सूचना किसी भी रूप में उद्यम के प्रबंधन के लिए महत्वपूर्ण है, चाहे कॉर्पोरेट, गैर-लाभकारी, शैक्षणिक या सरकारी। इसके बिना, अपने उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए उद्यम के संसाधनों को नियंत्रित और तैनात करने के आवश्यक प्रबंधन कार्य अनिश्चित होंगे, यदि असंभव नहीं है। संगठन जितना बड़ा होगा, सूचना संबंधी आवश्यकताएं उतनी ही आवश्यक और सटीक होंगी। प्रबंधन के लिए सूचना एकत्र करना, प्रसंस्करण और प्रसार करना एक महत्वपूर्ण संगठनात्मक कार्य बन गया है। एक संगठन में विभिन्न स्तरों पर प्रबंधन अलग-अलग कार्य करता है, प्रत्येक को विभिन्न प्रकार की जानकारी की आवश्यकता होती है। परिचालन और विश्लेषणात्मक जानकारी इनमें से दो प्रकार हैं।
प्रबंधन कार्य
प्रत्येक उद्यम को किसी प्रकार की दृष्टि की आवश्यकता होती है कि वह क्या है, इसके लिए क्या है और यह कहां जा रहा है। वरिष्ठ प्रबंधन पारंपरिक रूप से इस प्रकार के निर्णय लेने और मध्यम और दीर्घकालिक रणनीतिक संगठनात्मक योजनाओं को तैयार करने के उद्देश्य से इसे अपने उद्देश्यों की ओर ले जाता है।
समानांतर में, संगठन को दैनिक, साप्ताहिक और मासिक आधार पर अपने ग्राहक आधार द्वारा आवश्यक वस्तुओं और / या सेवाओं का उत्पादन करने और वितरित करने की आवश्यकता होती है, और इस प्रक्रिया को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने के लिए।
सामरिक सूचना आवश्यकताएँ
रणनीतिक निर्णय लेने के लिए आवश्यक जानकारी में संगठन की सेवाओं के स्तर और प्रकार की मांग में बदलाव का पूर्वानुमान शामिल है; संसाधनों के प्रकार और उपलब्धता संगठन को अपने माल और / या सेवाओं का उत्पादन करने की आवश्यकता होगी, जिसमें श्रम, कच्चे माल, धन, उपकरण और परिसर शामिल हैं, जहां से काम करना है; और संभावित बाहरी कारक जैसे आर्थिक पूर्वानुमान और विधायी वातावरण।
परिचालन संबंधी जानकारी आवश्यकताएँ
दिन-प्रतिदिन के संगठनात्मक कार्यों के प्रबंधन के बारे में जानकारी की आवश्यकता होती है जो प्रति घंटे, दैनिक, साप्ताहिक और मासिक आधार पर वितरित की जानी चाहिए; आवश्यक डिलिवरेबल्स के उत्पादन के लिए कौन से संसाधन उपलब्ध हैं; वास्तव में क्या उत्पन्न होता है; और क्या वास्तव में दिया जा सकता है, जानकारी के साथ-साथ कमी या अवांछित अधिभार को हटाने की अनुमति देने के लिए।
विश्लेषणात्मक और परिचालन रिपोर्टिंग के बीच अंतर
विश्लेषणात्मक रिपोर्टिंग वरिष्ठ प्रबंधन के रणनीतिक और नियोजन कार्यों का समर्थन करने की दिशा में उन्मुख है। ऑपरेशनल रिपोर्टिंग दिन-प्रतिदिन के संगठनात्मक कार्यों का समर्थन करने की दिशा में उन्मुख है।
इसके लिए, विश्लेषणात्मक रिपोर्टिंग का उद्देश्य संगठन की बड़ी तस्वीर और उसकी दिशा के बारे में जानकारी प्रदान करना है, जिसमें ऐतिहासिक डेटा, प्रवृत्ति अनुमान और सारांश जानकारी शामिल है, लेकिन विस्तृत स्तर के डेटा नहीं हैं। परिचालन रिपोर्टिंग का उद्देश्य संभावित रूप से तेजी से आगे बढ़ने वाले वातावरण में निर्णय लेने के लिए समर्थन प्रदान करना है, जो वर्तमान और तत्काल भविष्य की एक विस्तृत तस्वीर देता है, जैसे कि व्यक्तिगत कार्यों को वास्तविक समय में या वास्तविक समय के पास प्रबंधित किया जा सकता है।
