कुछ उदाहरणों में, एक व्यवसायी को दृढ़ होना चाहिए और अनुरोध करना चाहिए कि एक ग्राहक या अन्य व्यवसाय बंद हो जाए और उसके कार्यों को समाप्त कर दे। उदाहरण के लिए, यदि कोई पड़ोसी व्यवसाय सक्रिय रूप से अपने मौजूदा ग्राहकों को अपनी बिक्री पिच के साथ लक्षित करके आपसे दूर ले जाने का प्रयास कर रहा है क्योंकि वे आपकी स्थापना को छोड़ देते हैं, तो आप एक पत्र लिखकर अनुरोध कर सकते हैं कि व्यवसाय अपनी गतिविधियों को बंद कर दे या आप के खिलाफ कानूनी कार्रवाई करेंगे यह। एक बैक-ऑफ, या संघर्ष और निराशा, पत्र को प्रभावी होने के लिए दृढ़ और स्पष्ट होना चाहिए।
दिनांक टाइप करें, और एक पंक्ति स्थान छोड़ें। प्रबंधक का नाम, व्यवसाय का नाम और अलग-अलग लाइनों पर व्यवसाय का पता लिखें। दूसरी पंक्ति का स्थान छोड़ें।
व्यक्ति का नाम लिखकर प्रणाम करें, उसके बाद एक बृहदान्त्र। नाम से पहले "प्रिय" टाइप न करें क्योंकि यह आपके पत्र की जरूरतों को दृढ़ स्वर में नरम कर देगा।
प्राप्तकर्ता को हानिकारक कार्यों को तुरंत रोकने के लिए कहें। प्रासंगिक तिथियों और समय के साथ कार्यों को सूचीबद्ध करें, और प्राप्तकर्ता को रोकने के लिए आप क्या चाहते हैं, इसके बारे में विशिष्ट रहें। विशिष्ट विवरण उस स्थिति में महत्वपूर्ण है जब आपको प्राप्तकर्ता को बाद में अदालत में ले जाने की आवश्यकता होती है; आपके पास सबूत होंगे कि आपने प्राप्तकर्ता को इसकी गतिविधियों को रोकने के लिए कहा था।स्पष्ट, मामले की वास्तविक भाषा का उपयोग करें, और व्यक्तिगत रूप से प्राप्तकर्ता पर हमला करने से बचें।
समझाएं कि यदि प्राप्तकर्ता अपने कार्यों को नहीं रोकता है तो आप क्या करेंगे। ऐसी कोई भी धमकी न दें, जिस पर आप अमल करने को तैयार नहीं हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप कहते हैं कि आप प्राप्तकर्ता को अदालत में ले जाएंगे, तो ऐसा करने के लिए तैयार रहें।
अपनी संपर्क जानकारी प्रदान करें, जैसे कि आपका टेलीफोन नंबर या ईमेल पता। यदि प्राप्तकर्ता आपसे संपर्क करता है, तो ईमेल को सहेजें या कॉल के विवरण को लिखें। मामले के अदालत में चले जाने पर इन संचारों को साक्ष्य के रूप में रखें।
"साभार" टाइप करें और तीन लाइनें छोड़ें। अपनी कंपनी के लेटरहेड पर पत्र प्रिंट करें, और अपने टाइप किए गए नाम के ऊपर अपना नाम लिखें।
पत्र को हस्ताक्षर की पुष्टि के साथ मेल करें ताकि आपके पास सबूत हो कि प्राप्तकर्ता ने आपका पत्र प्राप्त किया है।
