एक आंतरिक कंपनी मेमो के माध्यम से अतिरिक्त कर्तव्यों के असाइनमेंट का संचार करना जवाबदेही स्थापित करने और यह सुनिश्चित करने का एक अच्छा तरीका है कि आपका कर्मचारी नए कर्तव्यों को समझता है। जिस तरह आप किसी अन्य व्यावसायिक ज्ञापन के साथ करते हैं, उसे कम से कम और सरल रखें, ताकि कर्मचारी को निर्देशों को समझने के लिए जितनी आवश्यक हो उतनी जानकारी शामिल हो।
मेमो प्रारूप
एक स्पष्ट, वर्णनात्मक शीर्षक लिखें। यदि आप ईमेल के माध्यम से मेमो भेज रहे हैं, तो विषय क्षेत्र में शीर्षक भी दर्ज करें, ईमेल को एक उच्च महत्व के ध्वज के साथ टैग करें और एक पावती रसीद शामिल करें। हालाँकि आपको आमतौर पर हेडर, ओपनिंग स्टेटमेंट, टास्क सेगमेंट और क्लोजिंग को शामिल करके एक सामान्य मेमो फॉर्मेट का पालन करना चाहिए, चर्चा और सारांश सेक्शन आमतौर पर आवश्यक नहीं होते हैं। कार्य खंड में, नए या अतिरिक्त कर्तव्यों को पहचानने और उजागर करने के लिए एक संख्यात्मक सूची या बुलेट बिंदुओं का उपयोग करें।
सूचनात्मक सामग्री
इस प्रकार के ज्ञापन में उद्घाटन और कार्य खंड सबसे महत्वपूर्ण खंड हैं। उद्घाटन अनुभाग में आवश्यक पृष्ठभूमि की जानकारी प्रदान करें। उदाहरण के लिए, कर्मचारी को बताएं कि आप अतिरिक्त शुल्क क्यों दे रहे हैं और ये नए कर्तव्य कब शुरू होंगे। कर्मचारी द्वारा अतिरिक्त कर्तव्यों को मानने से पहले होने वाली किसी भी बैठक के लिए तारीखों और समयों की आपूर्ति करें। यदि आवश्यक हो, तो एक संपर्क बिंदु प्रदान करें जिसे कर्मचारी प्रश्नों के लिए संदर्भित कर सकता है। प्रत्येक अतिरिक्त कर्तव्य को स्पष्ट रूप से और कार्य खंड में पूर्ण रूप से परिभाषित करें। ज्ञापन को संक्षिप्त धन्यवाद और समर्थन के ईमानदारी से दिखाने के साथ बंद करें।
