विज्ञापन एजेंसियां इन-हाउस टीमों की सहायता कर सकती हैं या किसी कंपनी के लिए विज्ञापन का एकमात्र स्रोत बन सकती हैं। जब एक नई एजेंसी के साथ काम करने की मांग की जाती है, तो आप सार्वजनिक रूप से प्रस्ताव, या आरएफपी के लिए अनुरोध की घोषणा कर सकते हैं। इसका मतलब है कि आप विभिन्न एजेंसियों को परियोजना विवरण प्रदान करते हैं, और वे प्रस्ताव प्रस्तुत करते हैं कि वे इस परियोजना को कैसे पूरा करेंगे, इसमें कितना समय लगेगा और यह आपको कितना खर्च करेगा। अपने लक्ष्यों और बजट के आधार पर, आप सभी प्रस्तावों को पढ़ने और टीमों के साथ बोलने के बाद काम करने के लिए एक एजेंसी का चयन करते हैं।
लिख रहे हैं
RFP में आपके द्वारा देखी जा रही विशिष्ट योग्यताएं शामिल होनी चाहिए, और क्या कीमत या विशेषज्ञता चयन में सबसे महत्वपूर्ण कारक है। योग्यता में वांछित कौशल सेट, तकनीकी क्षमता और आपूर्ति या सेवाओं के संयोजन की आवश्यकता शामिल होनी चाहिए। उदाहरण के लिए, विज्ञापन एजेंसियों को पिछले अभियान परिणाम, रचनात्मक उदाहरण और टीम की विशेषज्ञता प्रस्तुत करनी चाहिए।
समयसीमा
एजेंसियों को अपने प्रस्ताव प्रस्तुत करने के लिए एक समय सीमा प्राप्त करनी चाहिए। ओक रिज इंस्टीट्यूट फॉर साइंस एंड एजुकेशन के अनुसार, आरएफपी को जनता के लिए जारी किए जाने की तारीख से कम से कम चार से छह सप्ताह की समय सीमा होनी चाहिए। यह सुनिश्चित करता है कि सभी पात्र और इच्छुक एजेंसियां प्रस्ताव प्रस्तुत करने में सक्षम हों। यह यह भी सुनिश्चित करता है कि जारी करने वाली कंपनी के पास चयन करने के लिए सबसे बड़ा आधार हो।
समीक्षा
प्रस्ताव फिर समीक्षा के लिए एक समिति के पास जाते हैं। समिति को पूर्व या वर्तमान विपणन या विज्ञापन टीम के सदस्यों से बना होना चाहिए जो काम करने के लिए समझते हैं। कितने प्रस्ताव मिले हैं, इस पर निर्भर करते हुए, समीक्षा समिति को प्रस्तावों पर चर्चा करने और स्कोर करने के लिए तीन दिन से दो सप्ताह का समय चाहिए।
प्रदर्शन
इसके बाद, उच्चतम-स्कोरिंग एजेंसियों को अपने प्रस्ताव और व्यक्तिगत कार्य को पेश करने के लिए आमंत्रित करना महत्वपूर्ण है। वेब डिज़ाइन ब्रोकर के अनुसार, चार से अधिक एजेंसियों को आमंत्रित न करें। आप पूछ सकते हैं कि एजेंसियां मामले का अध्ययन और रचनात्मक कार्य के उदाहरण प्रदान करती हैं। अमेरिकी भारतीय गेमिंग उद्योग की राष्ट्रीय सूचना साइट के अनुसार, यह एक उचित अनुरोध है, लेकिन आपको सामग्री को एक साथ खींचने के लिए पर्याप्त समय देना चाहिए। कुछ मामलों में, विज्ञापन एजेंसी के लिए प्रस्तुति के लिए नमूना टेलीविजन विज्ञापन या विज्ञापन बनाना आवश्यक होगा।
चयन
अंत में, सभी प्रस्तुतियों को देखने के बाद, जीतने वाली एजेंसी का चयन करने का समय है। मूल प्रस्ताव में कितना विस्तार दिया गया था, इसके आधार पर अनुबंध पर हस्ताक्षर करने से पहले कीमत या कार्य के दायरे पर कुछ अतिरिक्त बातचीत आवश्यक हो सकती है। विवरण पर सहमति होने के बाद, एजेंसी परियोजना पर इन-हाउस टीम के साथ काम करना शुरू कर देगी।
