एक कर्मचारी के काम के प्रदर्शन पर टिप्पणी करना वार्षिक प्रदर्शन मूल्यांकन के दौरान हो सकता है, या किसी कर्मचारी के साथ अनौपचारिक चैट के दौरान टिप्पणियां प्रदान की जा सकती हैं। कर्मचारी नौकरी के प्रदर्शन का मूल्यांकन करने वाले पर्यवेक्षकों को कर्मचारियों के प्रदर्शन के स्तर पर प्रतिक्रिया देते समय कुछ प्रोटोकॉल और कंपनी प्रथाओं का पालन करना चाहिए। कर्मचारी की नौकरी के प्रदर्शन के बारे में टिप्पणियां तर्कसंगत, अच्छी तरह से प्रलेखित तरीके से होनी चाहिए ताकि कर्मचारी को इनपुट प्रदान करने के लिए पर्याप्त अवसर मिल सके।
कर्मचारी के कर्मियों की फ़ाइल की समीक्षा करें। यदि आप एक वार्षिक प्रदर्शन मूल्यांकन का आयोजन कर रहे हैं और मूल्यांकन बैठक के हिस्से के रूप में टिप्पणियां प्रदान करने का इरादा रखते हैं, तो मूल्यांकन अवधि के लिए उपलब्ध अधिक से अधिक प्रलेखन की समीक्षा करें। उदाहरण के लिए, अनुशासनात्मक और सुधारात्मक कार्रवाई ज्ञापन, उपस्थिति रिकॉर्ड, कार्य लॉग, प्रशंसा और कर्मचारी आत्म-मूल्यांकन ऐसी सामग्री है जिसे आपको प्रदर्शन पर टिप्पणियां प्रदान करने के लिए कर्मचारी से मिलने से पहले समीक्षा करनी चाहिए। वार्षिक मूल्यांकन के दौरान मूल्यांकन अवधि के लिए टिप्पणियों का निर्माण करने से पहले कर्मचारी की नौकरी के प्रदर्शन को उसकी समग्रता में देखें।
अपने प्रदर्शन के बारे में कर्मचारी से मिलने का समय निर्धारित करें। यदि कर्मचारी प्रदर्शन पर चर्चा करने के लिए आपके साथ एक बैठक की उम्मीद नहीं कर रहा था, तो उसे बताएं कि बैठक का विषय क्या है और उसके प्रदर्शन के बारे में प्रासंगिक सामग्री और नोट्स लाने के लिए उसे प्रोत्साहित करें। कर्मचारी को याद दिलाएं कि बैठक एक वार्तालाप है - किसी भी कर्मचारी इनपुट या प्रतिक्रिया के बिना उसके प्रदर्शन के बारे में एकतरफा रिपोर्ट नहीं।
कर्मचारी के योगदान, उसकी योग्यता और कंपनी उनके कौशल और योग्यता को कैसे महत्व देती है, यह स्वीकार करके सकारात्मक नोट पर बैठक शुरू करें। टिप्पणियाँ प्रदान करें और प्रलेखन के साथ अपनी टिप्पणियों का बैकअप लें। तथ्यों और नौकरी से संबंधित मामलों की व्यक्तिगत टिप्पणियों के लिए छड़ी। जब आप रचनात्मक प्रतिक्रिया प्रदान करते हैं, तब तक आपत्तिजनक लहजे का इस्तेमाल करने से बचना चाहिए और जब तक कि दूसरों की टिप्पणियों को प्रमाणित करने के लिए लिखित दस्तावेज न हो, तब तक दूसरी जानकारी पर भरोसा न करें। इस बैठक के दौरान अपने कर्मचारी के साथ प्रभावी ढंग से संवाद करना आवश्यक है। नियोक्ताओं के लिए कानूनी जानकारी प्रदान करने वाली कंपनी नोलो ने अपने मार्गदर्शन पत्र में कर्मचारी प्रतिक्रिया देने के लिए सुझाव दिए हैं, जिसका शीर्षक है, "एक कर्मचारी मूल्यांकन का संचालन कैसे करें।" इसमें कहा गया है: "कार्यकर्ता कितनी अच्छी तरह (या खराब तरीके से काम करता है) पर ध्यान दें - कार्यकर्ता की व्यक्तिगत विशेषताओं या लक्षणों पर नहीं।"
उन विशिष्ट घटनाओं की समीक्षा करें, जहाँ आपने कर्मचारी को उसके कार्य कर्तव्यों का पालन करते हुए देखा था। संतुलित प्रतिक्रिया प्रदान करें - दूसरे शब्दों में, कड़ाई से रचनात्मक या नकारात्मक प्रतिक्रिया पर ध्यान न दें, भले ही वह आपकी बातचीत का इरादा हो। कंपनी के प्रदर्शन की अपेक्षाओं को पूरा करने वाले कर्मचारी प्रदर्शन का उदाहरण दें। उन क्षेत्रों की पहचान करें जहां आप मानते हैं कि कर्मचारी उत्कृष्ट प्रदर्शन करता है, और उन क्षेत्रों पर ध्यान दें जहां वह अपने प्रदर्शन में सुधार कर सकता है।
कर्मचारी के साथ अपनी बातचीत का दस्तावेजीकरण करें। यदि बैठक एक प्रदर्शन मूल्यांकन की परिणति है, तो कर्मचारी को मूल्यांकन दस्तावेज की एक प्रति प्रदान करें और उस पर हस्ताक्षर करने के लिए कहें। यदि यह एक अनौपचारिक बैठक है जिसमें आप सुधार के लिए रचनात्मक प्रतिक्रिया और सुझाव दे रहे हैं, तो कर्मचारी को उसके प्रदर्शन में सुधार करने के तरीके पर बातचीत में संलग्न करें। पूछें कि उसे कौन से प्रशिक्षण और संसाधनों में सुधार करने की आवश्यकता है, और इंगित करें कि जब आप उसकी आवश्यकता वाले उपकरण प्रदान करने के लिए उसके साथ पालन करेंगे। यदि मीटिंग कंपनी के अपेक्षाओं से अधिक प्रदर्शन पर चर्चा करने के लिए है, तो कर्मचारी को बताएं कि आप अपनी टिप्पणियों को संक्षेप में बताएंगे और सारांश की एक प्रति अपने कर्मियों की फ़ाइल में डालेंगे, साथ ही उसे एक कॉपी भी प्रदान करेंगे।
