बैठकें एक स्पष्ट उद्देश्य और उचित प्रतिभागियों के साथ, उचित नियोजन के बिना भी चल सकती हैं। बैठक की योजना बनाने के एजेंडे का उपयोग करके सभा को सुचारू रूप से चलाने और प्रमुख मुद्दों या विषयों को प्रभावी ढंग से संबोधित करने में मदद मिल सकती है। आगे की योजना उन लोगों को मिलती है जो बैठक के ज्ञान में भाग लेते हैं, उम्मीद करने के लिए समय, तैयार करने के लिए और एक आदेश प्रदान करता है जिसमें चीजों पर चर्चा की जाएगी। एक और कारण है कि एजेंडा लोकप्रिय है कि वे हर किसी को समय बचाते हैं।
एजेंडा क्या है?
सीधे शब्दों में कहें, एक एजेंडा एक सूची या एक योजना है। इस सूची में उन विषयों और समस्याओं या मुद्दों को शामिल किया जाता है जिन पर एक बैठक के दौरान चर्चा की जाएगी। विभिन्न प्रकार के एजेंडा प्रारूप हैं; बैठक का उद्देश्य और प्रकार निर्धारित करेगा कि किस एजेंडा प्रारूप का उपयोग करना है। आमतौर पर इस्तेमाल किए जाने वाले एजेंडों के प्रकारों में अनौपचारिक, औपचारिक, प्राथमिकता वाले और समयबद्ध शामिल हैं। प्रत्येक एजेंडा प्रारूप के साथ खुद को परिचित करने से आप अपनी आवश्यकताओं के लिए उचित प्रकार का चयन कर सकेंगे।
अनौपचारिक और औपचारिक
एक अनौपचारिक एजेंडा मूल रूप से उन वस्तुओं की एक अनौपचारिक सूची को संदर्भित करता है जो एक बैठक के दौरान चर्चा की जाएगी और अक्सर अंतिम समय पर एक साथ फेंकी जाती है। एक औपचारिक एजेंडा एक प्रारूप का अधिक अनुसरण करता है। इस प्रारूप में मीटिंग का प्रकार, मीटिंग फैसिलिटेटर को सूचीबद्ध करता है और सभी उपस्थित लोगों को सूचीबद्ध करता है। फिर एजेंडा एक विशिष्ट आदेश का पालन करता है: कॉल टू ऑर्डर, रोल कॉल, अंतिम बैठक से मिनट, खुले मुद्दे, नया व्यापार और स्थगन।
प्राथमिकता और समय पर
प्राथमिकता वाले एजेंडे प्राथमिकता प्रणाली का पालन करते हैं। आइटम को समूह को कथित महत्व के अनुसार एक आदेश दिया जाता है। इस क्रम में विषयों पर चर्चा की जाती है। समयबद्ध एजेंडा बैठक के लिए एक निर्धारित समय रेखा का उपयोग करने का उल्लेख करता है - आमतौर पर एक समय कीपर को काम पर रहने में मदद करने के लिए सौंपा जाता है। इस प्रारूप में, समय अंतराल में एजेंडा स्थापित किया जाएगा। उदाहरण के लिए, 9: 30-9: 35: सोशलाइजिंग / वार्म-अप, 9: 35-9: 40: समीक्षा उद्देश्य और वांछित परिणाम, 9: 40-9: 50: अंतिम बैठक से समीक्षा मिनट।
जमीनी स्तर
कार्यसूची बनाते समय अन्य प्रतिभागियों से इनपुट मांगने में संकोच न करें। प्रतिभागियों को मूल्यवान अंतर्दृष्टि प्रदान कर सकते हैं जिसके बारे में विषयों या मुद्दों पर चर्चा करने की आवश्यकता है। उपयुक्त प्रतिभागियों का एक सुनियोजित और सफल बैठक की कुंजी है। सभी एजेंडा में सत्र का उद्देश्य होना चाहिए; स्पष्ट वांछित परिणाम हैं; सूचना साझाकरण या सूचना प्रसंस्करण के रूप में एजेंडा विषयों को वर्गीकृत करें; और टॉपिक रैप-अप और अगले चरणों की चर्चा के साथ समाप्त होता है।
