लेखांकन के कई उपखंडों के साथ संगठन के संदर्भ में कठिन और तेज नियम और कानून हैं और क्या अनुमति है और इसकी अनुमति नहीं है। लेखा सूचना प्रणाली के साथ ऐसा नहीं है। एआईएस क्या है और यह क्या नहीं है, इस बारे में बस कई राय हैं। अन्य सूचना प्रणाली से एआईएस को अलग करता है एक कंपनी के प्रबंधन और लेखाकारों पर लगाए गए कानूनी और पेशेवर दायित्व।
सूचना का प्रवाह
AIS की विशेषताओं में से एक सूचना का प्रवाह है। इसका वर्णन यहाँ शीर्ष पर प्रबंधन के साथ एक पिरामिड के उपयोग से किया गया है, इसके ठीक नीचे मध्य प्रबंधन, उसके नीचे संचालन प्रबंधन और सूचना के प्रवाह के आधार का प्रतिनिधित्व करने वाले संचालन कर्मी। कंपनी के प्रदर्शन से संबंधित जानकारी कार्मिकों के माध्यम से प्रबंधन के सभी स्तरों तक ऊपर उठती है। शीर्ष प्रबंधन कंपनी के शेयरधारकों या मालिकों के लिए जिम्मेदार है कि वे प्राप्त जानकारी के लिए। कंपनी के प्रदर्शन के बारे में इस जानकारी में योगदान करने वाले ग्राहक और आपूर्तिकर्ता हैं, जिनके साथ संचालन कर्मियों का दिन-प्रतिदिन संपर्क होता है। इस जानकारी के उपयोग के साथ शीर्ष प्रबंधन कंपनी के बजट और ग्राहकों और आपूर्तिकर्ताओं के साथ दिन-प्रतिदिन की बातचीत को बदलने या सुधारने के निर्देशों के बारे में जानकारी को फ़िल्टर करता है। आपूर्तिकर्ताओं और ग्राहकों की जानकारी को बाहरी सूचना प्रवाह के रूप में जाना जाता है। कार्मिक से प्रबंधन और प्रबंधन से कर्मियों को आंतरिक जानकारी प्रवाह के रूप में जाना जाता है।
प्रसंस्करण लेनदेन
एआईएस की एक और विशेषता लेनदेन के प्रसंस्करण में है। AIS दो अलग-अलग प्रकार के लेनदेन की प्रक्रिया करता है। वित्तीय लेन-देन, जो प्रकृति में कोई भी लेनदेन मौद्रिक है जो किसी व्यापारिक संगठन की संपत्ति या इक्विटी को प्रभावित करता है। गैर-वित्तीय लेन-देन एक ऐसा निर्णय है, जो इसे मौद्रिक रूप से नहीं मापा जाता है, कंपनी के समग्र लेखांकन स्वास्थ्य को प्रभावित कर सकता है। उदाहरण के लिए, यदि कंपनी एक वर्तमान आपूर्तिकर्ता से कीमतों में पर्याप्त वृद्धि के कारण आपूर्तिकर्ताओं को बदलने का फैसला करती है, तो पहला आदेश रखे जाने तक तत्काल प्रभाव प्रकृति में वित्तीय नहीं है।
शीर्ष प्रबंधन के निर्णय लेने को प्रभावित करने के उद्देश्य से सभी लेनदेन लेखांकन सूचना प्रणाली में दर्ज किए जाते हैं। यदि शीर्ष प्रबंधन लागत, करों या ग्राहकों की संभावित हानि के बारे में जानता है, तो भविष्य की घटनाओं के नकारात्मक परिणामों का मुकाबला करने के लिए निर्णय किए जा सकते हैं।
AIS मॉडल
AIS का एक विशिष्ट मॉडल इन विशेषताओं को दिखाता है और जानकारी को संभालने के तीन अलग-अलग चरणों को शामिल करता है। सबसे पहले डेटा संग्रह है। यह तीनों चरणों में सबसे महत्वपूर्ण माना जाता है, जैसे कि त्रुटियां होने पर अनिर्धारित प्रणाली अविश्वसनीय उत्पादन पैदा कर सकती है। डेटा संग्रह प्रक्रिया की दो मुख्य आवश्यकताएं हैं कि उपयोग किया गया डेटा प्रासंगिक और कुशल दोनों हो। यह डेटा संग्रह चरण में है कि सिस्टम से सभी अप्रासंगिक तथ्यों को फ़िल्टर करने के लिए डेटा की प्रासंगिकता को तौला जाना चाहिए। दक्षता में केवल एक बार डेटा के एक ही सेट का संग्रह शामिल है। ऐसा करने में विफलता अनावश्यक डेटा की ओर ले जाती है। दूसरा कदम डेटा प्रोसेसिंग में है, या डेटा को इस तरह से व्यवस्थित करने का प्रयास है कि प्रबंधन कंपनी के वित्तीय निर्णयों के संबंध में निर्णय ले सकता है। एक उदाहरण भविष्य की बिक्री की उम्मीदों का अनुमान लगाने के लिए बिक्री डेटा का उपयोग करने में होगा। उन उम्मीदों के आधार पर कर्मचारियों की आवश्यकताओं के बारे में निर्णय लिया जा सकता है। तीसरा चरण सूचना की वास्तविक पीढ़ी है जो निर्णय लेने की ओर ले जाता है। चाहे निर्णय वित्तीय या गैर-वित्तीय लेनदेन में आधारित हो, निर्णय व्यापार के दिन-प्रतिदिन के संचालन और संभवतः कंपनी के वित्तीय दृष्टिकोण को प्रभावित कर सकता है।
