सर्टिफाइड लेटर तैयार और मेल कैसे करें

U.S. पोस्टल सर्विस (USPS) में वितरण विधियाँ हैं जो प्रेषकों को किसी पत्र की प्राप्ति की पुष्टि करने की अनुमति देती हैं। एक प्रमाणित पत्र अक्सर एक पंजीकृत पत्र के साथ भ्रमित होता है। जबकि दोनों बहुत समान हैं, प्रत्येक का एक अलग उद्देश्य है। प्रमाणित पत्र सीधे स्थानीय यूएसपीएस शाखा में तैयार करें और मेल करें।

प्रमाणित मेल निर्देश

प्रमाणित मेल प्रपत्रों को पूरा करने से पहले, पत्र तैयार करें और लिफाफा दें, जैसा कि आप किसी अन्य पत्र को लिखेंगे। आप पत्र के आकार और वजन के लिए उचित डाक शामिल कर सकते हैं या डाकघर में डाक को जोड़ सकते हैं।

जब आप रसीद, ट्रैकिंग नंबर और डिलीवरी का प्रमाण चाहते हैं, तो प्रमाणित मेल चुनें। स्थानीय यूएसपीएस शाखा में फॉर्म 3800 प्राप्त करें। इस फॉर्म को आसानी से जानकारी दर्ज करने के लिए सफेद आंतरिक ब्लॉकों के साथ इसकी हरी सीमाओं द्वारा पहचाना जाता है। प्रपत्र पर सूचीबद्ध पता प्राप्तकर्ता का नाम और पता है। इस जानकारी को पूरा करें।

आपको पत्र को फॉर्म 3800 संलग्न करने की आवश्यकता नहीं है, डाक प्रतिनिधि इसे करेगा। यदि आप इसके बजाय इसे करना चाहते हैं, तो फॉर्म 3800 के हरे ब्लॉक को सस्पेंड करें ताकि बाएं हाथ के शब्द "प्रमाणित मेल" पत्र के शीर्ष पर संरेखित हो। "प्रमाणित मेल" ब्लॉक के ऊपर ब्लॉक की संख्या से मेल खाने वाली संख्याओं की एक पंक्ति है। ये नंबर ट्रैकिंग नंबर का गठन करते हैं। शीर्ष पंक्ति को अक्षर के पीछे से मोड़ो ताकि ट्रैकिंग नंबर पीठ पर हो। पोस्टेज और पोस्ट की तारीख के लिए उस क्षेत्र को छोड़कर, ऊपरी दाएं कोने से कम से कम 3.5 इंच की जगह बनाएं। प्रपत्र पर चिपचिपे समर्थन का उपयोग करके इस क्षेत्र को फ़ॉर्म को प्रभावित करें।

पत्र को यूएसपीएस प्रतिनिधि के पास चिपकाए गए फॉर्म के साथ ले जाएं। $ 3.45 प्रमाणित मेल शुल्क का भुगतान करें; यदि आपने डाक को लिफाफे में नहीं जोड़ा है, तो आप इस बिंदु पर आवश्यक डाक के लिए भुगतान कर सकते हैं। प्रतिनिधि पते की पुष्टि करेगा और बारकोड के नीचे दो ट्रैकिंग नंबरों के बीच छिद्र पर फॉर्म 3800 को फाड़ देगा। वह एक प्रिंटर के माध्यम से फॉर्म को चलाएगा और पोस्टमार्क के साथ मुहर लगाएगा। रिकॉर्डकीपिंग और ट्रैकिंग के लिए इस फॉर्म को रसीद के पास रखें। प्रतिनिधि पत्र को मेल में रखेगा।

पंजीकृत डाक

पंजीकृत मेल उसी ट्रैकिंग और प्रूफ सेवाओं को पूरा करता है और आपको घरेलू मेल के लिए बीमा में $ 50,000 जितना जोड़ सकता है। पंजीकृत मेल के लिए शुल्क $ 11.90 से शुरू होता है।

प्रमाणित और पंजीकृत मेल दोनों एक वापसी रसीद या यूएसपीएस फॉर्म 3811 का उपयोग करने की अनुमति देते हैं। प्राप्तकर्ता एक कार्ड पर हस्ताक्षर करता है जो फिर हस्ताक्षर और डिलीवरी की तारीख के साथ प्रेषक को वापस कर दिया जाता है।

फॉर्म 3811 के दो पक्ष हैं। प्रपत्र के सामने प्राप्तकर्ता का नाम और पता है। इसमें पता या एजेंट के हस्ताक्षर के लिए एक पंक्ति भी होती है, जैसे कि परिवार के सदस्य या सचिव। प्रेषक की जानकारी के लिए बैक में एक ब्लॉक है। डिलीवरी होने पर, यह कार्ड पत्र से हटा दिया जाएगा और हस्ताक्षर और डिलीवरी की तारीख के साथ प्रेषक को वापस कर दिया जाएगा।

पत्र और प्रमाणित या पंजीकृत रूपों के साथ पोस्ट ऑफिस में फॉर्म 3811 ले जाएं। यूएसपीएस प्रतिनिधि फॉर्म को लिफाफे में संलग्न करेगा, और आप एक मेल प्राप्त रसीद के लिए $ 2.50 तक लागू शुल्क का भुगतान कर सकते हैं।

पत्र को ट्रैक करें

फॉर्म 3800 और आपकी यूएसपीएस रसीद दोनों ट्रैकिंग नंबर को नोट करेंगे। आप ट्रांजिट में रहते हुए या यह प्राप्त होने की पुष्टि करने के लिए यूएसपीएस वेबसाइट पर जा सकते हैं। यदि आपको मेल में अपनी कॉपी नहीं मिलती है तो वेबसाइट पर हस्ताक्षरित फॉर्म 3811 की स्कैन की हुई कॉपी भी होगी।

टिप्स

• ऑनलाइन मुद्रण सेवाओं या ग्रामीण वाहक के माध्यम से प्रपत्र प्राप्त करना और तैयार करना संभव है। हालांकि, पार्सल को यूएसपीएस कर्मचारी द्वारा मेल किया जाना चाहिए।