आज के कंप्यूटर और लेखा सॉफ्टवेयर के परिष्कार के बावजूद, मूल पेरोल प्रक्रिया लगभग वैसी ही बनी हुई है जैसी दशकों पहले थी। बहुत कम व्यवसाय अभी भी हाथ से पेरोल रिकॉर्ड करते हैं और प्रक्रिया करते हैं, लेकिन किसी भी व्यवसाय प्रबंधक के लिए यह समझना आवश्यक है कि पेरोल प्रक्रिया श्रम लागतों को ठीक से नियंत्रित करने और संभावित महंगी समस्याओं को हल करने के लिए कैसे काम करती है। यह तब भी सच है जब आप अपने पेरोल ऑपरेशन को आउटसोर्स करते हैं, एक लोकप्रिय विकल्प। पेरोल प्रक्रिया की शुरुआत कर्मचारियों के काम पर लगने वाले समय की रिकॉर्डिंग के साथ होती है। यह एक हस्तलिखित समय पत्रक के रूप में सरल हो सकता है या कम्प्यूटरीकृत समय घड़ियों के उपयोग को शामिल कर सकता है जो डेटा को सीधे एक कंप्यूटर के लिए रिले करते हैं जो पेरोल की प्रक्रिया करेंगे। इससे पहले कि पेरोल की प्रक्रिया शुरू हो, नए कर्मचारी या जिनकी स्थिति बदल गई है उन्हें छूट वापस लेने के लिए एक फॉर्म डब्ल्यू -4 भरना होगा।
पेरोल की गणना
नियोक्ता वेतन अवधि के अंत में कर्मचारी समय रिकॉर्ड के सभी इकट्ठा करता है, जो साप्ताहिक, द्वैमासिक या कुछ अन्य अवधि हो सकता है)। पेरोल की गणना में पहला कदम एक कर्मचारी की सकल मजदूरी का पता लगाना है, जो काम किए गए घंटों को जोड़ने और भुगतान की व्यक्ति की दर से गुणा करने जितना सरल हो सकता है। ओवरटाइम, कमीशन, टिप्स और अन्य मुआवजे को शामिल करने के लिए समायोजन की आवश्यकता हो सकती है। व्यवसाय से संबंधित खर्चों के लिए मुआवजा, जैसे कि माइलेज प्रतिपूर्ति, अक्सर वेतन की गणना के बाद एक कर्मचारी के पेचेक में शामिल होते हैं, क्योंकि ये प्रतिपूर्ति करों के अधीन नहीं होती है। अगला कदम कर्मचारी के रोक भत्ते का पता लगाना है। ऐसा करने के लिए, आपको कर्मचारी के डब्ल्यू -4 और आईआरएस प्रकाशन 15 परिपत्र ई की आवश्यकता है। संघीय आयकर के अधीन मजदूरी सकल भुगतान शून्य है जिसमें छूट की कुल राशि है।
करों
पेरोल प्रक्रिया का सबसे जटिल हिस्सा करों की गणना है। पेरोल प्रयोजनों के लिए, कर दो समूहों में आते हैं: वे जो कर्मचारी भुगतान करते हैं और सकल वेतन से काट लिए जाते हैं और जो नियोक्ता भुगतान करते हैं। कर्मचारी तीन संघीय करों का भुगतान करते हैं: आयकर, सामाजिक सुरक्षा और चिकित्सा। इन करों की गणना के लिए पूर्ण निर्देश आईआरएस प्रकाशन 15. में पाए जाते हैं। अधिकांश राज्यों में, एक राज्य आयकर भी है। राज्य करों के निर्देश राज्य के राजस्व विभाग या कराधान से उपलब्ध हैं। नियोक्ता-प्रदत्त कर सामाजिक सुरक्षा और चिकित्सा, संघीय बेरोजगारी कर और राज्य बेरोजगारी कर - FUTA और SUTA में नियोक्ता के योगदान हैं। इनकी गणना के लिए आईआरएस पब्लिकेशन 15 का उपयोग करें। FUTA और SUTA करों का एक साथ भुगतान किया जाना चाहिए क्योंकि SUTA भुगतान के लिए FUTA पर एक क्रेडिट है।
अदायगी
पेरोल प्रक्रिया की अंतिम स्थिति वास्तव में कर्मचारी को भुगतान करना और करों का भुगतान करना है। पेरोल चेक बनाना काफी सरल है। चेक खुद किसी भी अन्य चेक की तरह है। हालांकि, पेचेक एक पेरोल स्टब के साथ आते हैं, जो कि मजदूरी, करों और किसी अन्य कटौती या समायोजन की लिखित सूची है। पेरोल स्टब, प्रत्येक मद और साल-दर-तारीख योग से भरा, कर्मचारी को उसके रिकॉर्ड के लिए दिया जाता है। उन्हें वितरित करने से पहले पेचेक की समीक्षा करना हमेशा बुद्धिमान होता है, क्योंकि गलतियां महंगी हो सकती हैं। उदाहरण के लिए, आप यह नहीं जानना चाहते हैं कि एक चूक कीस्ट्रोके के कारण $ 3,000 का भुगतान तब जारी किया जाएगा जब सही राशि $ 300 हो। निर्देशों के अनुसार आईआरएस या राज्य के राजस्व सेवा के लिए करों को रोकें।
