कभी भी यह न समझें कि आपके कॉल सेंटर से संपर्क करने वाले ग्राहकों को टेलीफोन शिष्टाचार कितना प्रभावित करता है। उचित टेलीफोन शिष्टाचार उत्पाद या सेवा ज्ञान और समस्या को सुलझाने के कौशल के रूप में एक अच्छे ग्राहक अनुभव के लिए महत्वपूर्ण है। दोनों नए-भाड़े और चल रहे प्रशिक्षण दोनों कॉल सेंटर टेलीफोन शिष्टाचार कौशल को सिखाने और सुदृढ़ करने के लिए महत्वपूर्ण हैं।
टेलीफोन शिष्टाचार सर्वश्रेष्ठ आचरण
कॉल सेंटर प्रक्रियाओं को अच्छे टेलीफोन शिष्टाचार के लिए सर्वोत्तम प्रथाओं पर ध्यान देना चाहिए। इनमें एक औपचारिक अभिवादन का उपयोग करना शामिल है जिसमें आप स्पष्ट रूप से अपना नाम बताते हैं, एक फोन करने वाले को संबोधित करते हैं, जो सर या मैम का उपयोग करता है और कॉल करने वाले को कभी बाधित नहीं करता है। किसी विचार या वाक्य को समाप्त करने के लिए एक फोन करने वाले को न केवल विनम्र बनाना, बल्कि कॉल के उद्देश्य को समझने के लिए आवश्यक है, या कॉलर के समाप्त होने के बाद प्रश्न पूछने के लिए तैयार करना है, इसलिए हर कोई एक ही पृष्ठ पर है। एक कॉल पर खाने या पीने से बचना एक सामान्य ज्ञान सबसे अच्छा अभ्यास है।
स्वर शिष्टाचार
अच्छे इरादों के बावजूद, व्यस्त कॉल सेंटर में मुखर शिष्टाचार को अनदेखा करना आसान हो सकता है। यहां तक कि अगर आपके शब्द और जानकारी सही हैं, तो आप संदेश कैसे वितरित करते हैं, एक असफल कॉल हो सकती है। स्वर, विभक्ति, पिच, दर और मात्रा सभी अच्छे मुखर शिष्टाचार के लिए महत्वपूर्ण हैं। सही शब्दों या वाक्यांशों को उजागर करना, एक निचली पिच, धीरे-धीरे और स्पष्ट रूप से बोलना, और न तो बहुत धीरे से बोलना और न ही बहुत जोर से बोलना महत्वपूर्ण है। अपने स्वर की उपेक्षा न करें, जो बताता है कि आप कॉलर के बारे में कैसा महसूस करते हैं।
