सभी व्यावसायिक पत्रों में एक समानता होनी चाहिए - स्पष्ट और सौहार्दपूर्ण लेखन। व्यावसायिक पत्र उनके उद्देश्यों में भिन्न हो सकते हैं, जिससे व्यवसाय-पत्र शैलियों का वर्गीकरण होता है।
विशेषताएं
सभी व्यावसायिक पत्रों में वर्तमान तिथि, एक वापसी पता, प्राप्तकर्ता का पता, अभिवादन और हस्ताक्षर होना चाहिए।
स्वरूप
व्यावसायिक पत्रों को पूर्ण-ब्लॉक या संशोधित-ब्लॉक शैलियों में लिखा जा सकता है। एक पूर्ण-ब्लॉक पत्र में, सभी लेखन पैराग्राफ में कोई इंडेंटेशन के साथ बाएं मार्जिन पर शुरू होता है। संशोधित-ब्लॉक शैली पत्र में, हालांकि, पैराग्राफ पांच स्थानों पर इंडेंट किए जाते हैं, और पृष्ठ के केंद्र में दिनांक और हस्ताक्षर शुरू होते हैं।
प्रकार
आवेदन पत्र एक बहुत लोकप्रिय व्यवसाय पत्र शैली है। आवेदन पत्र रोजगार मांगने वाले लोगों द्वारा लिखे गए हैं। ये अक्षर संभावित नियोक्ताओं के लिए एक परिचयात्मक उपकरण के रूप में कार्य करते हैं। आवेदन पत्र को कवर पत्र के रूप में भी जाना जाता है, लेकिन यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि शब्द "कवर पत्र" किसी अन्य व्यवसाय-पत्र शैली को भी संदर्भित कर सकता है। इस प्रकार के व्यावसायिक पत्र उन दस्तावेजों को संदर्भित करते हैं जो पैकेज में शामिल होते हैं। ये कवर पत्र आमतौर पर पाठक के लिए एक पैकेज की सामग्री को आइटम करते हैं और प्राप्तकर्ता के लिए पुष्टि के रूप में काम करते हैं।
एक स्वीकृति पत्र आमतौर पर एक आवेदन के जवाब में, या किसी प्रकार के निमंत्रण के जवाब में लिखा जाता है। एक स्वीकृति पत्र एक स्वीकृति पत्र के जवाब में भेजा जाएगा, और दोनों पक्षों के लिए रसीद के रूप में कार्य करेगा।
जब कोई ग्राहक सामान या सेवाओं से नाखुश होता है, तो वह शिकायत पत्र भेजने का रिवाज है। शिकायत पत्र में समस्या से जुड़े व्यक्तियों या वस्तुओं की पहचान करने में प्राप्तकर्ता की सहायता के लिए विशिष्ट जानकारी होनी चाहिए। व्यवसायों के बीच शिकायत पत्र भी भेजे जाते हैं।
लाभ
सभी व्यावसायिक पत्र, शैली की परवाह किए बिना, दो पक्षों के बीच संचार के प्रलेखन के रूप में कार्य करते हैं। यह दोनों पक्षों के लिए बेहद फायदेमंद हो सकता है, असहमति या गलतफहमी पैदा होनी चाहिए।
चेतावनी
व्यापार पत्र लिखते समय सौहार्दपूर्ण, औपचारिक भाषा का उपयोग करने के लिए सावधान रहें। स्लैंग के उपयोग से बचें, क्योंकि इस प्रकार की अनौपचारिक भाषा व्यवसाय के लिए उपयुक्त नहीं है। इसके अलावा, प्राप्तकर्ता के नाम को सही ढंग से लिखना सुनिश्चित करें, और अपने पत्र को संक्षिप्त और बिंदु पर रखें।
