देय देय, या एपी, को वर्तमान देनदारियों के रूप में वर्गीकृत किया जाता है और बैलेंस शीट पर सूचना दी जाती है। महीने के अंत और साल के अंत में किताबों को बंद करने के लिए देय खातों में सामंजस्य होना चाहिए। यह एक बहुत बड़ा खाता या छोटा हो सकता है यदि आप एक छोटा व्यवसाय हैं।
यदि आपकी कंपनी लेखांकन की आकस्मिक पद्धति का उपयोग करती है, तो यह खर्चों को रिकॉर्ड करती है, जैसा कि वे होते हैं, न कि जब वे वास्तव में भुगतान किए जाते हैं। यदि यह मामला है, तो एपी खाते का बड़े पैमाने पर उपयोग किया जाता है। आमतौर पर, कंपनियां देय खातों को रिकॉर्ड करने के लिए एक सामान्य खाता बही (कुल राशि) और सहायक शेष राशि (खातों का विवरण) का उपयोग करती हैं।
सामान्य खाता बही या देय खातों और सहायक बहीखाता शेष राशि या एपी के विवरण को प्राप्त करें। खाता समेटने के लिए इन दोनों अभिलेखों में समान राशि होनी चाहिए।
देय खातों के सामंजस्य स्थापित करने के लिए एक स्प्रेडशीट कार्यक्रम का उपयोग करें। सामान्य खाता बही के अनुसार देय खातों के शेष को इनपुट करने के लिए कॉलम ए का उपयोग करें। देय खातों के विस्तृत शेष को इनपुट करने के लिए कॉलम बी का उपयोग करें। यदि ये दो मैच हो जाते हैं, तो खाता समेट लिया जाता है। यदि सामंजस्य में अंतर है, तो खाता बंद करने से पहले आपको और अधिक काम करना होगा।
खातों या सहायक के विस्तार में आइटम की समीक्षा करें जो सामान्य खाता बही में नहीं हैं। इसके अलावा, सामान्य खाता बही में उन वस्तुओं पर ध्यान दें जो खातों के विवरण से छोड़ी गई हैं। प्रत्येक रिकॉर्ड से उपयुक्त के रूप में इन मदों को जोड़ें और घटाएं।
आपके खातों को देय में सामंजस्य बनाने में मदद करने के लिए संभव रिकॉर्डिंग त्रुटियों के लिए देखें।
ऐसी प्रविष्टियाँ प्राप्त करें जो सीधे सामान्य लेज़र में पोस्ट की गई थीं और जो सहायक लेज़र या विवरण में दर्ज नहीं हैं। इन एंट्रीज़ को सब लेज़र साइड या सुलह में जोड़ें।
सब-लेज़र में प्रविष्टियाँ खोजें जो सामान्य लेज़र में दर्ज नहीं हैं। सामंजस्य के सामान्य लेज़र कॉलम में राशियाँ जोड़ें।
प्राप्य खातों पर प्रविष्टियों की समीक्षा करें और देय विवरणों या उप बही खातों की समीक्षा करें। सुनिश्चित करें कि प्रविष्टियाँ ठीक से डेबिट और क्रेडिट के रूप में दर्ज की गई थीं। सामान्य रिकॉर्डिंग त्रुटियों में भुगतान करने के लिए क्रेडिट या भुगतान रिकॉर्ड करने के लिए डेबिट शामिल हैं।
नकद खाता प्रविष्टियों की जांच करें। देय खातों के बजाय नकद के लिए क्रेडिट और डेबिट देखें।
यदि खाते में अभी भी सामंजस्य नहीं है, तो पुस्तकों को बंद करने के लिए प्रविष्टियों को समायोजित करें। यदि अंतर आपकी कंपनी की भौतिकता सीमा से अधिक है, तो पुस्तकों को समेटने तक सभी प्रविष्टियों की समीक्षा जारी रखें।
टिप्स
-
अपनी पुस्तकों को अधिक कुशलता से बंद करने में मदद करने के लिए एक स्वचालित सुलह सॉफ्टवेयर में निवेश करने पर विचार करें। ये प्रोग्राम आपको मैन्युअल खोज का उपयोग करने की तुलना में आपकी पुस्तकों की विसंगतियों का तेज़ी से पता लगाने में मदद करेंगे।
