एक क्रय एजेंट की प्राथमिक जिम्मेदारी पर्याप्त सामग्री और सर्वोत्तम मूल्य पर आवश्यक सामग्रियों की गुणवत्ता सुनिश्चित करना है। गुणवत्ता, सामग्री उपलब्धता, इन्वेंट्री निवेश और मूल्य निर्धारण पर ध्यान केंद्रित किया गया है। लक्ष्यों को निर्धारित करने में, क्रय एजेंट को उन गतिविधियों और मीट्रिक पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए जो इन चार क्षेत्रों में बेहतर प्रदर्शन करते हैं।
गुणवत्ता
हम जो भी खरीद रहे हैं, हम गुणवत्ता की उम्मीद करते हैं। सामग्री उपयोगी होने के लिए विनिर्देशों के अनुरूप होनी चाहिए। अक्सर खराब गुणवत्ता की लागत सामग्री की वास्तविक लागत से अधिक होती है। खराब गुणवत्ता से श्रम का नुकसान हो सकता है, वारंटी के दावे, संभवतः चोट भी लग सकती है। क्रय एजेंट के पास आपूर्तिकर्ता गुणवत्ता का एक मीट्रिक होना चाहिए ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि चुने हुए आपूर्तिकर्ता मानकों को पूरा कर रहे हैं। मीट्रिक को आपूर्तिकर्ता से प्राप्त दोषपूर्ण उत्पादों की संख्या पर कब्जा कर लेना चाहिए, जो कुल प्राप्त उत्पादों का प्रतिशत है। प्रत्येक आपूर्तिकर्ता के साथ एक लक्ष्य स्थापित किया जाना चाहिए। संख्या में हर साल सुधार होना चाहिए।
सामग्री की उपलब्धता
सामग्री उपलब्धता के दो पहलुओं को मापा जाना चाहिए। पहला इस बात पर केंद्रित है कि सामग्री की कमी कितनी है। यह समझने के लिए इसे मापना आवश्यक है कि क्या क्रय एजेंट उचित समय पर उचित मात्रा में सामग्री का आदेश दे रहा है। यदि नहीं, तो क्रय प्रबंधक को हस्तक्षेप करने की आवश्यकता होगी। यदि एक किराने की दुकान एक उत्पाद से बाहर निकलती है और यह हर पांच साल में एक बार दो घंटे के लिए होती है, तो यह जांच को आकर्षित नहीं करेगा यदि यह तीन दिनों तक चलता है और हर दो सप्ताह में होता है।
दूसरा पहलू आपूर्तिकर्ता वितरण की विश्वसनीयता है। यह खरीद आदेशों के खिलाफ आपूर्तिकर्ता शिपमेंट की तुलना करके मापा जाता है। यदि आपूर्तिकर्ता समय पर सही मात्रा में जहाज करता है, तो ऑर्डर को "सही" माना जाता है। यदि मात्रा या डिलीवरी की तारीख खरीद आदेश से मेल नहीं खाती है, तो यह "मिस" के रूप में गिना जाएगा। गुणवत्ता के साथ, लक्ष्यों को कंपनी के उद्देश्यों को पूरा करना चाहिए और निरंतर सुधार दिखाना चाहिए।
इन्वेंटरी निवेश
जबकि एक क्रय एजेंट यह सुनिश्चित करने के लिए जिम्मेदार है कि पर्याप्त आपूर्ति हाथ में है, यह महत्वपूर्ण है कि उन्हें इन्वेंट्री को कम रखने के लिए भी जवाबदेह ठहराया जाए। कुछ कंपनियों के पास इन्वेंट्री में निवेश करने के लिए असीमित संसाधन हैं। इस प्रकार, क्रय एजेंट को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि इन्वेंट्री का कुल मूल्य सीमा के भीतर रखा जाए। इन्वेंट्री प्रभावशीलता के लिए सबसे आम माप इन्वेंट्री बदल जाता है। इन्वेंट्री मापता है कि किसी दिए गए वर्ष में कितनी बार इन्वेंट्री पूरी तरह से खत्म हो गई है। उदाहरण के लिए, एक उत्पाद है जो एक कंपनी प्रति वर्ष 12,000 इकाइयों का उपयोग करती है। इसी उत्पाद के लिए किसी भी समय इन्वेंट्री में 1,000 इकाइयां हो गई हैं। इस मद के लिए गणना की गई सूची 12 होगी (12,000 1,000 से विभाजित)। 12 की एक बारी दर इंगित करती है कि इन्वेंट्री हर महीने में एक बार या प्रति वर्ष 12 बार बदल जाती है। टर्न रेट जितना अधिक होगा, उतनी ही प्रभावी इन्वेंट्री का उपयोग किया जा रहा है।
मूल्य निर्धारण
क्रय में, किसी वस्तु से जुड़ी मानक लागत और भुगतान की गई वास्तविक कीमत के बीच के अंतर को खरीद मूल्य परिवर्तन या पीपीवी कहा जाता है। पीपीवी एजेंटों को खरीदने के लिए एक सामान्य औसत दर्जे का है, यह समझने के लिए कि एजेंट लागत मानकों के सापेक्ष कितना अच्छा या खराब है। अनुकूल पीपीवी को चलाने के लिए, एक क्रय एजेंट आपूर्ति श्रृंखला से लागत निकालने के लिए आपूर्तिकर्ताओं को संलग्न करेगा। एक उदाहरण उदाहरण में हो सकता है जहां एक क्रय एजेंट बड़े आकार में खरीद कर कीमत कम करता है, या यदि क्रय एजेंट एक वैकल्पिक स्रोत का पता लगाने में सक्षम था जो अधिक अनुकूल कीमत पर आपूर्ति कर सकता है।
