कैसे एक मानक संचालन प्रक्रिया लिखने के लिए। एक मानक संचालन प्रक्रिया, या एक "एसओपी" एक दस्तावेज है जिसमें किसी कार्य को करने के निर्देश हैं। यह सुनिश्चित करता है कि नियमित नौकरी सुरक्षित रूप से और लागू नियमों के अनुपालन में हो। आप इन चरणों का पालन करके एक आधिकारिक मानक संचालन प्रक्रिया लिख सकते हैं।
कर्मचारियों को अपने इनपुट के लिए एसओपी का उपयोग करने के लिए कहें कि काम कैसे किया जाना चाहिए। एक अंतिम उत्पन्न होने से पहले दस्तावेज़ को कई मसौदों से गुजरने की अपेक्षा करें। क्या कर्मचारी स्वयं अतिरिक्त सुझावों के लिए ड्राफ्ट की समीक्षा करते हैं।
पहले ड्राफ्ट तैयार करें। इस मसौदे को प्रक्रिया में सभी आवश्यक चरणों को पूरा करना चाहिए। निर्धारित करें कि क्या किसी बड़े कदम को छोटे चरणों में तोड़ा जा सकता है। एक मूल्यवान पहला ड्राफ्ट के रूप में सेवा करने के लिए एक सरल प्रवाह चार्ट बनाएं।
पहले पृष्ठ को संक्षिप्त परिचय सहित लिखें, जिसमें संपूर्ण नौकरी का विवरण दिया गया हो। इस तरह, एक समय में सामान्य रूप से पढ़ने और प्रदर्शन करने वाले कर्मचारियों को शुरुआत से पहले शुरू से अंत तक नौकरी का पूर्वावलोकन करना चाहिए।
पहले पृष्ठ पर एक हेडर तैयार करें। इसमें कंपनी का नाम और व्यवसाय इकाई लोगो, दस्तावेज़ शीर्षक, निर्माण की तिथि और दस्तावेज़ नियंत्रण कर्मियों द्वारा निर्दिष्ट विशिष्ट दस्तावेज़ संख्या शामिल होनी चाहिए। इसमें परिवर्तन नियंत्रण द्वारा उत्पन्न समस्या संख्या भी शामिल है।
शीर्षक के अंतर्गत सीधे एक तालिका बनाएँ, "संशोधन इतिहास और स्वीकृतियां।" SOP के जारी होने की तारीख, SOP प्रवर्तक, विभाग प्रबंधक और गुणवत्ता नियंत्रण प्रबंधक के लिए परिवर्तनों और हस्ताक्षरों के विवरण के लिए कॉलम शामिल करें। परिवर्तनों का विवरण संक्षेप में इसके निर्माण के बाद से एसओपी को किए गए किसी भी संशोधन को संक्षेप में प्रस्तुत करना चाहिए। प्रत्येक संशोधन को इसके सर्जक द्वारा हस्ताक्षरित होना चाहिए।
SOP के उद्देश्य के साथ दूसरा पृष्ठ शुरू करें। इसके दायरे में शामिल हैं, दस्तावेज की सामग्री, एसओपी में इस्तेमाल की गई शर्तों या संक्षिप्तताओं की परिभाषा, प्रक्रिया में शामिल कर्मियों की जिम्मेदारियां और एसओपी से जुड़े दस्तावेजों के संदर्भ, जैसे कि व्यापार मानक।
छोटे चरणों में प्रक्रिया का वर्णन करके एसओपी समाप्त करें। सरल भाषा का प्रयोग करें और एक ही वाक्य में कई चरणों का वर्णन करने से बचें। एक बार कार्य विस्तृत हो जाने के बाद, दस्तावेज़ को दिनांकित करें और इसे उपयुक्त नियामक कर्मियों द्वारा हस्ताक्षरित करें। प्रक्रिया नियंत्रण के लिए जिम्मेदार दस्तावेज़ नियंत्रण विभाग और प्रबंधक को एसओपी ईमेल करें।
