व्यवसाय प्रतिदिन विपणन और संचार के विभिन्न रूपों का उपयोग करते हैं। प्रत्येक प्रकार के संचार के लिए उपयोग किए जाने वाले लेटरहेड की डिजाइन और सामग्री अक्सर एक कंपनी के बारे में एक संभावना को देखने वाली पहली चीज होती है। हालांकि डिजाइन और रचनात्मकता में अनंत संभावनाएं हैं, कंपनियां आमतौर पर व्यावसायिक संचार में चार मानक लेटरहेड का पालन करती हैं।
मानक पत्र
एक मानक लेटरहेड आमतौर पर पूरी तरह से एक इकाई को संदर्भित करता है और आमतौर पर प्रशासनिक या सेवा-उन्मुख उद्देश्यों के लिए उपयोग किया जाता है। दर्शक आम तौर पर सामान्य और व्यापक होते हैं, और पत्र एक प्रपत्र दस्तावेज़ हो सकता है जैसे कि डिफ़ॉल्ट पत्र, एक नोटिस या एक चालान। सामान्य रूप से मानक लेटरहेड में केवल कंपनी का नाम और पता, साथ ही साथ लोगो या वॉटरमार्क का लोगो भी शामिल होता है यदि कंपनी के पास एक है।
विशिष्ट पत्र
विशेष लेटरहेड मानक लेटरहेड की तरह होता है सिवाय इसके कि यह आमतौर पर कंपनी के एक विशिष्ट विभाग से आता है जैसे कि लेखांकन, कानूनी या विपणन। दर्शकों को उस क्षेत्र में अधिक रुचि हो सकती है जहां से वे संचार प्राप्त कर रहे हैं। उदाहरण के लिए, एक खुदरा कंपनी में, दर्शक कंपनी के विनिर्माण क्षेत्र के लिए विक्रेताओं का एक समूह या कंपनी के लेखा क्षेत्र के लिए लेखा परीक्षकों का समूह हो सकता है। मानक लेटरहेड की तरह, विशेष लेटरहेड में कंपनी का नाम, पता और लोगो या वॉटरमार्क शामिल है; हालाँकि, कंपनी के विशेष विभाग या क्षेत्र को शामिल किया गया है, साथ ही विभाग को विशेष रूप से किसी भी अन्य चित्र या लोगो को शामिल किया गया है।
कस्टम लेटरहेड
कस्टम लेटरहेड आमतौर पर अन्य प्रकारों की तुलना में अधिक विशिष्ट होता है और आमतौर पर एक विशिष्ट व्यक्ति से आता है। ये लेटरहेड आमतौर पर मेमो या प्रस्तुतियों जैसे अंतर-संचार संचार के लिए उपयोग किए जाते हैं। वे बाहरी संचार के लिए भी उपयोग किए जाते हैं और आम तौर पर फॉर्म दस्तावेजों पर उपयोग किए जाने का इरादा नहीं है। एक उदाहरण के रूप में फिर से खुदरा उद्योग का उपयोग करना, एक परियोजना प्रबंधक के पास अपने स्वतंत्र ठेकेदारों को बाहरी संचार भेजने में उपयोग करने के लिए अपना कस्टम लेटरहेड हो सकता है। कंपनी के नाम, पते, लोगो और विशिष्ट क्षेत्र के साथ, कस्टम लेटरहेड में प्रेषक का नाम और उसके व्यावसायिक संपर्क की जानकारी भी शामिल है।
कार्यकारी पत्र
कार्यकारी लेटरहेड कस्टम लेटरहेड की तरह है कि इसके इच्छित दर्शक और विषय एक व्यक्ति या मुद्दे के लिए विशिष्ट है। इस विशेष लेटरहेड को निदेशक स्तर या उससे अधिक के कर्मियों के लिए आरक्षित किया जाता है और समाप्ति पत्रों से लेकर पत्रों की पेशकश करने तक के उद्देश्यों के लिए उपयोग किया जाता है। कार्यकारी लेटरहेड एक विशिष्ट कार्यकारी से फॉर्म लेटर पर भी दिखाई दे सकता है। उदाहरण के लिए, एक कार्यकारी के पास डिफ़ॉल्ट उद्देश्यों के लिए भेजे गए कई अलग-अलग फॉर्म पत्र हो सकते हैं। हालांकि वे प्रकृति में बॉयलरप्लेट हैं, एक मानक लेटरहेड पर कई प्राप्तकर्ताओं को भेजे गए फॉर्म पत्र को प्राप्त करने के विपरीत विशिष्ट उच्च स्थिति से संचार प्राप्त करते समय प्राप्तकर्ता उचित प्रतिक्रिया प्रदर्शित करने की अधिक संभावना रखते हैं। कार्यकारी लेटरहेड को कस्टम लेटरहेड की तरह ही स्वरूपित किया जाता है, हालाँकि यह विशेष प्रेषक के शीर्षक को एक फ़ोल्डर या बड़े फ़ॉन्ट के साथ उजागर कर सकता है। कागज भी आम तौर पर उच्च गुणवत्ता का होता है।
डिजाइन और प्रारूप
सभी कंपनी लेटरहेड्स डिजाइन में अद्वितीय होने चाहिए लेकिन प्रारूप में यथासंभव मानक। डिजाइन को आपके दर्शकों को आपकी कंपनी की संस्कृति और ट्रेडमार्क को तुरंत दिखाना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि आपकी कंपनी के विशिष्ट मार्केटिंग रंग, लोगो या नारे हैं, तो इन्हें सभी लेटरहेड्स में शामिल किया जाना चाहिए। यदि आप केवल काले और सफेद मुद्रण का उपयोग करते हैं, तो आपका लोगो और नारा और भी प्रमुख होना चाहिए। आपके लेटरहेड का फ़ॉन्ट बाहर खड़ा होना चाहिए; हालाँकि, यह पाठक के लिए भारी या अवैध नहीं होना चाहिए। विशेष रूप से, आपके लेटरहेड को पृष्ठ की आवश्यकता से अधिक नहीं लेना चाहिए।
