एक बैठक को एक विशेष कार्य प्रक्रिया के रूप में परिभाषित किया जा सकता है जो किसी विशेष उद्देश्य के लिए कौन, क्यों, कैसे और क्या जवाब देता है। अप्रभावी बैठकों की विशेषताओं में निष्क्रिय प्रतिभागी और पहले से चर्चा किए गए विषयों का एक पुनरुत्थान शामिल है। प्रभावी बैठकें अनिवार्य रूप से इसके विपरीत हैं। प्रभावी बैठकें उत्पादकता, कर्मचारी मनोबल और मुनाफे को बढ़ावा दे सकती हैं।
समारोह
प्रभावी बैठकों की तैयारी और संचालन के लिए पांच कदम, जिन्हें पांच पी के रूप में भी जाना जाता है, इस प्रकार हैं: उद्देश्य, योजना, प्रतिभागियों, भागीदारी और परिप्रेक्ष्य, डेविड वेटन और किम कैमरन की पुस्तक "डेवलपिंग मैनेजमेंट स्किल्स" पर ध्यान दें। उद्देश्य स्पष्ट रूप से इरादे बताता है। बैठक। बैठक के दौरान योजना कार्रवाई का जरिया है। प्रतिभागियों में अटेंडेंट और फैसिलिटेटर शामिल हैं। सहभागियों और सुगमकर्ताओं से भागीदारी आवश्यक है। परिप्रेक्ष्य वह उद्देश्य है जो बैठक को प्राप्त करने का उद्देश्य है और बैठक के परिणामस्वरूप होने वाले समझौतों का सारांश।
उपकरण
खेल सफल बैठकें आयोजित करने के लिए उपयोग किए जाने वाले सबसे प्रभावी उपकरणों में से हैं। फास्ट, सस्ती, अनुकूलनीय, कम जोखिम और भागीदारी वाले खेलों की सिफारिश की जाती है। बुद्धिशीलता एक और उपकरण है जिसका उपयोग जानकारी इकट्ठा करने और किसी समस्या या स्थिति को समझाने के लिए किया जाता है। प्रभावी बैठकों के लिए अन्य उपकरणों में प्रश्नावली, सर्वेक्षण, साक्षात्कार और कार्यपत्रक शामिल हैं।
लक्षण
प्रभावी बैठकें कल्पनाशील, सहभागी, नवीन और आकर्षक होती हैं। वे समय पर शुरू और समाप्त होते हैं। किसी को कुछ मिनट और एजेंडा रखने के लिए सौंपा गया है। निर्धारित समय पर अनुसूचित विराम होता है। जीवंत और सकारात्मक चर्चा को प्रोत्साहित किया जाता है। प्रतिभागियों को बैठक का मूल्यांकन करने की अनुमति है। प्रतिभागियों के बीच सामंजस्य सुनिश्चित करने की सुविधा के साथ एक प्रभावी नोट पर प्रभावी बैठकें समाप्त होती हैं।
आवृत्ति और अवधि
पीटर हनी पुस्तक "इंप्रूव योर पीपल स्किल" पुस्तक में लिखते हैं कि प्रभावी बैठकें आदर्श रूप से सप्ताह में अधिकतम एक बार आयोजित की जाती हैं, आमतौर पर समान प्रतिभागियों के लिए। सबसे सफल बैठकें एक घंटे में खत्म हो जाती हैं और आमतौर पर दो घंटे तक नहीं बढ़ती हैं।
महत्व
खराब रूप से प्रबंधित बैठकों का कर्मचारी मनोबल पर नकारात्मक प्रभाव पड़ता है, जिससे कुछ लोग संदेहवादी और निराशावादी हो जाते हैं, जबकि अन्य उदासीन और असावधान हो जाते हैं। अप्रभावी बैठकें, बारबरा जे। स्ट्रीबेल की पुस्तक "द मैनेजरज गाइड टू इफेक्टिव मीटिंग्स" में, प्रति वर्ष अरबों डॉलर का कारोबार खोए हुए अवसरों और खोए हुए समय में होता है। वे एक संगठन की छवि को नुकसान पहुंचाते हैं, इसके अप्रभावी प्रबंधन को उजागर करते हैं और उत्पादकता को कम करते हैं। प्रभावी बैठकें कंपनी के सबसे मूल्यवान संसाधनों में से दो को संरक्षित करती हैं: समय और प्रतिभा। सहयोगी और प्रभावी बैठकें कर्मचारियों को सक्रिय करती हैं।
