यह जानना कि कब एक औपचारिक व्यावसायिक पत्र बनाम एक व्यावसायिक ईमेल लिखना है, ऐसे लोगों को आसानी से मिल सकता है जो विभिन्न प्रारूपों में संदेश देने में सहज हैं; हालांकि, मध्यम चुनने पर विचार करने के लिए कई कारक हैं। जब आप लिखने का निर्णय लेते हैं, तो फैक्टर जैसे एक्सपीरिएंस, औपचारिकता, गोपनीयता और यहां तक कि पते की रैंक या स्थिति पर विचार किया जाना चाहिए।
प्राथमिक अंतर
पहली बात जो एक व्यवसाय पत्र को एक व्यावसायिक ईमेल से अलग करती है, वह यह है कि एक पत्र को आम तौर पर हार्ड कॉपी माना जाता है, और व्यवसाय ईमेल एक सॉफ्ट कॉपी है - एक इलेक्ट्रॉनिक संदेश। व्यवसाय पत्र की रचना करने के बाद, आप इसे प्रिंट करते हैं, इसे एक लिफाफे, परिशिष्ट के डाक में सील करते हैं और प्राप्तकर्ता को पत्र भेजने के लिए U.S. पोस्टल सर्विस या ओवरनाइट डिलीवरी कंपनी जैसी सेवा का उपयोग करते हैं। दूसरी ओर, एक व्यावसायिक ईमेल भी आमतौर पर एक कंप्यूटर या इलेक्ट्रॉनिक साधनों का उपयोग करके बनाया जाता है, लेकिन यह इलेक्ट्रॉनिक रूप से प्राप्तकर्ता को केवल कुछ सेकंड के मामले में भेजा जाता है।
प्रसव का समय
जितनी जल्दी एक व्यापार पत्र आम तौर पर आ जाएगा, वह उसी दिन होगा जब आप इसे घोंघा मेल या फेडएक्स जैसी डिलीवरी सेवा के माध्यम से भेज देंगे। यदि आपको जल्द पहुंचने के लिए पत्र की आवश्यकता है, तो आप उसी दिन डिलीवरी के लिए एक कूरियर किराए पर ले सकते हैं। आप या तो विकल्प के साथ एक लागत लगाएंगे - या तो डाक टिकट या वितरण शुल्क। यदि आप तुरंत पहुंचने के लिए एक जरूरी संदेश चाहते हैं, तो आपका सबसे अच्छा विकल्प एक व्यावसायिक ईमेल भेजना है। एक फ़ायरवॉल केवल एक मामूली बाधा है जिससे डिलीवरी में देरी हो सकती है, लेकिन फिर भी, देरी व्यावहारिक रूप से अक्षम है।
व्यापार संचार की सामग्री
यदि आप एक औपचारिक संचार लिख रहे हैं, तो संभावना है कि आप अपने संदेश को एक व्यावसायिक पत्र में व्यक्त करना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप एक संविदात्मक मुद्दे के बारे में लिख रहे हैं, तो आपके पत्राचार की एक हार्ड कॉपी होना बुद्धिमानी है। इसका नुकसान यह है कि कागज के टुकड़े खो सकते हैं, और एक व्यावसायिक ईमेल एक इलेक्ट्रॉनिक फ़ोल्डर में हमेशा के लिए रह सकता है। एक व्यवसाय ईमेल एक ही संदेश दे सकता है, लेकिन अगर यह एक गंभीर मामला है, तो व्यावसायिक ईमेल को अक्सर व्यावसायिक पत्र की तुलना में कम औपचारिक रूप में देखा जाता है। यदि आपके संचार में एक स्याही हस्ताक्षर की आवश्यकता है, तो आप स्पष्ट रूप से स्याही में एक व्यावसायिक ईमेल पर हस्ताक्षर नहीं कर सकते। आप एक ईमेल संदेश के लिए एक इलेक्ट्रॉनिक या डिजिटल हस्ताक्षर चिपका सकते हैं, हालांकि।
पत्र बनाम ईमेल प्रारूप
उत्तरी मिशिगन विश्वविद्यालय लेखन केंद्र के अनुसार, व्यावसायिक पत्रों के लिए आमतौर पर उपयोग किया जाने वाला प्रारूप ब्लॉक शैली है। पत्र का प्रत्येक खंड पारंपरिक ब्लॉक शैली में बाएं मार्जिन के साथ फ्लश है। एक संशोधित ब्लॉक पत्र के निचले मध्य भाग में समापन नमस्कार और हस्ताक्षर को तैनात करता है; अर्ध-ब्लॉक प्रारूप का मतलब है कि पैराग्राफ इंडेंट हैं। यदि आप एक व्यवसाय ईमेल लिख रहे हैं, तो अपने ग्रीटिंग, बॉडी को टाइप करके और बाएं मार्जिन के साथ सैल्यूटेशन फ्लश बंद करके पारंपरिक ब्लॉक प्रारूप को दोहराने में आसान है, क्योंकि यदि आप पैराग्राफ इंडेंट के लिए टैब करते हैं और सैल्यूटेशन बंद करते हैं, तो फॉर्मेट अजीब लग सकता है, यह निर्भर करता है मॉनिटर या स्क्रीन के आकार पर जहां से प्राप्तकर्ता संचार पढ़ता है।
गोपनीयता बनाए रखें
आप "गोपनीय" इंगित करने के लिए हार्ड-कॉपी पत्र पर वॉटरमार्क का उपयोग कर सकते हैं या आप व्यवसाय ईमेल को चिह्नित कर सकते हैं गुप्त आपके ईमेल प्रोग्राम द्वारा दिए गए विकल्पों में से एक पर क्लिक करके। न तो कोई व्यावसायिक पत्र और न ही कोई व्यावसायिक ईमेल पूर्ण गोपनीयता की गारंटी दे सकता है क्योंकि प्राप्तकर्ता पत्र की फोटोकॉपी कर सकता है या ईमेल को केवल उसी व्यक्ति को अग्रेषित कर सकता है जो प्रारंभिक संचार के लिए निजी नहीं था। दोनों मामलों में, आपको अपने पत्राचार की गोपनीयता बनाए रखने के लिए प्राप्तकर्ता की अखंडता पर भरोसा करना चाहिए।
स्थिति एक अंतर बना सकती है
एक प्रत्यक्ष रिपोर्ट को लिखने वाले एक पर्यवेक्षक को अनौपचारिक संदेश को संप्रेषित करने के लिए ईमेल का उपयोग करने की संभावना है, जैसे कि सूचना कि वह कार्यालय से बाहर हो जाएगा। उसे अपने कर्मचारियों को ऐसे नियमित पत्राचार के लिए एक औपचारिक पत्र प्रदान करने की आवश्यकता नहीं है। दूसरी ओर, अगर वह एक नीति निर्देश का संचार कर रही है या एक प्रशंसा या अनुशासनात्मक कार्रवाई जारी कर रही है, तो हार्ड-कॉपी एक पसंदीदा प्रारूप हो सकता है, और यदि कंपनी कागज रिकॉर्ड बनाए रखती है। पेपरलेस कार्यालयों के मामले में, एक व्यावसायिक ईमेल विषय की परवाह किए बिना संचार का आवश्यक रूप है। एक अन्य उदाहरण में, अगर एक प्रत्यक्ष रिपोर्ट उसके पर्यवेक्षक को अपना इस्तीफा देने के लिए लिख रही है, तो एक हाथ से वितरित व्यापार पत्र एक संक्षिप्त बातचीत (यदि वांछित है) के कारणों के बारे में वह खोलता है, जिसके कारण वह इस्तीफा दे रही है क्योंकि पत्र में ऐसा विवरण नहीं हो सकता है।
