता बही प्रविष्टियाँ पोस्ट कर सकते हैं, इसलिए इस मामले में, सुनिश्चित करें कि आपकी सामान्य खाता बही की तारीख जनवरी तक निर्धारित है।
अपने अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर उपयोगकर्ता पुस्तिका के अनुसार अपने सामान्य खाता बही में अपने सामान्य खाता बही की प्रविष्टियां करें।
अपने अप्रकाशित सामान्य खाता बही प्रविष्टियों की एक रिपोर्ट प्रिंट करें। अपनी सामान्य लीडर प्रविष्टियाँ, अपनी स्प्रेडशीट (और यदि आवश्यक हो तो मशीन टेप को जोड़कर) के विरुद्ध जाँच कर पहले ही तैयार कर लें। अपनी सामान्य खाता बही प्रविष्टियों के लिए कोई आवश्यक सुधार करें। सामान्य लेज़र के लिए अभी तक पोस्ट न करें।
अपने सामान्य लेज़र डेटा का कंप्यूटर बैकअप बनाएं। अपने सामान्य लेज़र डेटा बैकअप को स्पष्ट रूप से लेबल करें और इसे सुरक्षित स्थान पर संग्रहीत करें।
अपने अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर उपयोगकर्ता पुस्तिका के अनुसार अपनी सामान्य खाता बही प्रविष्टियाँ पोस्ट करें। आपके द्वारा अपने सामान्य लेज़र में पोस्ट की गई प्रविष्टियों का पूरा रिकॉर्ड प्रिंट करें। अपने स्थायी लेखांकन रिकॉर्ड के हिस्से के रूप में उचित फ़ाइलों या बही-खातों में इनका संग्रह करें।
टिप्स
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हमेशा सामान्य खाता बही में आपके द्वारा पोस्ट की जाने वाली किसी भी प्रविष्टी को अच्छी तरह से दस्तावेज करें, क्योंकि आप कभी भी यह सुनिश्चित नहीं कर सकते हैं कि आप बाद में अपनी सामान्य खाताधारक प्रविष्टियों को समझाने के लिए उपलब्ध होंगे। अपने स्थायी लेखा रिकॉर्ड के हिस्से के रूप में अपने दस्तावेज़ को सुरक्षित रूप से संग्रहीत करें। यदि आप कंप्यूटर का उपयोग नहीं करते हैं, लेकिन इसके बजाय केवल कागज पर अपना लेखा-जोखा करें, तो अपनी पुस्तकों में सामान्य रूप से स्वीकृत लेखांकन प्रारूप में सामान्य रूप से सामान्य खाता बही प्रविष्टियों को मैन्युअल रूप से रिकॉर्ड करें या पोस्ट करें, जिससे सभी प्रभावित खातों की शेष राशि को अपडेट किया जा सके। हमेशा अपने सामान्य लेज़र प्रविष्टियों को अच्छी तरह से प्रलेखित करें, और अपने लेखांकन रिकॉर्ड को बहुत सुरक्षित स्थान पर संग्रहीत करें।
