लेखा और प्रबंधन कर्मियों दोनों के लिए सामान्य खाता बही विश्लेषण एक महत्वपूर्ण कार्य है। सामान्य खाता बही खाता विश्लेषण करना आपको यह सुनिश्चित करने की अनुमति देता है कि सभी वित्तीय लेन-देन का सही सामान्य खाता बही खाते में ठीक से हिसाब लगाया गया है। यदि वित्तीय लेनदेन एक गलत खाते में दर्ज किए जाते हैं, तो वित्तीय विवरण गलत योगों को दर्शाएंगे, जो अगले लेखा वर्ष के लिए बजट बनाने का प्रयास करते समय समस्याओं का कारण बन सकता है।
समय की एक निर्दिष्ट अवधि के लिए एक विशिष्ट सामान्य खाता बही खाते में दर्ज किए गए सभी वित्तीय लेन-देन का एक सामान्य खाता-बही रिपोर्ट विवरण प्रिंट करें। उदाहरण के लिए, आप सालाना, त्रैमासिक या मासिक रूप से सामान्य खाता बही विश्लेषण करना चाहते हैं।
प्रत्येक लेन-देन की समीक्षा करें यह निर्धारित करने के लिए कि यह एक मान्य प्रकार के लेनदेन प्रविष्टि द्वारा शुरू किया गया था। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी व्यय खाते पर सामान्य खाता बही का विश्लेषण कर रहे हैं और आप नोटिस करते हैं कि बिक्री आय खाते में दर्ज की गई है, तो यह लेनदेन अनुचित रूप से दर्ज किया गया है और इसे सही सामान्य खाता बही खाते में ले जाने की आवश्यकता है।
यह निर्धारित करने के लिए प्रत्येक लेनदेन की समीक्षा करें कि यह एक वैध स्रोत द्वारा शुरू किया गया था। उदाहरण के लिए, यदि आप पूल रखरखाव व्यय खाते पर सामान्य खाता बही का विश्लेषण कर रहे हैं और कार्यालय डिपो को भुगतान किए गए व्यय का ध्यान रखते हैं, तो यह खर्च संभवतः गलत व्यय खाते में दर्ज किया गया है और इसे ठीक करने की आवश्यकता है।
दस्तावेजों की वैधता को सत्यापित करने के लिए वित्तीय लेनदेन शुरू करने वाले दस्तावेज की समीक्षा करें। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी व्यय खाते पर सामान्य खाता-बही विश्लेषण कर रहे हैं, तो सभी चालानों को मान्य करने के लिए खर्चों के लिए मूल चालान को खींचें। यदि खाते में सैकड़ों लेन-देन हैं, तो चालान का ऑडिट करने के लिए लेनदेन के 10 प्रतिशत का यादृच्छिक नमूना चुनें।
अपने सामान्य खाता बही विश्लेषण के आधार पर वित्तीय लेनदेन के लिए सभी आवश्यक सुधार करें।
टिप्स
-
आगामी वर्ष के लिए परिचालन बजट तैयार करने से पहले हमेशा सामान्य खाता बही का विश्लेषण करें।
