मैनुअल अकाउंटिंग में वित्तीय लेनदेन रिकॉर्ड करने के लिए पेपर लीडर्स और जर्नल्स का उपयोग शामिल है। ये उपकरण एक बीते युग से हैं। लेखाकार - अक्सर हरे वीज़र्स और ब्लैक आर्म्बेंड्स पहनते हैं - अपनी कंपनियों के लिए वित्तीय स्कोर रखने में मदद करने के लिए मैनुअल अकाउंटिंग का उपयोग करेंगे। व्यवसाय आज भी कुछ प्रक्रियाओं के लिए मैनुअल लेखांकन का उपयोग कर सकते हैं। नुकसान, हालांकि, मैनुअल लेखांकन गतिविधियों को कमजोर कर सकते हैं।
बहुत समय लगेगा
लेखांकन प्रक्रियाएं जो पेपर जर्नल और लीडर्स या इसी तरह के टूल का उपयोग करती हैं, कार्यों को पूरा करने के लिए प्रचुर समय की आवश्यकता होती है। लेखाकारों को रिकॉर्डिंग रिकॉर्डिंग से पहले सिस्टम में खातों और पत्रिकाओं का पता लगाना होगा। खाते की शेष राशि की जाँच करना और जानकारी की समीक्षा करना भी मुश्किल है। अधिकारियों द्वारा मांगी गई जानकारी का पता लगाने के लिए एकाउंटेंट को कई दस्तावेजों के माध्यम से राइफल की आवश्यकता हो सकती है। इस जानकारी को कॉपी करना भी मुश्किल हो सकता है।
त्रुटियों के अधीन
मैन्युअल लेखांकन प्रक्रियाओं में त्रुटियां काफी अक्सर हो सकती हैं। सामान्य त्रुटियां गलत खातों में जानकारी दर्ज कर रही हैं, आंकड़ों को स्थानांतरित कर रही हैं या जानकारी को पीछे की ओर रिकॉर्ड कर रही हैं। जबकि ये त्रुटियां आधुनिक लेखा प्रणालियों में हैं, मैनुअल सिस्टम में कोई आंतरिक जांच और शेष नहीं है। त्रुटियों पर शोध करने वाले लेखाकार अक्सर प्रविष्टियों का पता लगाने और सही करने में कई घंटे लगाते हैं। कई मैनुअल लेखा बहीखाता में काम कर रहे कई एकाउंटेंट इन समस्याओं को बढ़ा सकते हैं।
सुरक्षा की कमी
सुरक्षा की कमी मैनुअल लेखांकन के लिए एक और सामान्य नुकसान है। कंपनियां पेपर लीडर्स और जर्नल में संवेदनशील डेटा की समीक्षा करने से कर्मचारियों को रोकने में असमर्थ हो सकती हैं। कंप्यूटर पर कॉपी और स्टोर की गई फाइलें भी कम सुरक्षित हो सकती हैं। इससे कर्मचारियों को धोखाधड़ी या गबन के माध्यम से वित्तीय जानकारी का दुरुपयोग करने की अनुमति मिल सकती है। असंतुष्ट कर्मचारी भी जानकारी को अपूरणीय रूप से नुकसान पहुंचा सकते हैं और महत्वपूर्ण वित्तीय रिकॉर्ड को नष्ट कर सकते हैं।
कुछ प्रतियां उपलब्ध हैं
बड़े संगठनों को अक्सर कई खाताधारकों और पत्रिकाओं की कमी के कारण मैनुअल लेखांकन मुश्किल लगता है। अधिकांश व्यवसायों में देय खातों, प्राप्य खातों, पेरोल, अचल संपत्तियों आदि के लिए एक पत्रिका होगी। इसका मतलब यह है कि किसी भी समय केवल एक अकाउंटेंट ही किसी जर्नल में काम कर सकता है। इन लीडर्स को सबलेडर्स में अलग करने से कम सुरक्षा और लेखा प्रणाली में सूचनाओं की नकल करने की क्षमता हो सकती है।
