कैसे एक लेखा सूचना प्रणाली डिजाइन करने के लिए

एक लेखा सूचना प्रणाली में वे प्रक्रियाएँ होती हैं जो एक कंपनी सटीक और वैध वित्तीय जानकारी की रिपोर्ट करने के लिए उपयोग करती है। व्यवसाय के मालिकों और प्रबंधकों को संचालन और लाभप्रदता में सुधार के लिए व्यावसायिक निर्णय लेने के लिए जानकारी की आवश्यकता होती है। बाहरी व्यवसाय हितधारक कंपनी के वित्तीय स्वास्थ्य का आकलन करने के लिए वित्तीय जानकारी का उपयोग करते हैं और यह निर्धारित करते हैं कि क्या कंपनी निवेश पर एक अच्छा वित्तीय रिटर्न देगी। कंपनी के संचालन की परवाह किए बिना लेखांकन सूचना प्रणाली का निर्माण आमतौर पर कुछ बुनियादी चरणों का पालन करता है।

आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी

• वित्तीय जानकारी

• लेखा प्रक्रिया

• व्यापार सॉफ्टवेयर

स्रोत दस्तावेज़ कहाँ से आते हैं। स्रोत दस्तावेजों में विक्रेता के चालान, उपयोगिता बिल और पेरोल, अन्य मदों में शामिल हैं। मालिकों और प्रबंधकों को इन मदों की रूपरेखा तैयार करनी चाहिए ताकि वे यह निर्धारित कर सकें कि कंपनी के लेखा या वित्त विभाग में उन्हें कैसे संसाधित किया जाए।

व्यक्तिगत लेखांकन कार्यों को लागू करें। लेखा कार्यों में देय खाते, प्राप्य खाते, सामान्य लेखा और अन्य कार्य शामिल हो सकते हैं। प्रत्येक फ़ंक्शन को समयबद्ध तरीके से जानकारी प्राप्त करने और कंपनी के लेखा खाता बही में दर्ज करने में सक्षम होना चाहिए।

वित्तीय विवरण या रिपोर्ट जैसे आउटपुट बनाएँ। एक लेखा सूचना प्रणाली का उद्देश्य वित्तीय लेनदेन को उपयोगी जानकारी में बदलना है। एक बयान या रिपोर्ट में लेनदेन का संकलन मालिकों और प्रबंधकों को अपनी कंपनी के वित्तीय प्रदर्शन की शीघ्र समीक्षा करने की अनुमति देता है।

लेखांकन जानकारी के लिए अंतिम प्राप्तकर्ता निर्धारित करें। आंतरिक लेखा रिपोर्टों को आमतौर पर राष्ट्रीय लेखा मानकों का पालन करने की आवश्यकता नहीं होती है, जो इस जानकारी को कम औपचारिक होने की अनुमति देते हैं। लेखाकार इस जानकारी को तैयार करने में कम समय लगा सकते हैं। बाहरी हितधारकों के लिए औपचारिक रिपोर्टों को औपचारिक रिपोर्टों की आवश्यकता होगी जो विशिष्ट दिशानिर्देशों का पालन करें।

टिप्स

• कम्प्यूटरीकृत अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर एप्लिकेशन का उपयोग करके अकाउंटिंग सूचना प्रणाली स्थापित करने में विस्तृत चरणों को समाप्त करने में मदद मिल सकती है। सूचना को इलेक्ट्रॉनिक रूप से स्थानांतरित करना भी जानकारी इकट्ठा करने में लगने वाले समय को कम करता है और विश्लेषण और निर्णय लेने के समय को बढ़ाता है।

चेतावनी

एक अत्यंत विस्तृत लेखा सूचना प्रणाली बनाना कंपनी की रिपोर्टिंग प्रक्रियाओं को धीमा कर सकता है। यह समयबद्ध तरीके से निर्णय लेने के लिए आवश्यक आवश्यक जानकारी को विलंबित करता है।