अगर वहाँ एक चीज है कि कर्मचारी बैठकों से कम पसंद करते हैं, तो यह तब होता है जब एक बैठक का समय बदल गया है, जिससे उन्हें अपने कार्यक्रम को तदनुसार बदलने के लिए मजबूर किया जाता है। फिर भी, आपके कर्मचारियों के लिए बिना सूचना के काम करना और भी बदतर है। अपने कर्मचारियों को बदलाव के लिए एक मेमो लिखकर उन्हें लूप में रखें। वे संदेश को पसंद नहीं कर सकते हैं, लेकिन वे सराहना करेंगे कि आपके ज्ञापन - जैसे आंतरिक संचार के सभी सर्वोत्तम रूप - लघु और बिंदु हैं।
अपने मेमो की सूचनात्मक हेडिंग लिखें। फ्लश छोड़ दिया और चार अलग-अलग, एकल-स्पंदित लाइनों पर, "द डेट," "टू," "फ्रॉम" और "इजेक्ट" लिख दें। प्रत्येक को एक बृहदान्त्र द्वारा पालन किया जाना चाहिए। "From:" के बाद अपना नाम और अपना शीर्षक लिखें।
मीटिंग समय परिवर्तन, पैराग्राफ के बीच डबल-रिक्ति के बारे में तीन से अधिक एकल-पैराग्राफ नहीं लिखें। पहले पैराग्राफ में, पूर्व के समय और मीटिंग के पुनर्निर्धारित समय को इंगित करें। संकेत दें कि क्या बैठक का स्थान बदल गया है या वही रह गया है।
समय परिवर्तन का कारण सकारात्मक तरीके से समझाइए। कर्मचारी सवाल कर सकते हैं कि बैठक का समय क्यों बदल गया है, लेकिन गोपनीय संगठनात्मक जानकारी को खतरे में डालने की क्षमता है। समस्या को सकारात्मक रूप से यह कहकर संबोधित करें, "बैठक का समय उन सभी की जरूरतों और शेड्यूल को बेहतर ढंग से समायोजित करने के लिए बदल गया है जिनकी बैठक में उपस्थिति आवश्यक है।"
एक अपग्रेड तीसरा पैराग्राफ लिखें। उदाहरण के लिए, “इस अनुसूची परिवर्तन को समायोजित करने में आपके सहयोग के लिए अग्रिम धन्यवाद। मैं आपको (बैठक का समय और स्थान) देखने के लिए उत्सुक हूं।"
जोड़ा उपस्थिति और विश्वसनीयता का एक स्ट्रोक के लिए अपने नाम के बाद अपने आद्याक्षर लिखें। आपको मेमो के निचले भाग पर हस्ताक्षर करने की आवश्यकता नहीं है क्योंकि शीर्ष पर आपका नाम शीर्ष पर मुद्रित है।
इससे पहले कि आप इसे प्रसारित करें, अपने मेमो को प्रूफ़ करें और संपादित करें। कभी भी किसी कर्मचारी को आपकी किसी भी संचार सामग्री में कोई त्रुटि नहीं पकड़ने दें।
मेमो को ठीक से और सर्वश्रेष्ठ प्रदर्शन के लिए अलग करें। याद रखें कि आप अनुपस्थित कर्मचारियों को पौराणिक कार्यालय लाइन पर वापस नहीं आना चाहते हैं, "मुझे लगता है कि मैंने ज्ञापन नहीं दिया है।" कंपनी-व्यापी मेमो अक्सर लंचरूम और ब्रेक रूम में पोस्ट किए जाते हैं। अतिरिक्त "बीमा" के लिए, प्रत्येक कर्मचारी के लिए ज्ञापन की एक प्रति बनाएं और इसे अपने मेलबॉक्स या अपने डेस्क पर रखें।
