डेटा रिपोर्ट लिखना महत्वपूर्ण है जो व्यस्त अधिकारियों को विषय वस्तु को प्रभावी ढंग से संवाद करेगा, जिनके पास आपकी रिपोर्ट के माध्यम से जाने के लिए केवल कुछ मिनट हैं। शामिल करने के लिए महत्वपूर्ण चीजों में से एक सबसे महत्वपूर्ण डेटा का दृश्य प्रतिनिधित्व है, जैसे चार्ट और ग्राफ़। आपको भाषा को संक्षिप्त और शब्दजाल से मुक्त रखना चाहिए।
एक अच्छी विश्लेषणात्मक रिपोर्ट लिखने का अवलोकन
पहला कदम यह है कि आपको जो भी दिशानिर्देशों का पालन करना है, उसके अनुसार रिपोर्ट की रूपरेखा तैयार करना है। रिपोर्ट लिखने के लिए आमतौर पर हर कंपनी का अपना प्रारूप होता है, और आप अपने प्रारूप का पालन करने के लिए बाध्य होते हैं। यह रूपरेखा मूल रूप से आपको एक रोडमैप देगी, जैसा कि आप रिपोर्ट लिखते हैं और उम्मीद करते हैं कि आप किसी भी लेखक के ब्लॉक से निपटने में मदद कर सकते हैं जो बाद में लाइन में आ सकते हैं। आपको अपनी रिपोर्ट को सभी डेटा और विश्लेषण के लिए एक आसान प्रारूप में पढ़ने के लिए तैयार करना चाहिए। यदि आपकी रिपोर्ट लंबी है, तो आपको सामग्री तालिका भी शामिल करनी पड़ सकती है।
दृश्य पहलू पर विचार करें
डेटा, स्वयं का, सार हो सकता है और संदर्भ में डालना मुश्किल हो सकता है। तो, आपको अपने विश्लेषण के परिणामों को स्पष्ट करने के लिए चार्ट, ग्राफ़ और तालिकाओं के अपने उपयोग में उदार होना चाहिए। जहां आवश्यक हो, आप महत्वपूर्ण ग्राफिक्स की व्याख्या करने के लिए पाठ में संदर्भ शामिल कर सकते हैं। आपका पाठक यह जानने में सक्षम होना चाहिए कि प्रत्येक ग्राफ़िक के बारे में सबसे महत्वपूर्ण क्या है, और इसलिए आपको इसे उजागर करना चाहिए, बजाय यह बताने के कि पहले से ही क्या देखा जा सकता है। इसके अलावा, सुनिश्चित करें कि आपके पाठ संदर्भ उनके द्वारा संदर्भित ग्राफिक्स के करीब हैं, इसलिए आपके पाठक दोनों के बीच संबंध बना सकते हैं।
रफ ड्राफ्ट बनाएं
एक बार जब आप एक रूपरेखा के साथ कर लेते हैं, तो एक महत्वपूर्ण मसौदा तैयार करें जिसमें रूपरेखा के अनुसार संरचित सबसे महत्वपूर्ण जानकारी शामिल हो। तकनीकी विवरण अभी महत्वपूर्ण नहीं हैं; उन्हें बाद में जोड़ा जा सकता है। सबसे महत्वपूर्ण जानकारी को पहले शामिल करने का विचार है, इसलिए पाठक आपकी रिपोर्ट प्राप्त करने पर आसानी से ढूंढ पाएंगे। याद रखें कि आपके कई पाठक व्यस्त हैं। इसके अलावा, जहाँ भी संभव हो, इसे टालते हुए, अपने शब्दजाल के उपयोग से सावधान रहें।
कार्यकारी सारांश और सार
यद्यपि वे आपकी रिपोर्ट की शुरुआत में दिखाई देते हैं, लेकिन कार्यकारी सारांश और सार आपके लिखे गए अंतिम पहलू हैं। दोनों अनुभाग रिपोर्ट के सारांश को दर्शाते हैं, रिपोर्ट के महत्वपूर्ण निष्कर्षों को दिखाते हैं। इसलिए आप उन्हें अंतिम लिखें।
कार्यकारी सारांश डेटा विश्लेषण रिपोर्ट में अपना महत्व रखता है। इसे कार्यकारी सारांश कहने का कारण यह है कि यह कंपनी के अधिकारियों के लिए सारांश है। ये संभवतः व्यस्त लोग हैं जिनके पास पूरी रिपोर्ट के माध्यम से पढ़ने के लिए समय नहीं है, सभी बारीक विवरणों पर जा रहे हैं। इसलिए, आपको कार्यकारी सारांश में रिपोर्ट के मुख्य बिंदुओं जैसे उद्देश्य, प्रमुख डेटा बिंदुओं और निष्कर्ष पर कब्जा करने के लिए यथासंभव प्रयास करना चाहिए। यथासंभव संक्षिप्त रहें और केवल सबसे महत्वपूर्ण बिंदुओं को शामिल करें। यदि कार्यकारी तुरंत उस रिपोर्ट को समझ सकते हैं, जो कार्यकारी सारांश को पढ़कर है, तो आपने अपना काम कर लिया है।
संशोधन करें
अपने डेटा विश्लेषण को जितनी बार ज़रूरत हो, संशोधित करें, जानकारी को तार्किक रूप से व्यवस्थित करना सुनिश्चित करें। भारी, उबाऊ पैराग्राफ से बचें और रिपोर्ट को सौंदर्य की दृष्टि से आकर्षक बनाने के लिए सफेद स्थान का उपयोग करें। चार्ट के रूप में सारणीबद्ध जानकारी प्रस्तुत करें। और, अंत में, निष्क्रिय आवाज के उपयोग से बचें।
