पेरोल सिस्टम कैसे डिजाइन करें

एक पेरोल प्रणाली वह माध्यम है जिसके माध्यम से आप अपने पेरोल की प्रक्रिया करते हैं ताकि आवश्यक संघीय और राज्य की आवश्यकताओं को पूरा किया जा सके। विशेष रूप से, अमेरिकी श्रम विभाग आपको कर्मचारियों को सही ढंग से और समय पर क्षतिपूर्ति करने की आवश्यकता है; आंतरिक राजस्व सेवा के लिए संघीय पेरोल कर को रोकना आवश्यक है; राज्य श्रम विभाग को आपको राज्य श्रम कानूनों को लागू करने की आवश्यकता होती है, और राज्य कराधान एजेंसी को राज्य पेरोल टैक्स को वापस लेने की आवश्यकता होती है। पेरोल प्रणाली को डिजाइन करते समय, अपनी आवश्यकताओं के अनुसार सबसे अच्छा चुनें।

उपयुक्त प्रणाली का निर्धारण करने के लिए अपनी पेरोल आवश्यकताओं का आकलन करें। मैनुअल सिस्टम में हाथ से पेरोल प्रोसेसिंग की आवश्यकता होती है। इसमें त्रुटि के लिए एक अधिक जोखिम है, इसलिए इसका उपयोग केवल तभी करें जब आपके पास कुछ कर्मचारी हों। इन-हाउस कम्प्यूटरीकृत प्रणाली को पेरोल सॉफ्टवेयर के माध्यम से प्रसंस्करण की आवश्यकता होती है। पेरोल प्रोसेसिंग को आसान बनाने के लिए इसका उपयोग करें। बाहरी प्रणाली को पेरोल सेवा प्रदाता को पेरोल कर्तव्यों की आउटसोर्सिंग की आवश्यकता होती है। यदि आप अपने पेरोल-प्रोसेसिंग कार्यों को खत्म करना या कम करना चाहते हैं, तो इसका उपयोग करें।

यदि आप चुनते हैं, तो मैनुअल सिस्टम बनाएं। एक कार्यालय की आपूर्ति की दुकान पर मानक समय पत्रक खरीदें, या उन्हें एक स्प्रेडशीट या कार्यालय सूट कार्यक्रम के साथ बनाएं। कार्यालय आपूर्ति स्टोर से खाली पेरोल चेक खरीदें, या अपने बैंक चेक का उपयोग करें। पेचेक प्रिंट करने या उन्हें लिखने के लिए टाइपराइटर का उपयोग करें।

इस प्रणाली से आपको मैन्युअल रूप से मजदूरी और कटौती की गणना करने की आवश्यकता होती है। आईआरएस सर्कुलर ई के माध्यम से संघीय रोक, कर दाखिल और कर जमा कानूनों के बीच में रहें, राज्य पेरोल दिशानिर्देशों के लिए अपनी राज्य राजस्व एजेंसी से संपर्क करें। तनख्वाह जारी करने से पहले पेरोल की जाँच करें। गोपनीय क्षेत्र में पेरोल रिपोर्ट की हार्ड कॉपी दाखिल करें।

यदि आप चुनते हैं तो इन-हाउस कम्प्यूटरीकृत प्रणाली बनाएं। पेरोल सॉफ्टवेयर खरीदें जो आपकी आवश्यकताओं को पूरा करता है। छोटे व्यवसाय, उदाहरण के लिए, QuickBooks का उपयोग कर सकते हैं, मध्यम आकार की कंपनियां अल्टीमेट सॉफ्टवेयर का उपयोग कर सकती हैं और बड़ी कंपनियां मैंग्रोव के साथ जा सकती हैं। आप अपने प्रति घंटा कर्मचारियों को एक नियमित समय घड़ी पंच कर सकते हैं, लेकिन एक कम्प्यूटरीकृत समय घड़ी प्रणाली, जैसे क्रोनोस, अधिक कुशल है क्योंकि यह आपको पेरोल सॉफ़्टवेयर में समय आयात करने की अनुमति देता है। सॉफ्टवेयर मजदूरी और कटौती की गणना करता है, प्रत्यक्ष जमा को सक्षम करता है, पेचेक का भुगतान करता है और स्टब्स का भुगतान करता है, इसमें संघीय और राज्य के सिस्टम में एम्बेडेड टैक्स टेबल को रोक दिया जाता है, और पेरोल रिपोर्ट को बचाता है और प्रिंट करता है।

यदि आप उस मार्ग को चुनते हैं तो बाहरी व्यवस्था करें। अधिकांश पेरोल सेवा प्रदाताओं को आपको इंटरनेट के माध्यम से अपने पेरोल घंटे अपलोड करने या फैक्स या ईमेल द्वारा भेजने की आवश्यकता होती है। प्रदाता आपके पेरोल की प्रक्रिया करता है और आपको प्रत्येक पेयर द्वारा तनख्वाह और पेरोल रिपोर्ट भेजता है। कुछ कंपनियां आपको अपने सिस्टम तक ऑनलाइन पहुंच की अनुमति देती हैं, जिससे आप अपने खुद के लेजर प्रिंटर से रिपोर्ट और पे-चेक प्रिंट कर सकते हैं।

इस प्रणाली की स्थापना करते समय, प्रदाता के पास आपकी सेवाओं का विवरण देने के लिए एक पारस्परिक रूप से सहमत-अनुबंध पर हस्ताक्षर होने चाहिए और आपको इसकी कीमतों की एक सूची देनी चाहिए। प्रत्यक्ष जमा उद्देश्यों के लिए, प्रदाता को अपना बैंक खाता और रूटिंग नंबर दें। यदि प्रदाता आपके कर और लाभ के मामलों को संभाल रहा है, तो आपको इसे अनुमति देने वाले पावर-ऑफ़-अटॉर्नी दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करना चाहिए।

टिप्स

• थर्ड पार्टी द्वारा की जाने वाली कर त्रुटियों के लिए आप आईआरएस शुल्क लगा सकते हैं। नतीजतन, पेरोल सेवा प्रदाता के काम की हमेशा जांच करें। अपने पेरोल सिस्टम के लिए एक फ़्लोचार्ट बनाएं। चार्ट चुने गए सिस्टम के आधार पर आपके पेरोल को शुरू से अंत तक संसाधित करने में शामिल कार्यों को दर्शाता है।